Asistente Administrativo(a) y Financiero(a)

Job Posting Organization:
El UNFPA, Fondo de Población de las Naciones Unidas, es una agencia internacional que trabaja en más de 150 países para promover el bienestar de las personas y garantizar que cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y cada joven esté libre de VIH/SIDA. Fundado en 1969, el UNFPA se dedica a mejorar la salud reproductiva y los derechos humanos, y cuenta con un equipo diverso de profesionales comprometidos con la misión de empoderar a las mujeres y jóvenes en todo el mundo. La organización tiene un enfoque en la equidad de género y la inclusión social, y opera en múltiples países, colaborando con gobiernos y organizaciones locales para implementar proyectos que impacten positivamente en las comunidades.

Job Overview:
El/la Asistente Administrativo(a) y Financiero(a) desempeñará un papel crucial en la implementación financiera efectiva de los proyectos ejecutados por el UNFPA. Este puesto implica la asistencia en aspectos financieros y administrativos, trabajando en estrecha colaboración con la Asociada Administrativa Financiera y el equipo de Programas. La persona en este rol será responsable de la administración efectiva de los recursos asignados a los proyectos de la oficina de país, asegurando que se cumplan las normas y procedimientos del UNFPA y de los donantes. Además, se espera que apoye la gestión administrativa y financiera de la oficina, manteniendo una relación cercana con el área programática y los socios implementadores para garantizar la correcta ejecución presupuestaria y el cumplimiento de las metas financieras y técnicas de los proyectos. También se encargará de realizar un seguimiento a los planes de trabajo anuales y asegurar que se cumplan los requisitos establecidos por los fondos regulares y cooperantes externos.

Duties and Responsibilities:
Las responsabilidades del puesto incluyen, pero no se limitan a: monitorear la ejecución financiera de los proyectos con efectividad y calidad; apoyar la ejecución eficiente de los proyectos siguiendo los procedimientos del UNFPA; ingresar planes de trabajo en el sistema financiero; realizar análisis y revisiones presupuestarias; preparar informes financieros y otros reportes requeridos; revisar solicitudes de desembolso y liquidación; dar seguimiento a los planes de aseguramiento y acciones correctivas; elaborar y dar seguimiento a la implementación del plan de fortalecimiento PSEA; apoyar a los oficiales de Programas en la elaboración de planes de trabajo y presupuestos; verificar el cumplimiento de los Planes Anuales de Trabajo; identificar retrasos en la ejecución y sugerir medidas correctivas; gestionar la documentación requerida para la implementación de proyectos; procesar requerimientos de contratación de servicios; elaborar y gestionar requisiciones; realizar cotizaciones y apoyar la adquisición de bienes y servicios; dar seguimiento a contratos de consultorías; organizar actividades programáticas; mantener inventario de productos promocionales; y gestionar la documentación y correspondencia relacionada con los proyectos.

Required Qualifications:
Los candidatos deben poseer un bachillerato con al menos 4 años de estudios universitarios en Administración de Empresas o áreas afines. Se requiere experiencia comprobable de al menos 3 años en asistencia financiera y administrativa de proyectos de desarrollo, así como capacidad de gestión presupuestaria y administrativa. También se valorará la capacidad de redacción y experiencia en apoyo logístico y administrativo de proyectos, así como en la gestión de correspondencia y manejo de archivos. Es fundamental tener dominio de las aplicaciones actuales de software de oficina y herramientas virtuales, así como conocimiento y experiencia en programas financieros, preferiblemente Quantum.

Educational Background:
El candidato ideal debe tener un bachillerato y haber completado al menos 4 años de estudios universitarios en Administración de Empresas o en campos relacionados. La educación formal en finanzas, contabilidad o administración es altamente valorada, así como cualquier formación adicional en gestión de proyectos o administración pública.

Experience:
Se requiere un mínimo de 3 años de experiencia comprobable en asistencia financiera y administrativa, específicamente en el contexto de proyectos de desarrollo. Además, se espera que el candidato tenga al menos 2 años de experiencia en apoyo logístico y administrativo, con habilidades en la gestión de correspondencia y archivos, así como en la utilización de software de oficina y herramientas virtuales.

Languages:
Es necesario tener un nivel intermedio del idioma inglés, tanto en comunicación oral como escrita. Se valorará el conocimiento de otros idiomas, especialmente aquellos que sean relevantes para el contexto de trabajo del UNFPA y sus socios implementadores.

Additional Notes:
Este puesto es de tiempo completo y se espera que el candidato trabaje en un entorno dinámico y bajo presión. La organización promueve la diversidad y la inclusión, y se alienta a postularse a personas de diversos orígenes, incluyendo aquellos de la diversidad sexual. Se ofrece un paquete de compensación competitivo y beneficios adicionales, que se discutirán durante el proceso de selección.