Consultant(e) Administratif(ve)

Job Posting Organization:
Le Groupe BID, ou Banque Interaméricaine de Développement, est une institution qui œuvre pour améliorer la vie en Amérique latine et dans les Caraïbes. Fondée en 1959, elle regroupe une communauté diversifiée de professionnels passionnés qui travaillent ensemble pour atteindre cet objectif. Le Groupe BID est présent dans 48 pays membres et emploie un nombre significatif de personnes, toutes engagées à faire une différence dans la vie des citoyens de la région. L'organisation se concentre sur des projets qui favorisent le développement économique et social, en mettant l'accent sur l'inclusion et la durabilité.

Job Overview:
Le poste de consultant(e) administratif(ve) est essentiel pour assurer un soutien administratif complet au sein de l'Administration de la Représentation de la BID. Le consultant sera chargé de gérer les correspondances officielles et de fournir un soutien logistique et administratif aux différents secteurs de l'organisation. Ce rôle implique une collaboration étroite avec les spécialistes en administration et en planification des ressources pour garantir une allocation efficace des ressources humaines et financières. Le consultant devra également s'assurer que les documents légaux de la Banque sont renouvelés dans les délais requis et que la documentation pour les contrats est préparée et suivie jusqu'à leur finalisation. En outre, le consultant sera responsable de la traduction de documents officiels et de la planification logistique des missions des secteurs, ce qui nécessite une grande organisation et une attention aux détails.

Duties and Responsibilities:
Les principales responsabilités du consultant(e) administratif(ve) incluent :

• Travailler en étroite collaboration avec la Spécialiste en Administration et Planification des Ressources pour assurer le placement et l'allocation des nouveaux arrivants.
• Collaborer avec l'Associée en Administration pour suivre les paiements aux fournisseurs et les honoraires du personnel consultant.
• Assurer le suivi du renouvellement des documents légaux de la Banque.
• Préparer et soumettre la documentation pour les demandes de préparation de contrats.
• Gérer efficacement les correspondances, y compris la préparation de réponses et de modèles standards.
• Traduire des documents officiels de l'anglais et/ou de l'espagnol vers le français.
• Fournir un soutien administratif dans la gestion de la correspondance liée aux équipes sectorielles.
• Planifier logiquement les missions des secteurs.
• Aider à la supervision des projets et suivre les actions en attente.

Required Qualifications:
Les qualifications requises pour ce poste incluent :

• Une formation en Secrétariat, Administration, Gestion ou domaines connexes.
• Au moins deux ans d'expérience dans des fonctions de secrétariat ou d'administration, idéalement dans le secteur public ou privé.
• Une expérience dans des environnements financés localement ou internationalement est un atout.
• Une maîtrise du français (écrit et parlé) est requise, avec une bonne connaissance de l'anglais ou de l'espagnol souhaitable.

Educational Background:
Le candidat doit posséder une licence en Secrétariat, Administration, Gestion ou dans un domaine connexe. Cette formation est essentielle pour acquérir les compétences nécessaires à la gestion administrative et à la planification des ressources au sein de l'organisation.

Experience:
Le candidat doit avoir au moins deux ans d'expérience dans des fonctions de secrétariat ou d'administration. Cette expérience doit inclure des rôles dans le secteur public ou privé, et idéalement dans des environnements où des financements internationaux sont impliqués. Une expérience antérieure dans des rôles similaires au sein d'organisations internationales ou de développement est fortement souhaitée.

Languages:
La maîtrise du français est obligatoire, tant à l'écrit qu'à l'oral. Une bonne connaissance de l'anglais ou de l'espagnol est considérée comme un atout, car cela facilitera la communication avec les parties prenantes internationales et la gestion des documents multilingues.

Additional Notes:
Le poste est un contrat national à temps plein d'une durée de 12 mois, avec possibilité de prolongation jusqu'à 48 mois, sous réserve d'éligibilité. Les candidats doivent être citoyens d'un des 48 pays membres de la BID et être autorisés à travailler en Haïti sans besoin de parrainage. Les employés bénéficient d'une rémunération compétitive, de congés de 2 jours par mois, d'une allocation pour l'assurance santé, d'une allocation d'épargne mensuelle, ainsi que d'un soutien au développement professionnel. Le poste est principalement sur site, avec une flexibilité occasionnelle pour le télétravail.