Premiere Urgence Internationale (PUI)

Un·e Secrétaire / Standardiste

Premiere Urgence Internationale (PUI)

Job Description

Date d'arrivée: Début février 2021 Contrat à durée Indéterminée Lieu: Siège, Asnières sur Seine Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’Association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la Nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 21 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est, et en France.

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Dans le cadre de la structuration de son service de Gestion des Ressources Humaines, Première Urgence Internationale recrute un Secrétaire / Standardiste (H/F) à Asnières-sur-Seine

Environnement

Vous faites partie d’une équipe de 8 personnes, composée d’une responsable de service, d’une adjointe, de 2 chargées de GRH, et de 2 assistantes en charge des départs et des retours et d’une secrétaire RH, dans un département RH de 20 personnes, réparti en 2 services (Gestion des Ressources Humaines et Recrutement & Parcours) pilotés par le Directeur des Ressources Humaines.

Mission

Sous la supervision de la Responsable de la Gestion des Ressources Humaines Adjointe, vous êtes en charge de l’accueil des visiteurs, du standard et du secrétariat RH (en appui à la population Siège).

Principales activités

Accueil

  • Accueil physique des visiteurs et collaborateurs
  • Renseignement des visiteurs et orientation vers les différents services
  • Mise à jour du tableau d’accueil
Gestion du standard

  • Réception téléphonique et orientation sur les différents postes
  • Prise des messages en cas d’absence ou d’indisponibilité
Gestion du courrier et des coursiers

  • Assurer l'envoi quotidien des courriers (habituels et recommandés) déposés dans la bannette en respectant les délais
  • Gérer l’approvisionnement en timbres (pour envois nationaux et internationaux) pour l'envoi des plis standards du Siège,
  • Effectuer l’affranchissement du courrier selon le poids des plis et tarifs en vigueur
  • Assurer la justification de la caisse timbre (factures) sur une base mensuelle à la comptabilité
  • Commander les coursiers sur demande des Assistant/es de GRH (visas notamment)
Secrétariat RH / Appui activités administratives des salariés du siège, sous contrôle du responsable GRH adjoint

  • Récupération des titres de transport et mise à jour du fichier de suivi
  • Distribution des titres restaurant et bulletins de paie
  • Transmission et mise en signature des états mensuels
  • Elaboration des dossiers administratifs et suivi des stagiaires
  • Autres tâches administratives selon l’évolution des besoins
Appui à la gestion administrative des salariés expatriés

  • Prises des RDV externes prévus dans le cadre d’un processus de départ en mission (médecine du travail, briefing psy, etc.)
  • Gestion des réservations d’hôtel / taxis / coursiers
  • Préparation des attestations Pôle Emploi
  • Visa Schengen
  • Mise à jour du trombinoscope des missions
  • Gestion des notes de frais
    • Collecte des notes de frais ;
    • Contrôle de l’éligibilité des dépenses ;
    • Saisie et transmission des pièces à la Comptabilité générale.
  • Autres tâches administratives selon l’évolution des besoins

Profil

Formation : Niveau Bac + 2 Expérience Professionnelle : Expérience préalable en secrétariat, assistanat d'entreprise, accueil ou gestion administrative.

Compétences techniques et aptitudes transversales:

  • Intérêt réel pour le secteur de la solidarité et partage de ses valeurs
  • Intérêt pour le métier des ressources humaines
  • Maîtrise des outils de bureautique et de communication
  • Bon relationnel, facilité de communication et goût pour le travail en équipe indispensable
  • Dynamisme, réactivité, adaptabilité, résistance au stress
  • Empathie, diplomatie, sens de la confidentialité
  • Organisation, gestion des priorités, rigueur, fiabilité
  • Capacité de travail en open space
  • Anglais courant indispensable

Conditions proposées

  • Statut : Employé
  • Type / Durée du contrat : Contrat à Durée Indéterminée
  • Prise de poste : Début février 2021
  • Salaire : 1.825 € brut mensuel, sur 12 mois
  • Autres : Prise en charge à hauteur de 50% du titre de transport, de 60% des Tickets Restaurant (d’une valeur faciale de 8 euros / jour) et de 80% la mutuelle santé et prévoyance. 5 semaines de CP par an, 1 RTT par mois (37 heures / semaine).
Merci d’envoyer CV et lettre de motivation à l’attention de Natalia MONTOYA, Chargée de Ressources Humaines Siège , à l’adresse suivante : recrutement-siege@premiere-urgence.org avec la référence SRH2021 en objet de votre mail.

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