Asistente Programa

Job Posting Organization:
El UNFPA, el Fondo de Población de las Naciones Unidas, es el principal organismo de la ONU que trabaja para lograr un mundo donde todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los jóvenes puedan desarrollar su potencial. Fundado en 1969, el UNFPA tiene como misión promover los derechos humanos y la salud sexual y reproductiva, y se enfoca en tres resultados transformadores en su plan estratégico 2022-2025: poner fin a las muertes maternas evitables, satisfacer las necesidades de planificación familiar y eliminar la violencia de género. Con un equipo diverso y comprometido, el UNFPA opera en más de 150 países y territorios, trabajando en colaboración con gobiernos y organizaciones para mejorar la vida de las personas, especialmente de mujeres y jóvenes.

Job Overview:
El Asistente Programa en el UNFPA desempeñará un papel crucial en el apoyo a las operaciones administrativas del programa. Este puesto requiere un enfoque orientado al cliente y a los resultados, interpretando normas y procedimientos administrativos y programáticos. El candidato ideal será responsable de asistir a asesores y coordinadores en la gestión de actividades administrativas, incluyendo aspectos contractuales, de viajes y adquisiciones. Además, el asistente deberá colaborar en el seguimiento y control presupuestal, capacitar a otros asistentes de proyecto y garantizar el cumplimiento de las normas del UNFPA. Este rol es fundamental para facilitar la ejecución de programas y proyectos, asegurando que se cumplan los objetivos estratégicos del UNFPA en Colombia.

Duties and Responsibilities:
Las responsabilidades del Asistente Programa incluyen, pero no se limitan a: apoyar la gestión de actividades administrativas del programa, asistir a asesores en el desarrollo de actividades contractuales y de viajes, ingresar requerimientos operativos, controlar el presupuesto de recursos, capacitar y supervisar a otros asistentes, revisar procesos documentales, participar en la organización de eventos, gestionar requisiciones y órdenes de compra, mantener actualizados los registros de compras, asistir en procesos de viajes, orientar al personal sobre normas del UNFPA, gestionar correspondencia y archivos, traducir documentos, preparar material para reuniones, y garantizar la confidencialidad de los procesos. Además, el asistente deberá realizar otras tareas asignadas por su supervisor.

Required Qualifications:
Se requiere que el candidato tenga educación secundaria completa, con preferencia por estudios en administración, economía, contaduría o campos relacionados. Es esencial poseer excelentes habilidades en el manejo de sistemas y aplicaciones de MS Office, así como experiencia en atención al cliente interno y externo. Se valorará la experiencia administrativa en agencias del Sistema de Naciones Unidas o en Organismos Internacionales.

Educational Background:
El candidato debe tener al menos educación secundaria completa. Se valorarán estudios adicionales en áreas como administración, economía, contaduría o disciplinas afines, que proporcionen una base sólida para las funciones administrativas requeridas en el puesto.

Experience:
Se requiere un mínimo de cinco (5) años de experiencia laboral relevante en cargos administrativos, preferiblemente con atención al cliente interno y externo. La experiencia en agencias del Sistema de Naciones Unidas o en Organismos Internacionales es deseable, ya que proporciona un contexto valioso para el trabajo en el UNFPA.

Languages:
El dominio del español es obligatorio, dado que es el idioma principal de trabajo en Colombia. Se valorará el conocimiento de otros idiomas, especialmente el inglés, ya que puede ser útil en la comunicación con colegas y socios internacionales.

Additional Notes:
El Asistente Programa estará bajo la supervisión del Gerente de Operaciones del UNFPA o su delegado. Este puesto es de tiempo completo y puede implicar la gestión de múltiples tareas y la necesidad de mantener la confidencialidad en todos los procesos. Se espera que el candidato demuestre integridad, compromiso con los valores del UNFPA, y habilidades de trabajo en equipo, así como la capacidad de adaptarse a un entorno de trabajo dinámico y multicultural.