Job Description

Sous la supervision générale du Directeur Pays Adjoint /Opérations et supervision directe du spécialiste aux Opérations , l’Associé/e au Budget du Programme, a pour mission principale, en tant que Responsable de l’Unité d’appui à la gestion des programmes (PMSU), d’appuyer le bureau en matière de la Coordination et de l’assurance d’une gestion rigoureuse des ressources intégrées du Bureau, transparente et axée sur les résultats du Programme Pays.

Il/elle participe activement à l’exécution des services financiers du programme permettant une utilisation effective et transparente des ressources financières et l’intégrité des services financiers.

Il/elle contribue à l’identification des réponses créatives face aux nouveaux défis et opportunités du Programme Pays. Elle/Il apporte une assurance qualité dans la planification budgétaire, la mise en œuvre et le suivi et évaluation des activités du Programme Pays et fournit des services d’appui conseil à la Direction du Bureau. Elle/Il est responsable de la promotion d’un environnement de collaboration axé sur les clients et les résultats et conforme aux règles et procédures du PNUD (Programme and Operations Policies and Procedures – POPP) et du Cadre de Contrôle Interne du Bureau Pays.

L’Associé/e au Budget travaille en étroite collaboration avec la direction et les Unités du Programme et des Opérations ainsi que les projets dans l’étude et la préparation des rapports financiers demandés. Il/elle travaillera également avec le Siège pour résoudre des questions complexes relatives aux programmes et aux opérations. A ce titre, il/elle devra donc travailler en étroite collaboration avec les Opérations et le Programme du Bureau de pays.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions-clés : En relations avec l’équipe de programme, le titulaire prépare ou vérifie toute information, rapport et action mandataires qui concernent la gestion des programmes en particulier pour les fonctions suivantes :
  • Appui à la gestion orientée sur les résultats du Programme Pays et suivi des performances du bureau ;
  • Appui à la Stratégie de Mobilisation des Ressources, à la gestion et au suivi des conventions de financement en appui au Programme Pays
  • Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances, et guide de toutes les parties prenantes sur les questions de gestion des programmes et de rapportage aux bailleurs.
Il/elle fournit des services de conseil au personnel du programme et à celui des projets. Il/ elle assure le suivi des activités de mobilisation des ressources du bureau et de la mise en œuvre du pipeline dans Atlas . A cet égard, il/elle conseille le bureau et les partenaires dans leurs efforts de mobilisation des ressources et appui l’intégration des activités de mobilisation de ressources dans le plan de communication du bureau. Il/ elle assiste le bureau dans l’utilisation outils de gestion, forme les utilisateurs et contribue à la préparation et mise à jour des plateformes de gestion de données en ligne et outils RBMs.

Sous la supervision du spécialiste aux opérations, Il/elle appui la mise en œuvre de la stratégie financière du Bureau et le contrôle de gestion des ressources budgétaires intégrées du bureau (Ressources centrales et Autres – Programmes et Opérations). En particulier, il/ elle analyse et présente sous forme agrégée les informations et les rapports de gestion et de mobilisation des ressources soumis aux différentes réunions (SMM – SSM – POM – GSM)  et par les différents groupes de travail  de travail du bureau  et prépare des recommandations en conséquence.

  • Appui à la planification et au suivi budgétaire ainsi qu’au suivi de l’exécution financière des projets/programmes (NIM, DIM, ONG, AGex);
  • Appui au renforcement des capacités nationales et de celles du PNUD en matière de NIM, DIM, exécution ONG, exécution Agences, y compris la mise en œuvre du HACT
Appui a la planification et au suivi budgétaire ainsi qu`au suivi de l’exécution financière des projets/programmes (NIM, DIM, ONG, AGex) :

  • Responsable de la conformité avec les règles, règlements et politiques des Nations Unies et du PNUD sur les activités financières.
  • Responsable de la conformité avec le système financier d`enregistrement et de rapport et du suivi des recommandations des audits.
  • Mise en place du cadre de contrôle interne, fonctionnement adéquat d`un système de gestion des ressources financières axée sur les clients des programmes.
  • Appui à la planification/allocation budgétaire pluri- annuelle des ressources du Programme (RPF : TRAC, TF, C/S) ;  Analyse des écarts des plans de travail annuel et trimestriel des projets de développement avec le RPF et les recommandations de mesures rectificatives (révisions budgétaires);
  • Assurance du suivi rigoureux de la trésorerie des projets de développement  (ASL),  identification des goulots d’étranglement et mise en œuvre de mesures idoines conformes aux procédures;
  • Appui dans l’analyse de la fiabilité des demandes d’avances de fonds trimestrielles NIM et ONG et de leur conformité avec les procédures et réglementation du  PNUD en matière de gestion des avances NIM;
  • Envoi du budget des projets au KK sur la base des documents de projets et des budgets projets signés
  • Suivi de l’évolution de la situation globale des dépenses des programmes et projets à travers ATLAS: Assurance de fiabilité des rapports de décaissements trimestriels consolidés (CDR); Génération, partage et envoi à la certification trimestrielle et annuelle des CDRs par le Gouvernement et les autres agences d’exécution.
  • Suivi de la situation globale et des projets et programmes dans la plateforme Corporate Planning System (CPS) et propositions des mesures correctrices à appliquer, sous la direction du superviseur.
  • Suivi périodique des Dashboard et des exceptions, identification des solutions en collaboration avec le superviseur.
  • Fourniture de conseils à la Direction et au personnel du bureau sur les questions de rapportage
  • Assurance d’une exploitation efficace d’ATLAS (insertion systématique des données relatives aux projets) en appui à la gestion financière des projets de développement et de gestion.
  • Application rigoureuse de la politique de recouvrement des coûts (GMS, ISS);
  • Transmission des directives administratives et financières d’usage aux agences d’exécution des projets, sous la direction du superviseur;
  • Assurance de l’archivage des documents précis au PMSU, tels que les CDR signes des directeurs de projet, les rapports trimestriels DIM, les accords et leurs extensions sans coûts.
  • Appui au Programme dans la mise en place des IPSAS.
Appui au renforcement des capacités nationales et de celles du PNUD en matière de gestion des projets/programmes du PNUD sous modalités d’exécution NIM, DIM, ONG et AGex;

