Asistente Administrativo de Proyecto

Job Posting Organization:
El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) es la agencia líder de la ONU que trabaja para lograr un mundo donde cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y cada joven alcance su potencial. Fundada en 1969, el UNFPA tiene como misión mejorar la salud y los derechos reproductivos de las personas, y actualmente opera en más de 150 países. Su plan estratégico para el período 2022-2025 se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas prevenibles, eliminar la necesidad insatisfecha de planificación familiar y poner fin a la violencia de género y las prácticas nocivas. El UNFPA se compromete a abordar los impactos negativos de la pandemia de COVID-19 en el acceso a la salud sexual y reproductiva, y busca personal íntegro y ético que defienda los derechos humanos fundamentales.

Job Overview:
El Asistente Administrativo de Proyecto será responsable de la administración efectiva de los recursos asignados para los proyectos de la oficina de país en San Miguel. Este rol implica apoyar la gestión administrativa y financiera de la oficina, manteniendo una relación cercana con los socios implementadores para asegurar la correcta ejecución presupuestaria y el cumplimiento de las metas financieras y técnicas. El asistente también proporcionará servicios de acompañamiento y seguimiento a los planes de trabajo anuales, asegurando que se cumplan las normas y procedimientos del UNFPA en todo momento. Se espera que el candidato tenga habilidades excepcionales en la gestión de recursos y un compromiso con la excelencia en los resultados de los programas.

Duties and Responsibilities:
Las responsabilidades del Asistente Administrativo de Proyecto incluyen, pero no se limitan a: gestionar tareas administrativas y contratos, mantener archivos físicos y electrónicos actualizados, verificar que la información de programas esté cargada en el sistema Idocs, recibir correspondencia y elaborar comunicaciones oficiales, gestionar la aprobación de términos de referencia para la contratación de consultores, coordinar la ejecución de contratos de consultoría, identificar proveedores locales, gestionar la caja chica, realizar solicitudes de transporte, organizar eventos, gestionar importaciones, documentar pagos de bienes y servicios, controlar inventarios y coordinar la entrega de donaciones. Además, el asistente deberá elaborar requisiciones, cotizar y adquirir equipos y suministros, y mantener comunicación con proveedores y el área de compras del UNFPA.

Required Qualifications:
Los candidatos deben tener un bachillerato con al menos 4 años de estudios universitarios en Administración de Empresas o áreas afines. Se requiere experiencia comprobable de al menos 3 años en asistencia administrativa de proyectos de desarrollo, así como capacidad de gestión presupuestaria y administrativa. También se valorará la experiencia en apoyo logístico para eventos, gestión de correspondencia y manejo de archivos, y dominio de aplicaciones de software de oficina. Se espera que el candidato tenga habilidades avanzadas en Microsoft Office, especialmente en Excel, Word y PowerPoint, y experiencia en programas financieros, preferiblemente Quatum.

Educational Background:
El candidato ideal debe haber completado al menos el cuarto año de estudios universitarios en Administración de Empresas o en campos relacionados. Se valorará la formación adicional en gestión de proyectos, administración pública o áreas afines.

Experience:
Se requiere un mínimo de 3 años de experiencia en asistencia administrativa de proyectos de desarrollo, con al menos 2 años de experiencia en apoyo logístico para eventos. El candidato debe demostrar capacidad para gestionar múltiples tareas de manera efectiva y tener experiencia en la gestión de correspondencia y archivos.

Languages:
El dominio del español es obligatorio, y se valorará el conocimiento del inglés a nivel intermedio como una ventaja. La capacidad de comunicarse efectivamente en ambos idiomas es esencial para el desempeño del puesto.

Additional Notes:
Este puesto ofrece una atractiva remuneración que incluye días de vacaciones, seguro médico y contribuciones a pensiones y obligaciones de seguridad social. El UNFPA promueve un entorno laboral que refleja los valores de igualdad de género, diversidad e inclusión, y anima a las mujeres y a grupos subrepresentados a postularse. La selección del personal puede estar sujeta a verificación de antecedentes y otros requisitos administrativos. El UNFPA no cobra tarifas en relación con el proceso de solicitud.