Assistente em Suporte Operativo

Job Posting Organization:
O Grupo BID é uma organização que visa melhorar a vida das pessoas na América Latina e no Caribe. Com uma equipe diversificada e apaixonada, o BID se dedica a criar um ambiente inclusivo e colaborativo, onde os funcionários podem encontrar propósito em seu trabalho. A organização opera em diversos países da região, focando em projetos que promovem o desenvolvimento econômico e social.

Job Overview:
A posição de Assistente em Suporte Operativo é voltada para profissionais organizados, proativos e orientados para o cliente. O assistente será responsável por prestar atendimento aos clientes internos, apoiar a gestão administrativa e operacional dos projetos, acompanhar contratos e pagamentos, organizar a logística de missões, reuniões, viagens e eventos, além de manter atualizados os sistemas e a documentação relacionados às atividades sob sua responsabilidade. O trabalho será realizado na equipe do Pool de Suporte Operativo (PSO), que faz parte do Departamento Administrativo da Representação do BID no Brasil. Essa equipe é crucial para garantir que as demandas administrativo-operacionais sejam atendidas com qualidade e eficiência, apoiando a implementação de serviços e processos, bem como o planejamento e a gestão de recursos financeiros e humanos.

Duties and Responsibilities:
As principais responsabilidades incluem: prestar atendimento aos clientes internos em todas as demandas relacionadas aos projetos, priorizando as solicitações para cumprir indicadores de qualidade e prazos; preparar, enviar, acompanhar, classificar e arquivar correspondências padrão relacionadas a projetos e contratos; incluir no sistema os contratos de consultorias individuais e seus aditivos, acompanhando o trâmite até a assinatura; providenciar a logística de missões, reuniões e eventos, incluindo a organização de transporte e hospedagem; atuar junto à agência de viagens para gerenciar passagens e hospedagens; processar pagamentos de faturas relacionadas aos projetos; traduzir ou revisar documentos entre português, espanhol e inglês; operar sistemas BID relacionados às atividades; e manter a organização dos espaços de trabalho e documentação.

Required Qualifications:
Os candidatos devem ter graduação nas áreas de Secretariado Executivo, Administração, Relações Internacionais ou áreas afins. É necessário ter um mínimo de 2 anos de experiência profissional relevante em assistência administrativa e operacional. O domínio do Pacote Office em nível avançado é essencial, especialmente o uso de todas as ferramentas do Outlook e Office.

Educational Background:
A formação educacional exigida para a posição é uma graduação em Secretariado Executivo, Administração, Relações Internacionais ou áreas afins. Essa formação deve fornecer ao candidato as habilidades necessárias para lidar com as demandas administrativas e operacionais do BID.

Experience:
Os candidatos devem ter pelo menos 2 anos de experiência profissional relevante, o que implica em um histórico de trabalho em funções administrativas e operacionais, demonstrando a capacidade de gerenciar múltiplas tarefas e atender a prazos rigorosos.

Languages:
A proficiência em português, tanto falado quanto escrito, é obrigatória. O conhecimento adicional de inglês e/ou espanhol é desejável, pois pode ser necessário para a tradução e revisão de documentos.

Additional Notes:
O contrato é para um(a) Consultor(a) nacional em tempo integral, com duração inicial de 12 meses, podendo ser estendido até 48 meses, sujeito à elegibilidade. O Grupo BID oferece um pacote de remuneração competitivo, licença e férias, plano de saúde com subsídio mensal, plano de poupança, e oportunidades de desenvolvimento profissional. O trabalho será presencial, com flexibilidade ocasional para teletrabalho. A organização valoriza a inclusão e diversidade, garantindo que pessoas com deficiência recebam acomodações razoáveis durante o processo seletivo.