Asistente Administrativo

Job Posting Organization:
CIMMYT es una organización internacional vanguardista y sin fines de lucro dedicada a resolver los problemas del mañana hoy mismo. Se encomienda en fomentar una mejor cantidad, calidad y confiabilidad de los sistemas de producción y cereales básicos como el maíz, el trigo, el triticale, el sorgo, el mijo y los cultivos asociados a través de la ciencia agrícola aplicada, especialmente en el Sur Global, mediante la construcción de sólidas alianzas. Esta combinación mejora las trayectorias de subsistencia y la resiliencia de millones de agricultores pobres en recursos, al mismo tiempo que trabaja hacia un sistema agroalimentario más productivo, inclusivo y resistente dentro de los límites planetarios. CIMMYT es un Centro de Investigación fundamental del CGIAR, una asociación global de investigación para un futuro seguro en términos de alimentos, dedicada a reducir la pobreza, mejorar la seguridad alimentaria y nutricional y mejorar los recursos naturales.

Job Overview:
CIMMYT está buscando un personal dinámico, autónomo y orientado al servicio para el puesto de Asistente Administrativo para trabajar en el capítulo de operaciones en la unidad de instalaciones. La posición se encuentra en el campus de CIMMYT en Texcoco, Estado de México, ubicado a 45 km al noreste de la Ciudad de México, México. El Asistente Administrativo será responsable de realizar diversas tareas administrativas que apoyen las operaciones diarias del centro, asegurando que los procesos se lleven a cabo de manera eficiente y efectiva. Este rol es crucial para mantener la organización y el flujo de trabajo dentro del equipo de mantenimiento y operaciones, y se espera que el titular del puesto tenga una actitud proactiva y habilidades de resolución de problemas para abordar cualquier desafío que surja en el día a día.

Duties and Responsibilities:
Las principales responsabilidades del Asistente Administrativo incluyen: realizar requisiciones de compra, gestionar journals para el retiro de materiales del almacén general, coordinar catering, procesar reembolsos de gastos, y manejar solicitudes de tiempo extra y prima dominical. También se espera que el titular del puesto realice journals de gas y luz, recopilando y analizando la información correspondiente y dando seguimiento hasta su pago. Otras tareas incluyen descargar registros del reloj checador y preparar reportes semanales de control de incidencias del personal, dirigir tickets de servicios de Facilities/Mantenimiento solicitados por las distintas áreas y programas del centro, y llevar un control de entrega de uniformes y licencias del personal de mantenimiento. Además, el Asistente Administrativo deberá digitalizar archivos relacionados con Facilities/Mantenimiento, mantener un archivo de control del proceso de adquisiciones de materiales, equipos y servicios, y actualizar periódicamente la información de Facilities en el sistema INSIDE. También proporcionará apoyo administrativo al personal técnico de mantenimiento y preparará reportes especiales según sea necesario.

Required Qualifications:
El/La titular del puesto debe contar con estudios de licenciatura en Administración, Negocios o afín. Además, se requiere que el/ la candidata(o) tenga un mínimo de 1 año de experiencia en un puesto similar. Es fundamental que el candidato posea un sólido dominio de Microsoft Office y preferiblemente del sistema DYNAMICS. También se valorarán habilidades interpersonales y de comunicación, así como la capacidad de trabajar en equipo y entender problemáticas complejas. Se espera que el titular del puesto muestre habilidades de organización, comunicación y análisis.

Educational Background:
El candidato ideal debe tener una licenciatura en Administración, Negocios o un campo relacionado. Esta formación académica es esencial para desempeñar las funciones administrativas requeridas en el puesto y para entender los procesos de negocio que se gestionan dentro de la organización.

Experience:
Se requiere un mínimo de 1 año de experiencia en un puesto administrativo similar. Esta experiencia debe incluir la gestión de tareas administrativas, el manejo de documentación y la interacción con diferentes departamentos dentro de una organización. La experiencia previa en un entorno de mantenimiento o instalaciones sería una ventaja adicional.

Languages:
El dominio del idioma inglés es considerado una ventaja, aunque no es un requisito obligatorio. Sin embargo, se espera que el candidato tenga habilidades de comunicación efectivas en español, ya que la mayoría de las interacciones se llevarán a cabo en este idioma.

Additional Notes:
CIMMYT ofrece un paquete de remuneración atractivo y apoyo para el desarrollo profesional continuo. Además de las prestaciones establecidas por la Ley Federal del Trabajo en México, el paquete de beneficios incluye aguinaldo de 40 días, prima vacacional del 56%, seguros de vida y de gastos médicos, vales de despensa, fondo de ahorro, prestaciones sociales mexicanas (IMSS, SAR / Infonavit), 15 días festivos oficiales y áreas recreativas como gimnasio y alberca. También se ofrecen servicios de cafetería, comedor y lavandería dentro de las instalaciones, aunque estos tienen un costo para el personal.