Asistente de Adquisiciones y Administración

Job Posting Organization:
El UNFPA (Fondo de Población de las Naciones Unidas) es el organismo principal de las Naciones Unidas que trabaja para lograr un mundo donde todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los jóvenes puedan desarrollar su potencial. Fundado en 1969, el UNFPA tiene como misión promover los derechos humanos y la salud sexual y reproductiva, y se enfoca en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables, satisfacer las necesidades de planificación familiar y erradicar la violencia de género. Actualmente, el UNFPA opera en más de 150 países y cuenta con miles de empleados comprometidos con la causa de la salud y los derechos reproductivos.

Job Overview:
El Asistente de Adquisiciones y Administración será responsable de brindar soporte en los procesos de adquisiciones y administrativos del UNFPA en Colombia. Este rol es crucial para asegurar que las operaciones del programa se realicen de manera eficiente y efectiva, alineándose con las normas y procedimientos establecidos. El candidato ideal debe tener un enfoque orientado al cliente y a los resultados, y será responsable de la gestión de adquisiciones, la logística y el inventario, así como de la documentación y el seguimiento de las compras. Este puesto requiere una combinación de habilidades administrativas, logísticas y de comunicación, y se espera que el asistente trabaje en estrecha colaboración con otros miembros del equipo y con proveedores externos.

Duties and Responsibilities:
Las responsabilidades del Asistente de Adquisiciones y Administración incluyen, pero no se limitan a:

• Proporcionar asistencia en la adquisición de bienes y servicios, consolidando planes de adquisiciones y asegurando que se cumplan los plazos.
• Ayudar en la preparación de especificaciones y términos de referencia para procesos de licitación.
• Realizar estudios de mercado para fortalecer la base de proveedores.
• Emitir y gestionar órdenes de compra, asegurando el cumplimiento de las normas y procedimientos.
• Apoyar la gestión logística, incluyendo la previsión y adquisición de insumos de salud reproductiva.
• Asegurar la documentación adecuada y la liquidación de facturas de adquisición.
• Mantener actualizados los registros de inventario y asegurar la transferencia de propiedad de activos.
• Colaborar en la preparación de informes analíticos sobre el estado de las adquisiciones y el rendimiento de los proveedores.

Required Qualifications:
Los candidatos deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Educación secundaria completa; preferiblemente un título universitario en administración o un campo relacionado.
• Certificación o capacitación en logística de insumos humanitarios es valorada.
• Mínimo cinco años de experiencia laboral en administración, logística y compras, con al menos un año en adquisiciones específicas.
• Excelentes habilidades en sistemas y aplicaciones de MS Office, así como en la gestión de relaciones interpersonales.
• Habilidades de comunicación efectiva en español e inglés.

Educational Background:
Se requiere educación secundaria completa, y se prefiere un título universitario de primer nivel en administración o en un campo relevante a las ciencias sociales. La certificación o capacitación relacionada con la logística de insumos humanitarios será bien valorada.

Experience:
Se requiere un mínimo de cinco años de experiencia laboral relevante en cargos administrativos, logística y compras, incluyendo al menos un año de experiencia específica en adquisiciones, procesos de nacionalización, transporte y/o seguros.

Languages:
El dominio del español es excelente y se requiere un nivel intermedio de inglés. Se valorarán habilidades adicionales en otros idiomas.

Additional Notes:
El puesto es a tiempo completo y está bajo la supervisión del Gerente de Operaciones del UNFPA o su delegado. Se espera que el candidato trabaje en un entorno multicultural y que demuestre un compromiso con los valores del UNFPA, incluyendo la integridad, la diversidad cultural y la responsabilidad. Los solicitantes deben presentar un CV personal o P11, junto con una carta de presentación que explique por qué son aptos para el puesto.