Consultor(a) em Gestão da Informação e Arquivo

Job Posting Organization:
O Grupo BID (Banco Interamericano de Desenvolvimento) é uma instituição financeira que visa promover o desenvolvimento econômico e social na América Latina e no Caribe. Fundado em 1959, o BID é composto por 48 países membros, sendo 26 países da América Latina e do Caribe e 22 países de fora da região. O banco tem como missão melhorar vidas, promovendo o crescimento sustentável e a inclusão social. Com uma equipe de mais de 4.000 funcionários, o BID opera em diversos setores, incluindo infraestrutura, educação, saúde e meio ambiente, e busca sempre a inovação e a eficiência em seus projetos.

Job Overview:
A posição de Consultor(a) em Gestão da Informação e Arquivo é crucial para a manutenção e organização dos arquivos físicos e eletrônicos da Representação do BID no Brasil. O profissional será responsável por assegurar a correta classificação, proteção, organização, manutenção e recuperação de documentos e informações. Além disso, o consultor atuará em estreita colaboração com a equipe de Operações e Administração, garantindo que as informações sejam geridas de forma eficiente e que os serviços prestados aos clientes sejam de alta qualidade. O trabalho envolve a implementação de novos sistemas de gestão de arquivos, a colaboração com diversas seções do banco e a capacitação de usuários internos e externos, promovendo uma experiência positiva no uso dos sistemas de informação.

Duties and Responsibilities:
As principais responsabilidades incluem: gerenciar e manter atualizados os arquivos físicos e eletrônicos, seguindo as políticas e procedimentos estabelecidos; processar registros não classificados e apoiar o fluxo de correspondências; implementar um novo sistema de gestão de arquivos; colaborar com a equipe de ITE para melhorar a funcionalidade dos sistemas do banco; identificar e preparar arquivos para destruição conforme as diretrizes do banco; cuidar da experiência do usuário em sistemas de gestão da informação; orientar e capacitar usuários na utilização dos sistemas; atender consultas de usuários externos e preparar relatórios mensais sobre solicitações de informações; e executar outras atividades relacionadas conforme designado pela administração do escritório.

Required Qualifications:
Os candidatos devem possuir uma graduação em Arquivologia, Gestão de Arquivos, Ciência da Informação, Biblioteconomia, Design Gráfico ou áreas afins. É essencial ter pelo menos 2 anos de experiência em gestão de arquivos, com conhecimento em conceitos e práticas de gestão de arquivos e informação, tanto eletrônica quanto física. A experiência no uso de sistemas de arquivos eletrônicos e na implementação de novos processos é altamente valorizada. Habilidades em comunicação eficaz, apresentação e capacitação de grupos de usuários são necessárias, assim como domínio do MS Office e conhecimento em SharePoint e Office 365.

Educational Background:
A formação educacional necessária para esta posição inclui um diploma de graduação em Arquivologia, Gestão de Arquivos, Ciência da Informação, Biblioteconomia, Design Gráfico ou áreas relevantes que se relacionem com as responsabilidades do cargo. A formação deve fornecer uma base sólida nos princípios de gestão de informação e arquivos, preparando o candidato para lidar com as demandas específicas da função.

Experience:
Os candidatos devem ter um mínimo de 2 anos de experiência prática em gestão de arquivos, com um histórico comprovado de trabalho em ambientes que exigem organização e eficiência na gestão de informações. A experiência deve incluir a utilização de sistemas de arquivos eletrônicos e a capacidade de implementar melhorias de processos, além de um entendimento das melhores práticas em User Experience (UX) e User Interface (UI).

Languages:
A proficiência em português, tanto falado quanto escrito, é obrigatória para esta posição. O conhecimento adicional de inglês e/ou espanhol é considerado um diferencial e pode ser desejável, especialmente em um ambiente de trabalho que envolve comunicação com diversas partes interessadas.

Additional Notes:
O Grupo BID oferece um pacote de remuneração competitivo, além de benefícios que atendem às diversas necessidades dos funcionários. Os benefícios incluem 2 dias de licença por mês, licença parental neutra em relação ao gênero, subsídio mensal para seguro de saúde, apoio ao planejamento financeiro com um subsídio mensal de poupança, e oportunidades de desenvolvimento profissional, como seminários e aconselhamento individual. A posição é presencial, mas pode oferecer flexibilidade ocasional para teletrabalho.