Assistant(e) aux achats

Job Posting Organization:
L'UNFPA, ou Fonds des Nations Unies pour la population, est l'agence principale des Nations Unies dédiée à la santé reproductive et à la planification familiale. Fondée en 1969, l'UNFPA a pour mission de garantir que chaque grossesse soit désirée, chaque accouchement soit sans danger et que le potentiel de chaque jeune soit réalisé. L'organisation opère dans plus de 150 pays et emploie des milliers de personnes à travers le monde, travaillant pour améliorer la vie des populations vulnérables et promouvoir les droits humains. L'UNFPA s'engage à respecter les normes éthiques les plus élevées et à défendre les droits fondamentaux de l'homme, en mettant l'accent sur l'égalité des sexes et la diversité culturelle.

Job Overview:
Le poste d'Assistant(e) aux achats est essentiel pour assurer la transparence et l'efficacité des processus d'acquisition au sein de l'UNFPA à Madagascar. Sous la direction du Représentant de l'UNFPA et la supervision de l'Associée aux Achats, le titulaire du poste sera responsable de la mise en œuvre du plan d'achat, garantissant que toutes les procédures d'acquisition soient respectées. Ce rôle nécessite une collaboration étroite avec l'équipe d'achats pour préparer les demandes de cotation et les appels d'offres, tout en maintenant un système de classement efficace pour les dossiers d'achats. L'Assistant(e) aux achats contribuera également à la collecte et à l'analyse des offres, et à la gestion des paiements aux fournisseurs, jouant ainsi un rôle clé dans le bon fonctionnement des opérations de l'UNFPA.

Duties and Responsibilities:
Les principales responsabilités de l'Assistant(e) aux achats incluent : travailler en étroite collaboration avec l'associée aux achats pour préparer et mettre en œuvre le plan d'achat dans les délais impartis ; préparer les demandes de cotation, propositions et appels d'offres pour l'acquisition de matériel et services ; collecter les factures pro formats et offres pour l'acquisition de biens et services locaux ; soumettre ces documents pour analyse au comité interne des achats ; suivre les transactions dans le système Quantum jusqu'à leur finalisation ; établir et maintenir un système de classement des dossiers d'achats locaux ; préparer les dossiers d'appel à manifestation d'intérêt et les appels d'offres pour des accords à long terme ; suivre les paiements des factures des fournisseurs locaux ; élaborer des rapports sur les achats locaux et les présenter lors des réunions ; mettre à jour quotidiennement l'outil de suivi des commandes et le partager sur Google Drive ; participer à l'élaboration des PTAs lors des réunions sur les fonds mobilisés.

Required Qualifications:
Les qualifications requises pour ce poste incluent une solide connaissance des procédures et principes d'acquisition de biens et services, ainsi qu'une expérience dans la gestion de projets financés par l'UNFPA ou d'autres agences des Nations Unies, qui serait un atout. Le candidat doit également maîtriser les outils informatiques courants, notamment la suite bureautique, et faire preuve d'intégrité et d'engagement envers les valeurs de l'UNFPA.

Educational Background:
Le candidat doit avoir au minimum un niveau Baccalauréat, avec une formation en gestion des achats, approvisionnement ou administration. Une formation complémentaire dans ces domaines serait un avantage.

Experience:
Une expérience antérieure dans un rôle similaire, de préférence dans un environnement international ou au sein d'une organisation des Nations Unies, est souhaitable. Le candidat doit démontrer une capacité à travailler efficacement en équipe et à gérer plusieurs tâches simultanément.

Languages:
La maîtrise du français est obligatoire, et le candidat doit également avoir la capacité de travailler en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. La connaissance d'autres langues serait un atout.

Additional Notes:
Ce poste offre un paquet de rémunération attractif, comprenant des jours de congé, une assurance santé, ainsi qu'une rémunération additionnelle liée aux obligations en matière de retraite et de sécurité sociale. L'UNFPA promeut un environnement de travail basé sur l'égalité des sexes, la diversité et l'intégrité, et encourage les candidatures de personnes issues de groupes sous-représentés. La sélection et le recrutement peuvent être soumis à des vérifications des antécédents et des références, ainsi qu'à d'autres exigences administratives. L'UNFPA ne facture aucun frais lié à la candidature.