Job Description

Grado: G4 Número de la vacante: DC/ISSA/G/2021/01 Fecha de publicación: 12 de abril de 2021 Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 4 de mayo de 2021 Job ID: 5895 Departamento: ISSA Unidad: ISSA Lugar de destino: Ginebra Tipo de contrato: Contrato especial de corta duración  (5 meses y 3 semanas) El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.

Pueden participar:
  • Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
  • Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación.
  • Candidatos externos*
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 5728.33 francos suizos por mes.

Introducción

La Asociación Internacional de la Seguridad Social (AISS) es la organización internacional líder a nivel mundial que reúne a organismos e instituciones de seguridad social. Creada en 1927 bajo los auspicios de la Organización Internacional del Trabajo, la AISS agrupa a más de 320 organizaciones miembros de cerca de 160 países.

El puesto de trabajo está adscrito al Departamento de Promoción y Servicios a los Miembros (MSP) de la AISS.

El objetivo del puesto es garantizar la prestación de servicios de apoyo administrativo a los equipos de eventos y de comunicaciones en el MSP.

Relación jerárquica: 

El/la titular del puesto dependerá del Director del MSP.

Descripción de las tareas

Funciones específicas:

  • Proporcionar servicios generales de secretaría para los eventos en línea organizados por la AISS (por ejemplo, webinarios, Foros Regionales de la Seguridad Social, talleres virtuales y otras actividades).
  • Ayudar, siempre que sea necesario, al equipo de eventos en el uso del sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), lo que incluye la inscripción de participantes, la redacción de correspondencia estándar basada en los modelos establecidos y la respuesta a las solicitudes de los miembros para ayudar a realizar tareas relacionadas con los eventos.
Tareas y responsabilidades genéricas:

  • Proporcionar servicios generales de secretaría para la ejecución de los proyectos del MSP y las actividades en curso. Estos servicios incluyen redactar una variedad de correspondencia estándar en inglés y mecanografiar en otro idioma o idiomas. Corregir la sintaxis, la puntuación y la gramática, así como el formato del material y de los documentos preparados por otros miembros del personal para adaptarlos a los requisitos de las guías de estilo pertinentes en inglés.
  • Seleccionar, registrar, si es necesario, y redirigir mensajes de correo electrónico y correspondencia. Informar y recordar al personal responsable las fechas de seguimiento, y controlar los plazos para dar respuesta o llevar a cabo acciones específicas.
  • Mantener al día los sistemas de archivo y de referencias del MSP en colaboración con los profesionales y el Director del Departamento, de manera que se ajusten a la buena organización de la unidad de disco del MSP. Buscar y facilitar la información y los documentos del MSP pertinentes cuando se le solicite.
  • Cuando sea necesario, actuar de enlace y colaborar con otros departamentos y unidades para la realización de tareas.
  • De acuerdo con el puesto, deberá realizar una variedad de actividades de apoyo administrativo básicas en colaboración con otras unidades de trabajo de la AISS, según se requiera, y en particular durante los eventos y otros períodos de máxima actividad.

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios secundarios o escuela comercial.

Experiencia

Al menos cuatro años de experiencia como secretario/a.

Idiomas

Excelente dominio del inglés y buenos conocimientos prácticos de otro idioma oficial de la AISS (francés, español o alemán).

Competencias

Capacidad para utilizar programas informáticos de tratamiento de textos y de correo electrónico. Capacidad para responder de manera adecuada a las consultas que se realicen por correo electrónico. Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad para organizar el trabajo propio. Capacidad para realizar búsquedas en Internet. Capacidad para utilizar otros paquetes de programas informáticos que requiera el MSP. Conocimiento de los procedimientos para redactar correspondencia administrativa. Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera del MSP con el fin de completar ciertas tareas. Capacidad para evaluar la correspondencia y las consultas recibidas a fin de elegir la manera más adecuada de proceder. Conocimiento de las reglas de la Asociación para la preparación de documentos y la utilización de los sistemas de archivo.

Proceso de reclutamiento

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

Peligro fraude

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

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