Assistant-e de Direction et Administratif

Job Posting Organization:
Relief International est une organisation à but non lucratif qui œuvre à l’échelle internationale. Fondée pour répondre aux besoins des communautés touchées par les conflits, le changement climatique et les catastrophes, son objectif est de sauver des vies, renforcer la résilience des populations et promouvoir la santé et le bien-être des communautés sur le long terme. L'organisation combine aide humanitaire et développement dans divers domaines tels que la santé, la nutrition, l'eau, l'assainissement, l'hygiène et les moyens de subsistance, tout en intégrant des mesures de protection. Relief International est une alliance mondiale d'organisations enregistrées aux États-Unis, au Royaume-Uni et en France, et elle est présente dans plus de 14 pays en Afrique, en Asie et au Moyen-Orient, avec un effectif de 4 300 employés et bénévoles locaux qui fournissent des services essentiels dans des zones difficiles d'accès.

Job Overview:
Le poste d'Assistant(e) de Direction et Administration est crucial pour le bon fonctionnement de l'organisation. L'Assistant(e) soutient la Directrice Générale et l'équipe de direction dans l'atteinte des objectifs de l'organisation. Cela implique une collaboration étroite avec la direction centrale, les Directeurs Pays et les chefs de département. Les responsabilités incluent la gestion proactive des calendriers, l'organisation des déplacements et des réunions, ainsi que le traitement des notes de frais et la rédaction de communications. Ce rôle est également impliqué dans les démarches administratives liées à l'enregistrement des bureaux pays et aux obligations en France, notamment l'accompagnement pour l'obtention des visas du personnel de Relief International. Le candidat idéal doit posséder d'excellentes compétences organisationnelles, faire preuve d'un jugement sûr et être capable de travailler à la fois en équipe et de manière autonome. La maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral, est indispensable pour assurer une communication efficace au sein des équipes.

Duties and Responsibilities:
Les responsabilités clés incluent :

• Communication : Élaborer, modifier et rassembler divers contenus (courriels, rapports, présentations, publications sur MS Teams/SharePoint, etc.) destinés à des publics internes et externes.
• Gestion des Connaissances : Gérer les espaces de travail numériques (Teams, SharePoint ou équivalents) pour garantir la bonne diffusion et accessibilité de l'information.
• Organisation de Réunions : Superviser tous les aspects logistiques des réunions, qu'elles soient en personne ou à distance (planification, coordination, rappels, organisation opérationnelle).
• Gestion d'Agenda : Administrer l'emploi du temps de la Directrice Générale dans MS Outlook, organiser ses rendez-vous et veiller à la gestion prioritaire des dossiers urgents et sensibles.
• Voyages et Logistique : Prendre en charge intégralement les déplacements de la Directrice Générale et de l'équipe de direction, ainsi que la logistique pour les réunions des Conseils d'Administration ou mondiales.
• Soutien aux Réunions : Participer à certaines réunions pour assurer la prise de notes, la rédaction des procès-verbaux et la gestion des solutions de vidéoconférence associées.
• Processus d'Approbation : Assurer la coordination et la circulation des documents à signer ou à faire approuver par la Directrice Générale.
• Comptabilité Administrative : Préparer chaque mois les feuilles de temps de la Directrice Générale, traiter les notes de frais et effectuer les rapprochements des relevés de carte bancaire.
• Administration du Bureau : Réaliser toutes les tâches administratives courantes du bureau : gestion du courrier, accueil téléphonique, organisation des dossiers et suivi des fournitures. 1
• Archivage : Organiser et mettre à jour la documentation et les archives liées aux Conseils d'Administration, à l'Équipe de Direction et aux projets spécifiques. 1
• Lien Siège-Terrain : Répondre aux demandes provenant des bureaux nationaux en interface avec le siège social basé à Montrouge. 1
• Projets Spéciaux : S'impliquer dans la coordination ou la réalisation de projets ponctuels ainsi qu'accomplir toute tâche supplémentaire confiée.

Required Qualifications:
Le candidat doit avoir un Bac+2 minimum en gestion, administration ou tout autre domaine pertinent. Une expérience confirmée en soutien de direction auprès de cadres supérieurs est requise. Des compétences organisationnelles excellentes et une capacité éprouvée à gérer les priorités et les imprévus sont essentielles. La maîtrise des outils bureautiques, notamment MS Teams, SharePoint et Outlook, est indispensable. Une maîtrise de l'anglais à un niveau courant (oral et écrit) est également requise. Les compétences administratives incluent la gestion d'agendas, l'organisation de réunions, le classement des documents, la rédaction et l'organisation de déplacements.

Educational Background:
Le niveau d'éducation requis pour ce poste est un Bac+2 minimum en gestion, administration ou dans un domaine pertinent. Cela implique une formation solide qui prépare le candidat à gérer des tâches administratives complexes et à soutenir efficacement la direction.

Experience:
Le candidat doit avoir une expérience confirmée en soutien de direction, idéalement auprès de cadres supérieurs. Cela signifie qu'il doit avoir une compréhension approfondie des dynamiques de travail au sein d'une équipe de direction et être capable de gérer des tâches variées dans un environnement dynamique et parfois stressant.

Languages:
La maîtrise du français est obligatoire, tant à l'écrit qu'à l'oral, pour assurer une communication fluide au sein de l'organisation. La maîtrise de l'anglais est également indispensable, avec un niveau courant requis pour les interactions avec des parties prenantes internationales et pour la rédaction de documents en anglais.

Additional Notes:
Le contrat proposé est un CDI à temps partiel de 20 heures par semaine. Le poste est rattaché à la Directrice Générale (CEO) et fait partie du département de la Direction générale et du Bureau. Le processus de recrutement inclut une prise de référence. Les candidats sont encouragés à postuler rapidement, car les candidatures sont examinées en continu et l'annonce pourrait être retirée avant la date de clôture prévue.