Creative Associates International

Specialiste Finance Et Subventions

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Job Description

En étroite collaboration avec l'Ambassade des Etats-Unis au Benin et USAID, le but du Programme Régional d'Appui aux Pays Côtiers (PRAPC) financé par USAID/OTI est d'appuyer les priorités de la politique étrangère des Etats-Unis pour consolider la stabilité et prévenir l'extrémisme violent dans les pays côtiers, y compris le Benin.

Les objectifs initiaux du programme sont:
  1. Mettre en œuvre rapidement et de façon efficace des activités pertinentes et ciblées sur le terrain qui peuvent être amplifiées.
  2. Informer et améliorer la qualité des interventions du Gouvernement Américain en exécutant des activités pilotes et en partageant les rapports de mise en œuvre.
  3. Offrir une capacité de réponse rapide, allant du recrutement des consultants à l'exécution d'activités à impact rapide en cas de survenance de crise ou d'une opportunité.
SOMMAIRE DU POSTE La/Le Spécialiste Finance et Subventions (SFS) assurera de la gestion efficace et efficiente des subventions sur le terrain et s'assurera que les paiements et procédures financières soient exécutés conformément aux normes et règlements de Creative et de l'USAID. La/Le SFS préparera les salaires et s'assurera que les remboursements et les avances octroyés au personnel soient régularisés et que les paiements liés aux subventions soient faits dans les délais prescrits. La/Le SFS renforcera les capacités des bénéficiaires et des autres membres du personnel dans le domaine de la gestion des subventions.

Lieu de travail: Ce poste est basé à Parakou, Département du Borgou, Bénin (sujet à confirmation).

RAPPORTAGE & SUPERVISION La/Le Spécialiste Finance et Subventions rend compte, au plan administratif, au Gestionnaire Régional de Programme. Le SFS se rapport également au plan technique au Directeur des Finances et au Directeur des Subventions basés à Accra, Ghana.

Responsibilities

Les tâches spécifiques du poste incluent mais ne se limitent pas à: Finance
  • Préparer les rapports financiers et assister le Directeur des Finances dans la prévision et la demande de fonds auprès du siège d'afin d'assurer un approvisionnement adéquat pour les besoins du programme.
  • Procéder au paiement des factures approuvées aux fournisseurs et les salaires mensuels du personnel.
  • Gérer la petite caisse : vérifier les bons et les factures, et assurer le réapprovisionnement au niveau requis conformément à la procédure en vigueur.
  • Superviser les flux de trésorerie, et le respect des lois fiscales et du travail au Benin.
  • Assister le Directeur des finances dans la production des rapports financiers mensuels conformément aux procédures du siège et assurer la réconciliation financière à la clôture des activités. Veiller à ce que les soldes soient correctement chiffrés et les rapports soumis dans les délais prescrits.
Subventions
  • Tenir à jour les dossiers financiers des subventions et aider au suivi financier des sous-traitants locaux et les contrats à coût fixe au besoin.
  • S'assurer du contrôle qualité et de l'intégrité des données dans la base de données des subventions en ligne de Creative et veiller à ce que les données dans le système soient toujours à jour.
  • Superviser la mise en œuvre et la gestion des subventions.
  • Elaborer en Coordination avec le spécialiste programme, les budgets des activités et en assurer le suivi, l'examen et la révision au besoin.
  • Gérer les engagements financiers, les dépenses, les soldes des activités clôturées et toutes les sources de financement du programme et s'assurer que les fichiers maîtres (Master files) des subventions soient toujours à jour et prêts à être auditer.
  • Mettre à jour et gérer les dossiers des subventions sur la base de données OTI Anywhere, le Sharepoint de Creative et générer les rapports internes hebdomadaires sur les subventions.
  • Faire le suivi de la conformité des organisations qui recoivent les subventions avec la politique des subventions de Creative telles que détaillées dans le manuel des subventions par le biais de visite sur le terrain, l'examen des rapports financiers et informer les superviseurs en cas de non-conformité.
  • Coordonner étroitement avec le personnel du programme pour assurer la gestion et le suivi efficient des accords de subventions.
  • Coordonner avec le département des achats et l'équipe programme pour faciliter la réunion de démarrage des activités, le suivi et la clôture des subventions.
  • Toute autre tâche à la demande du Gestionnaire Régional de Programme, du Gestionnaire des Finances et du Gestionnaire des Subventions.
  • Diplôme de licence en finance/comptabilité professionnelle ou tout autre domaine pertinent.
  • Avoir au moins quatre (4) années d'expérience professionnelle générale dans des contextes opérationnels complexes et difficiles, et deux (2) ans et plus d'expérience spécifique liée au poste.
  • Avoir de fortes compétences en informatique et dans l'utilisation de logiciel de comptabilité et de finance.
  • Avoir une connaissance des exigences contractuelles, juridiques et financières soumises au financement de USAID
  • Avoir une expérience dans la gestion financière et budgétaire des programmes USAID (souhaitée) ou expérience similaire avec d'autres bailleurs/d'autres agences du Gouvernement Américain. Avoir une expérience antérieure de gestion de subvention sous financement USAID serait un atout déterminant.
  • Avoir une forte compétence organisationnelle, flexibilité et pouvoir travailler sous la pression en gérant diverses priorités dans un environnement dynamique.
  • Avoir la maitrise du Français parlé et écrit.
  • Connaissance avancée de l'anglais à l'oral et à l'écrit hautement souhaitée, niveau moyen requis.
  • Maitrise de langues locales du nord du Bénin souhaitée.
  • Être disposé à être basé dans le nord du Bénin.
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