Assistant(e) Administratif(ve)

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Position Title: Assistant(e) Administratif(ve)
Location: Dakar
Country: Senegal
Deadline Date: 01/12/2024

Job Details

Job Posting Organization:
L'UNESCO, l'Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture, a été fondée en 194

• Son objectif principal est de contribuer à la paix et à la sécurité en favorisant la coopération internationale par l'éducation, la science et la culture. L'UNESCO compte plus de 190 États membres et des bureaux dans le monde entier, y compris un bureau régional pour l'Afrique de l'Ouest basé à Dakar, qui couvre 15 pays de la région. L'organisation emploie plusieurs milliers de personnes à travers le monde, toutes engagées à promouvoir l'éducation de qualité, la diversité culturelle et le développement durable.

Job Overview:
Le poste d'Assistant(e) Administratif(ve) au sein de l'UNESCO à Dakar est essentiel pour soutenir les opérations du bureau régional en matière d'éducation. Le titulaire du poste travaillera sous l'autorité du Directeur du Bureau régional et sera directement supervisé par le responsable du Cluster LTLT. Les principales fonctions incluent la préparation de documents pour les représentants gouvernementaux et les organisations internationales, l'organisation de réunions, la gestion des voyages du personnel, et le suivi des contrats et des paiements. Le candidat idéal devra démontrer une capacité à travailler dans un environnement dynamique et à gérer plusieurs tâches simultanément, tout en respectant des délais serrés.

Duties and Responsibilities:
Les responsabilités de l'Assistant(e) Administratif(ve) incluent :

• Préparer la correspondance et les documents pour les représentants du gouvernement et d'autres organismes, en soumettant ces documents pour signature.
• Aider à l'organisation et à la gestion quotidienne du Cluster, y compris l'organisation de réunions et la gestion de la correspondance.
• Organiser les voyages en mission pour le personnel.
• Assister dans le processus de gestion des contrats, y compris le suivi des paiements et la vérification de la conformité des biens et services reçus.
• Traiter les demandes de paiement et suivre leur exécution.
• Soutenir les processus de recrutement, y compris la sélection et la vérification des références.
• Aider à l'organisation d'ateliers et de rencontres, en préparant les documents nécessaires et en gérant les aspects logistiques.

Required Qualifications:
Les qualifications requises pour ce poste incluent :

• Un diplôme d'étude secondaire technique ou professionnelle dans le domaine du secrétariat ou en soutien administratif.
• Un minimum de trois ans d'expérience dans des tâches administratives ou des domaines connexes.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, ainsi que de bonnes capacités d'organisation et de coordination.
• Maîtrise des outils informatiques, notamment MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Educational Background:
Le candidat doit posséder un diplôme d'étude secondaire technique ou professionnelle, idéalement dans le domaine du secrétariat ou de l'administration. Une formation complémentaire en gestion de bureau ou en administration serait un atout.

Experience:
Le poste nécessite un minimum de trois ans d'expérience professionnelle dans des tâches administratives, le secrétariat ou des domaines connexes. Une expérience antérieure dans un environnement international ou au sein d'une organisation des Nations Unies est souhaitable.

Languages:
Une excellente connaissance du français est obligatoire, tandis qu'une bonne connaissance de l'anglais est également requise. La connaissance du wolof est un atout supplémentaire.

Additional Notes:
Le contrat proposé est de type non permanent, avec une durée variant de 1 à 6 mois. Le recrutement est ouvert aux candidats internes et externes. Les candidatures doivent être soumises en ligne via le site Web de l'UNESCO, et il est important de noter que l'organisation applique une politique de tolérance zéro à l'égard du harcèlement. L'UNESCO s'engage à promouvoir la diversité et encourage les candidatures de personnes issues de groupes sous-représentés.