Assistant Administratif

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Position Title: Assistant Administratif
Location: Libreville
Country: Gabon
Deadline Date:

Job Details

Job Posting Organization:
L'UNESCO, ou Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture, a été fondée en 194

• Elle a pour mission de contribuer à la paix et à la sécurité en favorisant la coopération internationale par l'éducation, la science et la culture. L'organisation compte plus de 190 États membres et opère dans de nombreux pays à travers le monde, avec un effectif de plusieurs milliers d'employés. Son siège est à Paris, France, et elle est active dans divers domaines tels que l'éducation, la culture, les sciences naturelles et sociales, et la communication.

Job Overview:
Le poste d'Assistant Administratif au sein de l'UNESCO à Libreville implique un soutien administratif essentiel pour la coordination de projets. Le titulaire travaillera sous la direction du Chef de Bureau et en étroite collaboration avec le Coordonnateur adjoint du projet. Les responsabilités incluent la préparation de documents et de rapports, la supervision des activités liées au projet, ainsi que la gestion des budgets et des systèmes de classement. Ce rôle est crucial pour assurer le bon fonctionnement des opérations administratives et financières, tout en respectant les règles et procédures de l'UNESCO. Le candidat idéal doit être capable de travailler en équipe, de prendre des décisions éclairées et de communiquer efficacement.

Duties and Responsibilities:
Les principales responsabilités de l'Assistant Administratif incluent :

• Aider à la préparation des documents et des rapports relatifs à la coordination du projet, y compris la rédaction de correspondances officielles.
• Superviser les activités liées au projet, en veillant à la sécurité et à la maintenance des équipements.
• Préparer et suivre les budgets du projet, en assistant le superviseur dans la production des états financiers en utilisant les systèmes d'information de gestion.
• Maintenir un système de classement des dossiers financiers et administratifs, en s'assurant que tous les documents comptables sont complets et conformes aux règles de l'UNESCO.
• Gérer les relations avec les fournisseurs, effectuer des commandes et des achats, et préparer les demandes de paiement.
• Fournir un soutien organisationnel pour les événements et activités du projet, et gérer les dossiers de voyages officiels.
• Coordonner les tâches du chauffeur du projet.
• Exécuter toutes autres tâches assignées par la hiérarchie.

Required Qualifications:
Les qualifications requises pour ce poste incluent :

• Un minimum de BTS en Comptabilité, Finance et Gestion, ou Administration des Affaires/Publique.
• Au moins 2 ans d'expérience en finance et en administration au niveau national.
• Compétences en informatique, notamment dans l'utilisation de MS Word, Excel, et des systèmes informatisés d'achats.
• Une bonne connaissance des tableaux et bases de données, ainsi que des systèmes de gestion de réseaux.
• Une excellente maîtrise de l'anglais et de la langue nationale du bureau de pays.

Educational Background:
Le candidat doit posséder un minimum de BTS en Comptabilité, Finance et Gestion, ou Administration des Affaires/Publique. Cette formation est essentielle pour comprendre les principes de la gestion financière et administrative, ainsi que pour assurer une bonne exécution des tâches liées au poste.

Experience:
Le poste nécessite au moins 2 ans d'expérience en finance et en administration, de préférence dans un environnement similaire. Cette expérience est cruciale pour garantir que le candidat possède les compétences nécessaires pour gérer efficacement les tâches administratives et financières.

Languages:
La maîtrise du français écrit et parlé est obligatoire, tandis qu'une bonne connaissance de l'anglais, également écrit et parlé, est considérée comme un atout. Cela permettra au titulaire de communiquer efficacement avec les parties prenantes internationales et de participer à des projets multilingues.

Additional Notes:
La rémunération est basée sur la grille des salaires locaux du Système des Nations Unies au Gabon et est versée en monnaie locale. L'UNESCO offre également 30 jours de congé annuel ouvrables et exige une assurance médicale locale à la signature du contrat. De plus, l'organisation est non-fumeurs. Pour plus d'informations, il est conseillé de consulter le site web de l'ICSC.