HR and Administration Technical Assistant

Job Posting Organization:
Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) est une Organisation Internationale Non Gouvernementale d’origine norvégienne, fondée en 194

• NRC est présent dans plus de 25 pays à travers le monde, avec une mission axée sur la protection des droits des réfugiés et des personnes déplacées. En République Démocratique du Congo, NRC opère depuis 2001, mettant en œuvre des programmes dans divers secteurs tels que l'éducation, la réponse rapide aux mouvements de population, la protection, l'hébergement, l'eau, l'hygiène et l'assainissement, ainsi que l'information et l'assistance légale. L'organisation s'engage à fournir une aide humanitaire efficace et à défendre les droits des personnes vulnérables.

Job Overview:
Le poste de HR/Admin Technical Assistant est essentiel pour soutenir le Département Administration et Ressources humaines au sein du Sous-Bureau de NRC au Sud-Kivu. Ce rôle implique une participation active à la mise en œuvre quotidienne des activités administratives et des ressources humaines, garantissant que toutes les procédures sont suivies conformément aux politiques et directives de NRC. Le titulaire du poste devra travailler en étroite collaboration avec le HR/Admin Officer pour assurer une gestion efficace des documents administratifs, ainsi que pour contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs. Ce poste requiert une approche proactive et une capacité à proposer des idées novatrices pour optimiser les opérations administratives.

Duties and Responsibilities:
Les responsabilités du HR/Admin Technical Assistant incluent, mais ne se limitent pas à :

• Assurer la conformité avec les politiques et directives de NRC dans toutes les activités administratives.
• Aider à la mise en œuvre des fonctions administratives selon le plan d'action de la mission.
• Collaborer avec le HR/Admin Officer pour garantir un archivage correct des documents, tant en version papier qu'électronique.
• Gérer la réception et l'expédition du courrier interne et externe, en maintenant un registre de suivi.
• Organiser les réservations de billets de bateau pour les déplacements du personnel.
• Préparer des synthèses mensuelles des mouvements de voyage et des factures de vol.
• Être le point de contact pour les relations avec la CNSS.
• Soutenir le processus de recrutement, y compris la publication d'annonces et l'organisation d'entretiens.
• Constituer et maintenir à jour les dossiers des employés. 1
• Suivre les mouvements de congés et transmettre les informations à la HR/Admin Officer. 1
• Assurer la bonne documentation des paiements et des déclarations. 1
• Effectuer d'autres tâches assignées par la hiérarchie.

Required Qualifications:
Le candidat idéal doit posséder un diplôme universitaire en droit, finance, comptabilité, économie, gestion ou administration des affaires. Des compétences professionnelles solides sont essentielles, notamment la capacité à respecter les délais, à rédiger des rapports clairs et concis, et à maîtriser le pack Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook). Une bonne connaissance de la gestion des voyages et des bases/hébergements est également requise. Le candidat doit faire preuve de maturité et d'initiative dans son travail.

Educational Background:
Un diplôme universitaire dans un domaine pertinent tel que le droit, la finance, la comptabilité, l'économie, la gestion ou l'administration des affaires est requis pour ce poste. Ce niveau d'éducation est essentiel pour assurer une compréhension adéquate des processus administratifs et des ressources humaines.

Experience:
Une expérience préalable dans un rôle administratif ou de ressources humaines est souhaitable. Le candidat doit démontrer une capacité à travailler dans un environnement dynamique et à gérer plusieurs tâches simultanément. Une expérience dans le secteur humanitaire ou avec des ONG serait un atout.

Languages:
La maîtrise du français, tant à l'écrit qu'à l'oral, est obligatoire pour ce poste. La connaissance de l'anglais ou d'autres langues locales serait un plus, mais n'est pas strictement nécessaire.

Additional Notes:
Le poste est basé à Sud-Kivu et peut impliquer des déplacements dans la région. Il s'agit d'un poste à temps plein, et le candidat doit être prêt à travailler dans un environnement humanitaire exigeant. Les détails concernant la rémunération et les avantages ne sont pas spécifiés dans l'annonce.