International Labour Organization (ILO)

Spécialiste Principal De La Bibliothéconomie Et De L’information

International Labour Organization (ILO)

Job Description

Grade: P5 No. du poste: RAPS/2/2021/DDG MR/01 Date de publication: 09 juillet 2021 Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 09 août 2021 Job ID: 5902 Département: DDG/MR Unité: DDG/MR Lieu d'affectation: Genève Type de contrat: Durée déterminée Peuvent participer:
  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel du BIT.
  • Les candidats/tes externes.
Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler.  .

Les candidatures des fonctionnaires qui ont atteint leur âge de retraite tel que défini dans l'article 11.3 du Statut du personnel au plus tard le 31 décembre 2017, ou qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

L'OIT accueille les candidats ayant une expérience de travail au sein des mandants de l'OIT (gouvernements, organisations d'employeurs et d'entreprises, et organisations de travailleurs).

Les candidatures émanant de personnes originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici:  https://jobs.ilo.org/content/non--and-under-represented-member-States-FR/?locale=fr_FR Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe ou tout candidat interne postulant à une catégorie supérieure.

Nonobstant les considérations générales énoncées dans le statut du personnel de l'OIT, le présent avis de vacance de poste est le seul document faisant autorité en ce qui concerne les qualifications requises pour ce poste. Les qualifications minimales requises ont été déterminées en fonction des fonctions et responsabilités spécifiques de ce poste.

Les exigences linguistiques spécifiques pour ce poste sont détaillées ci-dessous. Toutefois, les candidats qui postulent à des postes vacants de la catégorie des services organiques, qui n'ont pas encore accompli avec succès leur période de stage au sein du BIT et dont la langue maternelle n'est pas l'une des langues de travail du Bureau (français, anglais et espagnol), doivent posséder une connaissance pleinement satisfaisante d'au moins une des langues de travail du BIT. S'ils sont nommés, ils peuvent être tenus d'acquérir la connaissance d'une deuxième langue de travail du Bureau au cours de leurs premières années de service.

Introduction

Le/la titulaire du poste dirige et gère l’Unité de l'innovation et de la gestion des connaissances (IKMU) qui relève du Portefeuille de la gestion et de la réforme. Le/la chef/fe de l’Unité de l'innovation et de la gestion des connaissances travaillera sous la supervision directe du conseiller principal, DDG/MR et sous la supervision générale de DDG/MR.

IKMU a été créée pour répondre à l'impératif stratégique consistant à donner à l'Organisation les moyens de répondre aux défis posés par la Déclaration du centenaire de l'OIT pour l'avenir du travail et de poursuivre l’engagement continu de l'OIT à fournir des travaux de qualité et à offrir le meilleur rapport qualité-prix. À cela s’ajoute que la nature et le rythme des changements continus dans le monde du travail font qu'il est vital que l'OIT elle-même soit en mesure d'innover dans ses propres activités et de mieux gérer les connaissances. L'IKMU joue également un rôle central dans le développement de la culture organisationnelle en mettant en pratique les méthodes de travail et les comportements qui répondent aux exigences de l'amélioration continue.

L’action d'IKMU est structurée en projets et le/la titulaire est chargé/e de guider et de contrôler la conception, la planification et la mise en œuvre des projets de changement organisationnel. Il/elle est responsable de la supervision du personnel d'IKMU.  Les projets peuvent émaner soit des cadres supérieurs et être de nature stratégique à l'échelle du bureau, soit de la base, applicables aux unités ou aux bureaux extérieurs et portant sur les opérations de gestion, les questions spécifiques et/ou le changement culturel.

Dans le cadre d’une approche participative, IKMU a pour ambition d'améliorer la qualité des services fournis aux mandants par l'innovation, la gestion des connaissances et le renforcement des capacités.

section facultative (si nécessaire)

Le/la chef/fe d'IKMU collaborera étroitement avec le personnel de l’unité, responsables pertinents et le personnel pour atteindre les objectifs suivants : - Favoriser une culture de collaboration et d'innovation en introduisant des principes, des pratiques et des comportements permettant et promouvant des façons de travailler ensemble plus efficaces et en participant activement à l'amélioration continue et à l'essai de nouvelles approches.

- Diriger l'amélioration de la gestion des données et du contenu afin de faciliter un accès facile et efficace à divers types d'informations, de données et de documents par le biais de systèmes à l'échelle du Bureau qui facilitent le partage des connaissances et la collaboration.

- Diriger le partage des connaissances, tant en interne qu'en externe, afin de s'assurer que les connaissances générées par l'OIT ont le plus grand impact possible.

- Développer les capacités institutionnelles en matière de gestion des connaissances et d'innovation afin de garantir que les outils, les aptitudes et les compétences nécessaires pour collaborer, partager les connaissances et innover soient davantage renforcés.

- Faciliter la formulation et la mise en œuvre de politiques, de produits et de services innovants afin de mieux répondre aux besoins des mandants et d'optimiser la qualité des services et l'efficacité des processus, tant au niveau des conseils techniques que des mécanismes de prestation.

