Assistant(e) Administratif(ve)

Job Posting Organization:
Le Fonds International de Développement Agricole (FIDA) est un organisme spécialisé des Nations Unies, créé en 1977, qui se consacre à la lutte contre la faim et la pauvreté en milieu rural. Avec des projets qui ont touché des centaines de millions de personnes à travers le monde, le FIDA a pour mission de transformer l'agriculture, les économies rurales et les systèmes alimentaires. L'organisation opère dans de nombreux pays, mettant en œuvre des stratégies adaptées aux contextes locaux pour améliorer la sécurité alimentaire et la résilience des populations vulnérables face aux chocs climatiques.

Job Overview:
Le poste d'Assistant(e) Administratif(ve) au sein du FIDA à Madagascar est crucial pour le bon fonctionnement du bureau local. L'assistant(e) sera sous l'autorité et la supervision directe du Représentant/Directeur Pays. Les principales responsabilités incluent la fourniture d'un soutien administratif et logistique, la gestion des communications internes et externes, ainsi que l'organisation de voyages et de réunions. Ce rôle exige une collaboration étroite avec le Bureau Régional Afrique de l'Est et Australe, ainsi qu'avec le personnel du siège du FIDA. L'objectif principal est d'assurer une prestation de services administrative efficace et cohérente, contribuant ainsi à la réalisation des objectifs stratégiques du FIDA à Madagascar.

Duties and Responsibilities:
Les principales fonctions de l'Assistant(e) Administratif(ve) incluent :

• Fournir un soutien administratif et logistique, notamment : - Traiter les appels téléphoniques, courriels et courrier entrant/sortant. - Gérer les voyages, y compris la préparation des documents nécessaires (autorisation de voyage, réservations d'hôtels, contrats de consultants, suivi des paiements). - Aider à la gestion de l'agenda du Représentant et coordonner la participation de l'équipe aux réunions. - Assister le personnel dans le traitement des demandes d'accréditation, de visa et autres documents. - Organiser des réunions, conférences, ateliers, et retraites. - Coordonner avec les prestataires locaux (hôtels, transports, traiteurs, sécurité). - Élaborer des correspondances de routine et suivre les dépenses du bureau. - Collecter des informations pour les enquêtes administratives. - Préparer des correspondances simples et rédiger des comptes rendus de réunions. - Maintenir les fichiers du bureau et vérifier les carnets de bord des véhicules.
• Fournir un soutien au contrôle des biens et à l'entretien des bureaux, y compris : - Collecter des informations sur la gestion des actifs et tenir à jour les dossiers associés. - Maintenir les fichiers relatifs à l'entretien des bureaux.

Required Qualifications:
Les qualifications requises pour le poste incluent : - Excellentes compétences organisationnelles et de communication. - Capacité à travailler de manière autonome et en équipe. - Sens de l'initiative et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. - Connaissance des outils bureautiques (MS Word, Excel, PowerPoint) et des systèmes d'information intégrés. - Connaissance des politiques administratives des Nations Unies est un atout. - Capacité à interagir avec des personnes de différentes nationalités et cultures.

Educational Background:
Le candidat idéal doit avoir un diplôme en administration, en gestion ou dans un domaine connexe. Une formation complémentaire en gestion de projet ou en ressources humaines serait un atout. Une expérience dans un environnement international ou au sein d'organisations non gouvernementales est également souhaitable.

Experience:
Une expérience préalable dans un rôle administratif est nécessaire, de préférence dans un contexte international ou au sein d'une organisation des Nations Unies. Le candidat doit démontrer une capacité à gérer des tâches administratives complexes et à travailler sous pression.

Languages:
La maîtrise du français est obligatoire, et la connaissance de l'anglais est un atout. D'autres langues locales peuvent également être bénéfiques pour le poste.

Additional Notes:
Le poste est basé à Antananarivo, la capitale de Madagascar, où le coût de la vie est modéré. Le candidat doit être prêt à s'adapter à un environnement multiculturel. Les conditions de service des Volontaires des Nations Unies peuvent être consultées via le lien fourni, et des informations sur les allocations et avantages sont également disponibles en ligne.