Assistant(e) à l’administration – Service d’appui

Job Posting Organization:
Le Programme des Nations Unies pour les établissements humains (ONU-Habitat) a été établi pour soutenir les gouvernements et les collectivités dans la mise en œuvre de programmes visant à promouvoir une urbanisation durable et le développement local inclusif. L'organisation collabore étroitement avec des institutions publiques, des autorités locales, des organisations de la société civile et des partenaires techniques et financiers. ONU-Habitat en République démocratique du Congo met en œuvre un Document de programme pays (DPP) qui inclut plusieurs projets significatifs, tels que le Programme d’appui à la réforme foncière et des initiatives pour renforcer la résilience des populations affectées par des crises. L'organisation se concentre sur l'amélioration des conditions de vie des populations et la promotion de la cohésion sociale.

Job Overview:
Le poste d'Assistant(e) à l’administration – Service d’appui au sein d'ONU-Habitat est une opportunité pour un(e) volontaire des Nations Unies de contribuer à la gestion efficace des fonctions administratives nécessaires à la mise en œuvre des programmes et projets en République démocratique du Congo. Le/la titulaire du poste travaillera sous la supervision directe du Chef de bureau et en étroite collaboration avec les équipes de programme et les services administratifs. Les principales attentes incluent le soutien à la coordination administrative, la gestion documentaire, l'organisation des missions et des événements, ainsi que le suivi des procédures administratives conformément aux règles des Nations Unies. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement des opérations et pour contribuer à des initiatives ayant un impact direct sur les communautés locales.

Duties and Responsibilities:
Les responsabilités de l'Assistant(e) à l’administration incluent : 1) Appui à l’administration générale : fournir un soutien administratif quotidien, traiter et archiver la correspondance, maintenir des systèmes de gestion documentaire. 2) Organisation des réunions et événements : organiser les réunions, préparer les invitations et les procès-verbaux, suivre les recommandations. 3) Appui aux missions officielles : faciliter les démarches administratives pour les déplacements, préparer les dossiers de mission. 4) Gestion des dossiers et des archives : maintenir des archives complètes, mettre à jour les bases de données. 5) Appui au suivi administratif des contrats : suivre les contrats des consultants et fournisseurs, préparer les documents nécessaires. 6) Appui à la gestion des ressources du bureau : suivre les fournitures de bureau, gérer les équipements. 7) Rapports et suivi administratif : participer à la préparation des rapports administratifs, suivre les indicateurs. 8) Conformité et amélioration des processus : veiller au respect des politiques administratives et identifier des opportunités d'amélioration.

Required Qualifications:
Les qualifications requises pour le poste incluent une solide compréhension des procédures administratives des Nations Unies, une capacité à travailler de manière autonome tout en respectant les règles de l'organisation, ainsi qu'une forte capacité d'organisation et de planification. Le candidat doit également démontrer une intégrité professionnelle, une responsabilité et un engagement envers les valeurs fondamentales de l'ONU.

Educational Background:
Le candidat idéal doit avoir un diplôme en administration, en gestion ou dans un domaine connexe. Une formation complémentaire en gestion de projet ou en ressources humaines serait un atout.

Experience:
Une expérience préalable dans un rôle administratif ou de soutien est souhaitable. Le candidat doit avoir une expérience de travail dans un environnement multiculturel et être capable de gérer plusieurs tâches simultanément sous pression.

Languages:
La maîtrise du français est obligatoire, et la connaissance de l'anglais ou d'autres langues locales serait un atout.

Additional Notes:
Cette affectation est exclusivement ouverte aux personnes avec statut de réfugiés en République démocratique du Congo. Le/la volontaire sera responsable de l’organisation de son propre logement et de ses besoins essentiels de subsistance. Les Volontaires des Nations Unies nationaux bénéficient d'un régime d’assurance maladie.