Assistant(e) aux achats

Job Posting Organization:
L'UNFPA, ou Fonds des Nations Unies pour la population, est l'agence principale des Nations Unies dédiée à la santé reproductive et à la planification familiale. Fondée en 1969, l'UNFPA a pour mission de garantir que chaque grossesse soit désirée, chaque accouchement soit sans danger et que le potentiel de chaque jeune soit réalisé. L'organisation opère dans plus de 150 pays à travers le monde, avec un personnel engagé à promouvoir les droits humains et à améliorer la vie des populations vulnérables. L'UNFPA s'efforce de mettre fin aux décès évitables liés à la maternité, de répondre aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale et de lutter contre la violence basée sur le genre. L'organisation valorise la diversité, l'intégrité et l'engagement envers ses valeurs fondamentales.

Job Overview:
Le poste d'Assistant(e) aux achats est essentiel pour assurer la transparence et l'efficacité des processus d'acquisition au sein du bureau de l'UNFPA à Madagascar. Sous la direction du Représentant de l'UNFPA et la supervision de l'Associée aux Achats, le titulaire du poste sera responsable de la mise en œuvre du plan d'achat, garantissant que toutes les procédures sont respectées et que les opérations se déroulent sans accroc. Ce rôle nécessite une collaboration étroite avec l'équipe d'achats pour préparer les demandes de cotation et les appels d'offres, tout en maintenant un haut niveau de qualité dans le service. L'Assistant(e) aux achats doit également être capable de gérer les transactions dans le système Quantum et de suivre les paiements des fournisseurs, contribuant ainsi à l'efficacité globale des opérations.

Duties and Responsibilities:
Les principales responsabilités de l'Assistant(e) aux achats incluent : travailler en étroite collaboration avec l'associée aux achats pour préparer et mettre en œuvre le plan d'achat dans les délais impartis ; préparer les demandes de cotation, de propositions et les appels d'offres pour l'acquisition de matériel et de services ; collecter et analyser les factures pro formats et les offres pour les biens et services locaux ; suivre les transactions dans Quantum jusqu'à leur conclusion ; établir et maintenir un système de classement des dossiers d'achats locaux ; préparer les dossiers d'appel à manifestation d'intérêt et les appels d'offres pour les accords à long terme ; suivre les paiements des factures des fournisseurs locaux ; élaborer des rapports sur les achats locaux et les présenter lors des réunions ; mettre à jour quotidiennement l'outil de suivi des commandes et le partager sur Google Drive ; participer à l'élaboration des PTAs lors des réunions sur les fonds mobilisés.

Required Qualifications:
Les qualifications requises pour ce poste incluent une solide connaissance des procédures et principes d'acquisition de biens et de services. Une expérience antérieure dans la gestion de projets financés par l'UNFPA ou d'autres agences des Nations Unies est un atout. Le candidat doit également maîtriser les outils informatiques courants, notamment la suite bureautique, pour effectuer ses tâches efficacement.

Educational Background:
Le candidat doit avoir au minimum un niveau Baccalauréat, avec une formation en gestion des achats, approvisionnement ou administration. Une formation spécialisée dans ces domaines est fortement souhaitée pour garantir une compréhension approfondie des processus d'acquisition.

Experience:
Une expérience pertinente dans un rôle similaire est essentielle. Le candidat doit démontrer une capacité à travailler dans un environnement dynamique et à gérer plusieurs tâches simultanément, tout en respectant les délais. Une expérience antérieure dans le secteur public ou avec des organisations internationales serait un avantage considérable.

Languages:
Le candidat doit avoir une bonne maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit, et être capable de travailler en anglais. La capacité à communiquer efficacement dans ces deux langues est cruciale pour le poste, étant donné la nature internationale de l'organisation et la diversité des parties prenantes.

Additional Notes:
Ce poste est un emploi à temps plein au sein de l'UNFPA à Antananarivo, Madagascar. L'organisation offre un paquet de rémunération attractif, comprenant des jours de congé, une assurance santé, ainsi qu'une rémunération additionnelle liée aux obligations en matière de retraite et de sécurité sociale. L'UNFPA s'engage à promouvoir l'égalité des sexes et encourage les candidatures de femmes et de groupes sous-représentés. La sélection et le recrutement peuvent être soumis à des vérifications des antécédents et des références, ainsi qu'à d'autres exigences administratives. L'UNFPA ne facture aucun frais lié à la candidature ou au processus de sélection.