Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins. La section française est présente dans une trentaine de pays.
Dans le cadre d’un remplacement permanent, nous recherchons un(e) :
Coordinateur/trice des déplacements professionnels
Mission :
Sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines, la/le
Coordinatrice/teur des déplacements professionnels est le/la garant(e) de la bonne organisation des déplacements professionnels du staff MSF.
Principales responsabilités :
Superviser la préparation, l’organisation et le suivi des déplacements du staff MSF (terrains et sièges) selon le cadre et les procédures applicables à son domaine d’activités :
- S’assurer de la bonne gestion de l’ensemble des modalités pratiques associées aux déplacements (titres de transports, visas, visites médicales, hébergements, etc.).
- S’assurer de la bonne organisation des processus de briefings et débriefings (débuts/fins de mission).
- S’assurer du correct versement des per diem, enveloppes sécurités ou autres remboursements conformément aux règles internes en vigueur.
- Superviser les demandes de trésorerie et s’assurer de la bonne tenue des caisses et comptabilité correspondantes, selon les procédures en vigueur.
- S’assurer de la bonne gestion des ressources financières affectées aux opérations courantes (trésorerie, caisses, coffre, comptabilité, etc.), dans le strict respect des procédures en place.
- S’assurer de l’existence d’un cadre dynamique d’accompagnement, de support technique et de partage d’expertise entre gestionnaires de déplacements du siège et des terrains.**
Optimiser les processus nécessaires à l’exécution de son activité :
- Gérer les relations avec les prestataires extérieurs (agences de voyages, Air France, SNCF, Hôteliers, etc.)
- Analyser les achats et négocier les tarifs avec le support des responsables de domaine achats et approvisionnement.
- Contrôler et valider les dépenses engagées par le service (validation des factures, etc.)
- Participer et être force de proposition aux projets/travaux transverses interservices RH, inter-départements et/ou intersections liés à l’amélioration de la gestion des déplacements.
Manager hiérarchiquement ses équipes :
- Recruter, encadrer, conseiller, supporter, motiver, fédérer ses équipes et développer les compétences de ses collaborateurs.
- Fixer les orientations, définir les objectifs, évaluer le travail.
- S’assurer de la bonne contribution de son service aux projets/travaux transverses/ intra-département RH.
Etre responsable de la planification, du suivi et de l’analyse de son activité :
- Elaborer et piloter le plan d’action du service.
- Elaborer, gérer et suivre le budget.
- Analyser et adapter la construction et le dimensionnement de ses équipes.
- Mettre en place les outils de suivi et de reporting pour son activité.
- Assurer le reporting régulier des activités du service.
Contribuer à la mise en œuvre des orientations stratégiques définies pour le département RH.
- S’assurer de la bonne compréhension des objectifs stratégiques du département dans son périmètre d’activité.
- Anticiper et accompagner le changement.
- Participer à l’élaboration et la diffusion des supports de communication interne.
Profil recherché :
Fort d’une une expérience professionnelle en tant que Gestionnaire des déplacements missions à MSF ou au sein d’une autre ONG à un poste similaire, vous maîtrisez les démarches et formalités associées aux déplacements internationaux (passeports, vaccins, visas, etc…).
Vous avez également une bonne maîtrise des techniques de gestion d’équipe. Aptitude à coopérer, sens des responsabilités, sens de l’organisation, bon relationnel, qualité d’anticipation, pragmatisme, capacité d’adaptation.
Vous parlez et écrivez couramment l’Anglais et le Français.
Statut : CDI à temps plein. Poste cadre, basé à Paris. Déplacements limités sur les missions MSF.
Conditions : 44.2 k€ brut annuel sur 13 mois.
22 jours de RTT par an. Complémentaire santé prise en charge à 100% par Médecins Sans Frontières. Titres restaurants d’une valeur faciale de 9€ (prise en charge à 60% par Médecins Sans Frontières). Prise en charge à 50% du titre de transports en commun.
Poste à pourvoir : dès que possible
