Asistente Administrativo

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Position Title: Asistente Administrativo
Location: Mexico City
Country: Mexico
Deadline Date: Not specified

Job Details

Job Posting Organization:
La Organización Internacional para las Migraciones (OIM) fue establecida en 1951 y es la principal organización internacional en el ámbito de la migración. Su misión es contribuir a una gestión ordenada y humana de la migración, promoviendo la cooperación internacional en cuestiones migratorias y ofreciendo asistencia humanitaria a las personas migrantes. La OIM trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales, y está comprometida con la promoción de un ambiente diverso e inclusivo. Desde su llegada a México en 2002, la OIM ha establecido nueve áreas de trabajo en el país, abordando desafíos significativos en la integración de personas migrantes y ofreciendo soluciones prácticas a los retos que enfrentan.

Job Overview:
El Asistente Administrativo será responsable de apoyar en la planificación y ejecución de actividades del proyecto, bajo la supervisión del Asociado Senior de Proyecto. Este rol implica la gestión de recursos financieros, control presupuestal, y la organización de documentación relacionada con las actividades operativas. El candidato seleccionado deberá mantener un archivo ordenado de las gestiones financieras y administrativas, así como gestionar la contratación de servicios y proveedores. Además, se espera que colabore en la logística y administración del programa, asegurando que todas las actividades se realicen de acuerdo con los procedimientos establecidos por la OIM.

Duties and Responsibilities:

• Apoyar en el desarrollo de un plan de trabajo en coordinación con el Project Manager del proyecto.
• Realizar funciones de control presupuestal y monitoreo de gastos.
• Mantener un archivo físico y digital de las gestiones financieras.
• Obtener cotizaciones y preparar solicitudes de órdenes de compra.
• Dar seguimiento a procesos de licitación y contratación de proveedores.
• Gestionar y liquidar pagos a proveedores, asegurando la documentación necesaria.
• Mantener actualizado el inventario de activos del programa.
• Elaborar y seguir acuerdos de colaboración con proveedores.
• Apoyar en la logística y administración del programa. 1
• Realizar otras funciones relevantes según lo asignado por el supervisor.

Required Qualifications:
Licenciatura en administración, contaduría o carreras afines con dos años de experiencia profesional relevante, o Diploma de escuela secundaria con cuatro años de experiencia profesional relevante. Se valorará experiencia en tareas administrativas de proyectos de cooperación y/o comunicación, preferiblemente con agencias de la ONU. Conocimientos en secretariado y/o contaduría pública serán considerados una ventaja.

Educational Background:
Se requiere una licenciatura en administración, contaduría o carreras afines. Alternativamente, un diploma de escuela secundaria con experiencia profesional relevante puede ser aceptable. Las universidades acreditadas deben estar en la base de datos de educación superior de la UNESCO.

Experience:
Se requiere un mínimo de dos años de experiencia profesional relevante en tareas administrativas, preferiblemente en el contexto de proyectos de cooperación internacional. La experiencia previa con agencias de la ONU es altamente valorada.

Languages:
El dominio del idioma español es obligatorio, y se requiere un nivel fluido de inglés. Esto es esencial para la comunicación efectiva en el entorno de trabajo multicultural de la OIM.

Additional Notes:
La vacante está sujeta a la disponibilidad de fondos y solo se considerarán las aplicaciones que cumplan con el perfil solicitado. Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos nacionales o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en el país. La contratación está sujeta a la validación de referencias, certificación médica y verificación de residencia y autorizaciones por el Gobierno local, si aplica. Se espera que el candidato demuestre valores de inclusión, integridad, profesionalidad, coraje y empatía, así como competencias en trabajo en equipo, logro de resultados, gestión de conocimientos y comunicación.