Stagiaire en numérisation et organisation de documents

Job Posting Organization:
Handicap International / Humanité & Inclusion (HI) est une association de solidarité internationale indépendante et impartiale, fondée en 198

• Elle se consacre à l'amélioration des conditions de vie des personnes handicapées et vulnérabilisées dans le monde entier. HI opère dans plus de 55 pays et emploie environ 4000 personnes. L'organisation s'engage à promouvoir le respect de la dignité et des droits fondamentaux des personnes qu'elle sert, en intervenant dans des situations de pauvreté, d'exclusion, de conflits et de catastrophes. HI a un budget d'environ 200 millions d'euros et met en œuvre des programmes de développement ainsi que des interventions d'urgence. L'association valorise l'inclusion et la diversité au sein de son équipe et a mis en place une politique pour favoriser l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter leur site web à l'adresse www.hi.org.

Job Overview:
Le poste de stagiaire en numérisation et organisation de documents est essentiel pour le retour d'un volume important de documents issus des terrains d'intervention de Handicap International. Le stagiaire sera responsable de la numérisation, de l'organisation et du classement thématique d'un ensemble de documents papier, afin de constituer une base documentaire numérique propre et structurée. Ce stage de trois semaines offre une opportunité d'apprendre et de contribuer à une mission humanitaire tout en développant des compétences en gestion documentaire et en utilisation d'outils numériques. Le candidat idéal doit être autonome, rigoureux et avoir un bon sens de l'organisation, car il travaillera avec des documents confidentiels et devra s'assurer de la qualité et de l'accessibilité des fichiers numériques.

Duties and Responsibilities:
Les principales missions et responsabilités du stagiaire incluent :

• Rechercher des pièces sélectionnées et les reclasser une fois numérisées. Cela implique de rechercher dans les containers et boîtes les pièces justificatives des dépenses sélectionnées et de les remettre à leur place.
• Numérisation des documents, ce qui comprend le scan de l'intégralité des documents identifiés (14 cartons de documents), la vérification de la qualité des scans (lisibilité, orientation, complétude), la nomination correcte des fichiers selon une nomenclature définie, et la veille au bon fonctionnement du matériel (scanner, imprimante) en signalant tout incident.
• Classement et organisation des documents numériques, en effectuant un premier tri numérique des documents scannés, en classant les fichiers par thématiques selon les catégories définies (achats, stock, véhicules, etc.), et en organisant les dossiers et sous-dossiers sur l'ordinateur fourni pour garantir une arborescence claire et structurée.
• Organisation et classement de l'archivage papier, ce qui implique d'effectuer un tri des archives papier et de faire le classement approprié.

Required Qualifications:
Le candidat doit avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques, y compris l'utilisation de scanners, d'imprimantes, de gestion de fichiers et de navigation sur Internet. Il doit être à l'aise avec l'utilisation d'un ordinateur sous Windows et capable de travailler de manière autonome sur des sujets confidentiels. Une attention particulière aux détails, une bonne organisation et un sens du détail sont également requis pour ce poste.

Educational Background:
Le candidat doit disposer d'une convention de stage obligatoire délivrée par un établissement d'enseignement ou de formation français. Cela signifie qu'il doit être inscrit dans un programme d'études qui nécessite un stage comme partie intégrante de sa formation.

Experience:
Le poste ne nécessite pas d'expérience préalable spécifique, mais une familiarité avec les outils numériques et une capacité à travailler de manière autonome sont des atouts importants. Les candidats doivent être motivés et désireux d'apprendre dans un environnement international.

Languages:
La maîtrise du français est obligatoire, étant donné que le travail se déroule en France et que la majorité des documents à traiter seront en français. La connaissance d'autres langues, bien que non obligatoire, pourrait être un atout dans un environnement international.

Additional Notes:
Le stage est non rémunéré, mais des tickets restaurant et une participation aux frais de transport sont offerts. La durée du stage est de trois semaines, et le début est souhaité dès que possible. Les locaux de travail sont facilement accessibles en transports en commun, avec des installations adaptées pour les personnes en situation de handicap. Un parking pour voitures et un parc à vélos sont également disponibles. Le poste est situé dans un espace de travail lumineux et ouvert, avec des options pour travailler dans le calme si nécessaire. Une référente handicap est présente pour répondre aux questions et accompagner les stagiaires dans leurs démarches.