Pour atteindre les objectifs ci-dessus, le /la Chef/fe de l’unité de l'innovation et de la gestion des connaissances collaborera avec les gestionnaires et le personnel concerné pour identifier les possibilités d'amélioration dans les domaines suivants : - Innovation et gestion du changement - aider le personnel à mettre en pratique les nouvelles idées et à gérer le changement - Gestion des connaissances - aider le personnel à améliorer les processus de travail collaboratif et l’acquisition, le stockage et le partage des connaissances - Renforcement des capacités - aider les groupes clients à améliorer la dynamique et l'efficacité des équipes Le/la titulaire travaillera en étroite collaboration avec les cadres supérieurs, les gestionnaires et le personnel du Bureau qui apportent un appui à l’innovation et la gestion des connaissances et le développement des capacités.  Il/elle sera notamment en contact régulier avec les directeurs, les responsables et le personnel du BIT du département, de l'unité ou du bureau extérieur où le projet est mis en œuvre. Le/la chef d'IKMU pourra également représenter le BIT dans les réseaux externes y compris d'autres institutions du système des Nations Unies, pour partager des informations sur l'innovation, les examens des processus opérationnels, les connaissances et la gestion du changement.

Tâches spécifiques

1.Aider le conseiller principal à définir l'orientation stratégique et les priorités de l'unité, en assurant la Coordination avec les principaux acteurs.

2.Assumer la direction, tant sur le plan technique que sur celui de la gestion, des fonctions quotidiennes de l'unité. Établir les plans de travail et favoriser un environnement de travail harmonieux.

3.Collaborer avec les responsables et le personnel de l'ensemble du Bureau afin d'identifier les possibilités d'élaborer et de mettre en œuvre des améliorations dans les opérations, les conseils stratégiques, les produits et les services de la connaissance à l’appui des prestations offertes aux mandants.

4.Superviser et guider la conception, la planification et la mise en œuvre de projets d'innovation et de gestion des connaissances portant sur des solutions stratégiques, des produits, des services et des méthodes de travail.

5.Veiller à ce que les activités de diagnostic et de conception soient les plus adéquates pour atteindre les objectifs des projets et soient menées aux niveaux de qualité et d'efficacité appropriés. Guider l’élaboration des solutions pour maximiser les avantages en vue de produire un impact positif sur l'efficacité et l'efficience au niveau du Bureau.

6.Surveiller l'élaboration, l'examen et la révision du matériel de formation ; dispenser une formation au personnel du BIT sur les méthodes de gestion de l'innovation et des connaissances et sur les outils de gestion de l'amélioration continue du BIT ; contrôler la qualité de la formation dispensée.

7.Fournir, une fois le projet terminé, un appui aux responsables sur les mesures prises pour assurer la mise en œuvre et la durabilité des améliorations, y compris les outils de gestion de l'amélioration continue du BIT.

8.Assurer la liaison avec d'autres acteurs du Bureau engagés dans l'innovation et la gestion des connaissances pour garantir des niveaux appropriés de coordination, de collaboration et de synergie, tels que, INFOTEC, RESEARCH, HRD et DDG/P.

Tâches génériques

1. Gérer l’ensemble des activités de la bibliothèque ou un ensemble de fonctions connexes dans le cadre d’un programme portant sur différents besoins et diverses fonctions en matière d’information.

2. Superviser le personnel des services organiques et généraux de l’unité. Proposer et actualiser des stratégies et établir des procédures de travail, des normes et des lignes directrices politiques pour l’ensemble des unités fonctionnelles pertinentes.

3. Prendre les dispositions et fournir les orientations nécessaires à l’élaboration et à la prestation des services d’information.

4. Renforcer la coordination des réseaux d’informations et promouvoir les services d’information et les services de la bibliothèque.

5. Gérer l’élaboration des collections et des bases de données de la bibliothèque afin de répondre aux besoins d’informations spécialisées de l’organisation et des clients des services d’information. Évaluer les bases de données, les produits et les services et déterminer de nouveaux procédés permettant de répondre aux besoins.

6. Prodiguer des conseils autorisés et représenter la bibliothèque sur des questions relatives à ses travaux, coordonner ses activités avec d’autres unités de l’organisation et avec des centres appartenant au réseau d’informations.

7. Planifier, développer et organiser des activités, préparer des propositions concernant le programme de travail et le budget, formuler et mettre en œuvre des propositions de politiques et maintenir les ressources humaines et financières appropriées.

Qualifications requises

Formation

Diplôme universitaire supérieur en gestion des connaissances, sciences de l'information, gestion de l'information, développement international, en Administration des affaires, gestion, communication, sciences sociales ou autre domaine pertinent. Un diplôme universitaire de premier niveau (dans l'une des disciplines susmentionnées ou dans un autre domaine pertinent), assorti de deux années d'expérience pertinente supplémentaire en complément de l'expérience requise ci-dessous, peut être accepté en lieu et place du diplôme supérieur.

