Assistant administratif

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Position Title: Assistant administratif
Location: Dakar
Country: Senegal
Deadline Date: 12-DEC-2024

Job Details

Job Posting Organization:
L'IIPE-UNESCO Dakar est le Bureau Afrique de l'Institut international de planification de l'éducation de l'UNESCO (IIPE-UNESCO). Cet institut spécialisé a pour mission de renforcer la capacité des États membres de l'UNESCO à planifier et à gérer leurs systèmes éducatifs. L'IIPE-UNESCO Dakar est reconnu pour ses analyses approfondies du secteur éducatif et pour son aide à l'élaboration de plans de développement crédibles pour les systèmes éducatifs africains, en lien avec l'agenda 2030 pour l'éducation. Grâce à une approche de renforcement des capacités, l'institut contribue à la production d'analyses diagnostiques, de plans sectoriels et d'outils pédagogiques qui favorisent des politiques éducatives durables et pertinentes. L'IIPE-UNESCO Dakar joue également un rôle actif dans la création de connaissances pour le secteur éducatif en Afrique.

Job Overview:
Le poste d'assistant administratif au sein de l'IIPE-UNESCO Dakar implique un soutien essentiel aux équipes programmes en matière de secrétariat, d'organisation d'événements, de missions et d'achats de biens et services. L'assistant administratif sera sous la supervision directe du Chargé des finances et de l'administration et travaillera en étroite collaboration avec divers départements pour assurer le bon fonctionnement des opérations administratives. Les responsabilités incluent la préparation de documents, la gestion des voyages, l'organisation d'événements, et le soutien logistique pour les consultants. Ce rôle est crucial pour garantir que les programmes de l'IIPE-UNESCO Dakar soient exécutés efficacement et dans les délais impartis.

Duties and Responsibilities:

• Fournir des services de secrétariat : Préparer la réception des visiteurs, organiser et participer aux réunions, rédiger des comptes rendus, maintenir un répertoire des contacts, et assurer la communication avec les partenaires.
• Organiser les voyages en mission : Aider à la planification des voyages, réservation de billets, gestion des visas, et suivi des rapports de mission.
• Organiser des événements : Préparer les documents nécessaires, gérer les aspects logistiques, et assurer la prise en charge des participants.
• Apporter un soutien pour les achats : Préparer les bons de commande, suivre l'état des demandes, et maintenir un contact avec les fournisseurs.
• Maintenir l'intégrité financière : Identifier les anomalies et corriger les erreurs.
• Maintenir un dossier de connaissances sur les tâches effectuées.

Required Qualifications:
Les candidats doivent avoir un excellent sens de l'organisation, des capacités rédactionnelles démontrées, et la capacité à travailler sous pression tout en respectant les délais. Une bonne connaissance de la suite Microsoft Office et des systèmes de vidéoconférence est également requise. Les candidats doivent faire preuve de flexibilité et d'adaptabilité, et être capables de travailler avec des personnes de divers milieux culturels.

Educational Background:
Les candidats doivent avoir complété des études secondaires, générales, techniques ou professionnelles. Un diplôme universitaire ou une certification en administration des affaires est souhaité mais non obligatoire.

Experience:
Un minimum de 5 années d'expérience dans le domaine des services administratifs ou dans un domaine équivalent est requis, de préférence au sein d'une organisation internationale. Une expérience dans la gestion administrative de projet est également souhaitée.

Languages:
Une excellente maîtrise du français ou de l'anglais est requise, avec une bonne connaissance de l'autre langue. Cela est essentiel pour la rédaction de documents et la communication avec les partenaires.

Additional Notes:
Le contrat est de type non-staff, avec une durée variant de 7 à 11 mois. Le poste est ouvert aux candidats externes ayant le droit de travailler au Sénégal. UNESCO applique une politique de tolérance zéro contre toutes les formes de harcèlement et s'engage à atteindre une distribution géographique équitable et une parité entre les sexes au sein de son personnel.