Asistente Administrativo/a

Job Posting Organization:
El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) es una agencia de cooperación de las Naciones Unidas que se estableció con el objetivo de contribuir a que cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y cada persona joven alcance su pleno desarrollo. La misión del UNFPA se basa en las convenciones internacionales de Derechos Humanos y equidad de género, especialmente en los acuerdos globales sobre población que se recogen en el Programa de Acción de la Conferencia Internacional de Población y Desarrollo (CIPD) y los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Desde su creación, el UNFPA ha trabajado en múltiples países y ha desarrollado programas que abordan temas críticos relacionados con la salud sexual y reproductiva, la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres. Actualmente, el UNFPA opera en varios países y cuenta con un equipo diverso de empleados comprometidos con su misión.

Job Overview:
El Asistente Administrativo/a será responsable de asegurar que los procesos operativos, financieros y logísticos se ejecuten de manera eficiente, transparente y oportuna, aplicando las normas y procedimientos del UNFPA. Este rol es fundamental para garantizar el monitoreo, seguimiento y rendición de cuentas de los proyectos, especialmente en el contexto de la respuesta humanitaria y el apoyo a los socios implementadores. Se espera que el Asistente Administrativo/a contribuya al cumplimiento efectivo y de calidad de los objetivos programáticos de la Oficina, apoyando específicamente el componente de Salud Sexual y Reproductiva (SSR). El trabajo del Asistente Administrativo/a es crucial para el éxito de los proyectos y para el logro de los resultados transformadores que el UNFPA busca alcanzar en su plan estratégico.

Duties and Responsibilities:
Las responsabilidades del Asistente Administrativo/a incluyen, pero no se limitan a: apoyar en la contabilidad financiera del proyecto asignado; revisar la contabilidad financiera de la ejecución de los socios implementadores, incluyendo la verificación de facturas y otros documentos; proporcionar apoyo técnico para la rendición de cuentas a socios implementadores; gestionar procesos administrativos en la selección de socios implementadores, proveedores y consultores; realizar envíos por encomienda; preparar informes, incluyendo desgloses financieros; asistir en la contratación de servicios individuales y consultores; gestionar la adquisición de bienes y servicios, analizando y comparando cotizaciones; preparar solicitudes de pago y garantizar la precisión de la documentación; supervisar la entrega y estado de bienes y servicios; organizar la logística de conferencias y talleres; y llevar a cabo cualquier otra tarea relacionada con la Oficina según lo requiera el UNFPA.

Required Qualifications:
Los candidatos deben poseer un título superior universitario en administración de empresas, contaduría, finanzas o carreras afines. Se valorará la experiencia en manejo de datos y sistematización de información, así como en seguimiento financiero e inventarios de proyectos. También se requiere experiencia en procesos de procura y cadena de suministro, así como en la elaboración de informes administrativos y financieros. Conocimientos sobre la estructura humanitaria y experiencia en respuesta humanitaria son considerados una ventaja, al igual que el conocimiento del funcionamiento de la cooperación internacional y de las Naciones Unidas. Se espera que los candidatos tengan habilidades informáticas avanzadas en Microsoft Office y conocimientos de la Suite de Google, así como experiencia con plataformas de gestión ERPs.

Educational Background:
El puesto requiere un título universitario en áreas relacionadas con la administración, contaduría o finanzas. Este nivel educativo es fundamental para asegurar que el candidato tenga las bases teóricas y prácticas necesarias para desempeñar las funciones administrativas y financieras del puesto de manera efectiva.

Experience:
Se requiere experiencia previa en roles administrativos, especialmente en contextos relacionados con la cooperación internacional o la respuesta humanitaria. La experiencia en la gestión de proyectos y en la elaboración de informes financieros es altamente valorada. Los candidatos deben demostrar habilidades en el manejo de datos y en la sistematización de información, así como en la interacción con proveedores y socios implementadores.

Languages:
La fluidez en español es un requisito indispensable para el puesto, dado que la mayoría de las interacciones y documentación se realizarán en este idioma. Se valorará el conocimiento básico del inglés, ya que puede ser útil en la comunicación con socios internacionales y en la comprensión de documentos técnicos.

Additional Notes:
Este puesto ofrece un atractivo paquete retributivo que incluye días de vacaciones, seguro médico y contribuciones a pensiones y seguridad social. El UNFPA promueve un entorno laboral que refleja valores de igualdad de género, diversidad e integridad, y se compromete a garantizar la paridad de género en la organización. Se anima a las mujeres y a personas de comunidades subrepresentadas a postularse. Además, se pueden proporcionar adaptaciones razonables a solicitantes con discapacidad para facilitar su participación en el proceso de selección. La selección y contratación de personal puede estar sujeta a verificaciones de antecedentes y referencias, así como a otros requisitos administrativos.