Expérience

Au moins dix ans d'expérience à un poste à responsabilité croissante dans le domaine de la gestion de l'innovation/du changement et information ou de la gestion des connaissances, y compris la gestion de projets de changement organisationnel et expérience au niveau international.

Langues

Excellente maîtrise d'une langue officielle (anglais, français, espagnol) de l'Organisation et connaissance pratique d'une deuxième langue officielle. L'une de ces langues doit être l'anglais. La connaissance pratique d'une troisième langue officielle serait un avantage.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert: Compétences techniques 1.Connaissance approfondie des politiques, des procédures administratives et des pratiques du Bureau. Excellente aptitude à élaborer, à mettre en œuvre et à évaluer des projets et à en assurer le suivi. Aptitude confirmée à conseiller et à orienter le personnel en matière de politiques, procédures et pratiques. Aptitude confirmée à coordonner des activités et à élaborer des lignes directrices et des politiques. Excellentes aptitudes rédactionnelles. Excellentes compétences en matière de communication et de présentation. Sens de la négociation. Compétences informatiques. Excellente faculté d’encadrement, d’organisation et de gestion. Aptitude démontrée à concevoir, mettre en œuvre et évaluer des activités de l’unité de travail. Aptitude avérée à suivre et évaluer efficacement le programme de travail et les ressources.

2.Connaissance approfondie de la méthodologie de conception centrée sur l'utilisateur, par exemple l'entretien, l'enquête, l'analyse de la demande, l’analyse comportementale, etc.

3.Connaissance des concepts, principes, outils et méthodologies de gestion des connaissances.

4.Connaissance de l'utilisation de méthodes structurées de résolution des problèmes et de l'analyse des causes profondes.

5.Connaissance de la conception et de l'animation d'ateliers et de consultations en présentiel et en ligne.

6.Capacité avérée à assurer des activités de formation (le/la titulaire doit être capable de mener des formations de groupe et individuelles) à la fois en présentiel et en ligne.

7.Esprit de décision et capacité de résoudre des problèmes.

i.Description claire et concise des problèmes ii.Aptitude à faire valoir des arguments basés sur une analyse fondée sur les faits iii.Aptitude à trouver des solutions pragmatiques et réalisables iv.Capacité à obtenir l'adhésion et à convaincre les responsables et le personnel de la nécessité de changer et de mettre en œuvre de nouvelles méthodes de travail créatives.

iii.v. Capacité à surmonter les obstacles au changement 8.Solides compétences analytiques (aptitude à effectuer une analyse des causes profondes, à formuler des recommandations et à suivre les résultats).

9.Aptitude à évaluer la qualité et l'efficacité d'exécution des processus, à élaborer des propositions de projets et à mettre en œuvre des améliorations des processus.

10.Connaissance approfondie de la méthodologie de gestion allégée « Lean », de gestion du changement pour les pratiques d'amélioration continue et les changements culturels.

11.Connaissance des principes et des techniques d'innovation tels que la pensée conceptuelle («Design thinking »), l’analyse comportementale et la boîte à outils des Nations Unies pour l'innovation (« UN Innovation Toolkit »).

Compétences comportementales 1.Capacité avérée à assumer toutes les responsabilités, à agir avec intégrité et transparence en respectant les normes sociales, éthiques et organisationnelles, et à respecter tous les engagements dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits.

2.Discrétion absolue dans le traitement des questions confidentielles.

3.Capacité à promouvoir le partage des connaissances et la culture de l'apprentissage au sein du Bureau, et à orienter et guider les autres pour atteindre les objectifs au niveau individuel et collectif.

4.Aptitude à préserver l’efficacité lors de changements majeurs dans les tâches ou l'environnement de travail et à s'adapter efficacement au travail dans le cadre de nouvelles structures, processus, exigences ou cultures du travail.

5.Solides compétences en communication écrite et verbale, y compris la capacité à établir des réseaux pour obtenir la coopération de partenaires.

6.Tact et aptitude à collaborer efficacement au sein d'équipes inter-fonctionnelles.

7.Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

Conditions d'emploi

  • Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d'emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l'intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.
  • Le contrat initial sera émis pour une période de vingt-quatre mois.
  • Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.
  • Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes.
Pour plus d'informations sur les conditions d'emploi, veuillez consulter: https://jobs.ilo.org/content/International-FR/?locale=fr_FR.

Information importante

Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux intéressés par ce poste sont informés que, s'ils sont sélectionnés, ils se verront offrir le traitement et les indemnités applicables au grade du poste auquel ils postulent, ce qui peut entraîner des modifications substantielles de leur rémunération nette. Conformément à l'article 3.4 du statut du personnel du BIT, le traitement d'un fonctionnaire, lors de sa promotion, ne peut en aucun cas être supérieur au traitement maximal du grade auquel il a été promu. Pour toute question ou précision, veuillez contacter votre partenaire RH à l'adresse suivante : hrpartner@ilo.org Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT, ILO Jobs, à l'adresse suivante :  https://jobs.ilo.org/?locale=fr_FR. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc. afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant des adresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.

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