Assistant(e) Administratif(ve)

Job Posting Organization:
L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) a été établie pour contribuer à la réalisation du Programme de développement durable à l’horizon 203

• La FAO œuvre pour faciliter la transition vers des systèmes agroalimentaires plus efficaces, inclusifs, résilients et durables. Son engagement envers la durabilité environnementale est au cœur de ses objectifs stratégiques. Les bureaux de pays de la FAO, dirigés par un Représentant, aident les gouvernements à élaborer des politiques et programmes pour assurer la sécurité alimentaire, réduire la faim et la malnutrition, et promouvoir le développement durable des secteurs agricoles, de la pêche et de la foresterie. La FAO opère dans de nombreux pays à travers le monde, avec une mission claire de ne laisser personne de côté dans ses efforts pour améliorer la production, la nutrition, l'environnement et les conditions de vie.

Job Overview:
Le poste d'assistant(e) administratif(ve) est crucial pour le bon fonctionnement du bureau de la FAO en Guinée-Bissau. L'assistant(e) est responsable de la coordination et de l'exécution de diverses tâches administratives et de gestion, garantissant la qualité et la cohérence du flux de travail administratif. Ce rôle exige une grande autonomie, car le titulaire doit décider des priorités de travail et faire preuve d'initiative pour traiter des dossiers sans précédent. L'assistant(e) travaille en étroite collaboration avec d'autres collègues au sein de la division et avec des clients externes, fournissant des orientations sur les procédures administratives et de gestion.

Duties and Responsibilities:
Les principales responsabilités de l'assistant(e) administratif(ve) incluent la tenue de dossiers financiers, le contrôle des systèmes de bureau, la gestion de la petite caisse, et la vérification de la disponibilité des fonds pour les programmes. Il ou elle doit également préparer la correspondance administrative et financière, tenir des dossiers détaillés des prévisions budgétaires, produire des rapports sur l'état budgétaire, et maintenir des registres d'inventaire. L'assistant(e) doit assurer la liaison avec les banques locales, soutenir la rationalisation des procédures administratives, et s'acquitter d'autres tâches connexes selon les besoins. L'impact de ce travail est significatif sur l'efficacité et le respect des délais dans la prestation de services d'appui administratif.

Required Qualifications:
Les candidats doivent avoir un niveau d'éducation équivalent à la fin des études secondaires, avec au moins quatre ans d'expérience dans l'administration, la comptabilité et la gestion de bureau. Une connaissance pratique (niveau C) du français est requise, ainsi qu'une très bonne maîtrise des applications MS Office et des compétences en informatique. Les compétences essentielles incluent un bon sens des résultats, le travail d'équipe, la communication, et la capacité à établir des relations constructives. Les compétences techniques requises comprennent une bonne connaissance des normes de communication et de documentation, ainsi que des systèmes informatisés d'information financière et des procédures administratives.

Educational Background:
Le candidat doit avoir terminé ses études secondaires, ce qui constitue le niveau minimum requis pour ce poste. Une formation supplémentaire dans des domaines liés à l'administration ou à la comptabilité serait un atout, bien que non spécifiquement mentionnée dans les exigences.

Experience:
Le poste nécessite un minimum de quatre ans d'expérience dans des rôles similaires, impliquant l'administration, la comptabilité et la gestion de bureau. Cette expérience doit inclure des responsabilités variées qui démontrent la capacité à gérer des tâches administratives complexes et à travailler dans un environnement dynamique.

Languages:
La connaissance pratique (niveau C) du français est obligatoire pour ce poste. De plus, la connaissance du portugais et/ou de l'anglais est considérée comme un atout, ce qui pourrait faciliter la communication dans un environnement international et multiculturel.

Additional Notes:
Le poste est à temps plein et est basé à Bissau, en Guinée-Bissau. Les candidats doivent être prêts à travailler dans un environnement international et multiculturel, et il est important de noter que le processus de sélection se basera sur les critères énoncés, sans mention d'une date limite pour postuler.