Stagiaire en numérisation et organisation de documents

Job Posting Organization:
Handicap International / Humanité & Inclusion (HI) est une association de solidarité internationale indépendante et impartiale, fondée en 198

• Elle intervient dans des situations de pauvreté, d’exclusion, de conflits et de catastrophes, en se concentrant sur les personnes handicapées et vulnérabilisées. HI a mis en place des programmes de développement dans plus de 55 pays et gère un budget d'environ 200 millions d'euros, avec un effectif de 4000 employés à travers le monde. L'organisation est engagée dans la promotion de l'inclusion et de la diversité, et a mis en place une politique handicap pour favoriser l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap. Pour plus d'informations, vous pouvez visiter leur site web à www.hi.org.

Job Overview:
Le poste de stagiaire en numérisation et organisation de documents est essentiel pour le retour d'un volume important de documents issus des terrains d'intervention de Handicap International. La mission principale de ce stage est d'assurer la numérisation, l'organisation et le classement thématique d'un ensemble de documents papier afin de constituer une base documentaire numérique propre et structurée. Le stagiaire sera responsable de la recherche, de la numérisation et de l'organisation des documents, ce qui est crucial pour améliorer l'efficacité des opérations de l'organisation et garantir un accès facile à l'information. Ce stage offre une opportunité unique de travailler dans un environnement international et de contribuer à la mission humanitaire de l'organisation.

Duties and Responsibilities:
Les principales missions et responsabilités du stagiaire incluent :

• Rechercher des pièces sélectionnées et les reclasser une fois numérisées, en s'assurant que les pièces justificatives des dépenses sont correctement remises à leur place.
• Numérisation des documents, ce qui implique de scanner l'intégralité des documents identifiés (14 cartons de documents), de vérifier la qualité des scans (lisibilité, orientation, complétude), de nommer correctement les fichiers selon une nomenclature définie, et de veiller au bon fonctionnement du matériel (scanner, imprimante) tout en signalant tout incident.
• Classement et organisation des documents numériques, y compris effectuer un premier tri numérique des documents scannés, classer les fichiers par thématiques selon les catégories définies (achats, stock, véhicules, etc.), organiser les dossiers et sous-dossiers sur l'ordinateur fourni, et garantir une arborescence claire, structurée et facile d'accès.
• Organisation et classement de l'archivage papier, en effectuant un tri des archives papier et en assurant leur classement.

Required Qualifications:
Le stage nécessite une bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques, notamment l'utilisation de scanners, d'imprimantes, de gestion de fichiers et de navigation sur Internet. Le candidat doit être à l'aise avec l'utilisation d'un ordinateur sous Windows et capable de travailler de manière autonome sur des sujets confidentiels. De plus, une rigueur, un sens du détail et une bonne organisation sont des qualités essentielles pour réussir dans ce rôle.

Educational Background:
Aucune mention spécifique n'est faite concernant le niveau d'éducation requis, mais il est implicite que le candidat doit être étudiant ou récemment diplômé, idéalement dans un domaine lié à l'administration, à la gestion de l'information ou à un domaine similaire.

Experience:
Le niveau d'expérience requis pour ce stage n'est pas spécifié, mais une expérience antérieure dans un environnement de bureau ou dans des tâches similaires serait un atout. Le candidat doit démontrer une capacité à travailler de manière autonome et à gérer des tâches de manière efficace.

Languages:
Aucune exigence linguistique spécifique n'est mentionnée, mais la maîtrise du français est probablement nécessaire étant donné que le poste est basé à Lyon et que les documents à traiter sont en français. La connaissance de l'anglais ou d'autres langues pourrait être un atout, mais ce n'est pas obligatoire.

Additional Notes:
Le stage est non rémunéré, mais des tickets restaurant et une participation aux frais de transport sont offerts. La durée du stage est de 2 semaines, et le début est souhaité dès que possible. Les locaux de travail sont facilement accessibles en transports en commun, avec des installations adaptées pour les personnes en situation de handicap. Un parking pour voitures et un parc à vélos sont également disponibles. Le poste est situé dans un espace de travail lumineux et ouvert, avec des options pour travailler dans le calme si nécessaire. Les candidatures doivent être envoyées directement à Clément Burelle à l'adresse c.burelle@hi.org, et seules les candidatures envoyées à cette adresse seront prises en compte.