  • Contribution substantive a la formulation et/ou a la révision d`un plan de renforcement des capacités nationales si nécessaire, pour assurer l’efficacité et la conformité de la gestion des programmes aux règles en vigueur.
  • Appui au renforcement des capacités du NIM conformément aux manuels de gestions des projets et programmes et aux recommandations des études macro/micro du processus d’Harmonisation des modalités de transfert de cash du Système des Nations Unies (HACT);
  • Appui au renforcement du DIM conformément aux exigences du PNUD et du cadre de contrôle interne du Bureau;
  • Appui au renforcement de l’exécution ONG, conformément aux exigences de la modalité, y inclus l’assurance du diagnostic des capacités.
En étroite collaboration avec l’équipe de suivi évaluation, Appui à la gestion orientée sur les résultats du Programme Pays et suivi des performances du bureau:

  • Appui dans l’élaboration des Plans annuels de travail Intégrés (IWP), de tous les exercices requis par le nouveau système de gestion axé sur les résultats (Corporate Planning System) ainsi que les Plans de travail annuels des projets, de même que l’identification des cibles annuelles devant servir dans le cadre de la Balance Scorecard;
  • Assurance que les budgets enregistrés dans ATLAS sont conformes aux PTAs signés avec la contrepartie nationale ;
  • Suivi régulier des indicateurs de performance du Bureau: Dashboard Finance et IPSAS et de la Balance Scorecard, identification des goulots d’étranglements,  propositions de solutions idoines ; Introduction dans ATLAS des informations relatives au rapportage statutaire du Programme Pays (ROAR, Dashboard, Balance Scorecard, Plan d’audit du Bureau Pays);
  • Contribution, en collaboration avec le gouvernement, l’Unité des Politiques et Stratégies (UPS) du bureau de pays et les autres agences du Système des Nations Unies, aux revues annuelle, à mi parcours et finale de l’UNDAF, CPD/ CPAP;
  • Appui à la préparation et au suivi des évaluations des programmes, des Audits annuels des programmes et projets NIM, et des Audits intégrés du Bureau Pays; Assurance de suivi des recommandations des audits, y inclus la mise à jour en ligne de la base de données relatives au suivi de gestion des Audits NIM et BP (CARDS);
  • Assurance du respect des exigences statutaires des conventions de financement/ accords de partenariats dans les délais prescrits (TTF, TF, C/S).
  • Assurance de la clôture opérationnelle et financière des projets de développement conformément aux procédures et dans les délais prescrits;
  • Elaboration de rapports réguliers (DEX, Atlas, bailleurs,) à temps et en qualité sur la situation des ressources programmatiques du programme;
Appui à la Stratégie de Mobilisation des Ressources, à la gestion et au suivi des conventions de financement

  • Appui dans l’élaboration des accords avec les bailleurs, les accords de partage de coûts et de fonds fiduciaires ;
  • Suivi de la réception des contributions des bailleurs  en collaboration avec le GSSC et l’unité des contributions du siège, préparation d’éléments AR en suspens et les certifications annuelles ;
  • Tracking et rapportage sur les ressources mobilisées en effectuant toutes les actions y relatives si cette responsabilité est assignée à l`Associe(e) au Budget du Programme
  • Conseils  au personnel des programmes et des projets sur les exigences des différents donateurs et suivi des rapports financiers à soumettre aux donateurs.
Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances, sur les questions budgétaires/financières en se focalisant sur les résultats suivants :
  • Conseils aux agences d'exécution sur la mise en oeuvre de projets, en assurant le suivi de l’utilisation des ressources financières;
  • Conseils  au personnel des projets et programmes sur les exigences de rapportage administratif et sur le NEX, particulièrement sur les questions  budgétaires;
  • Formations du personnel des Opérations/Programme/projets sur la gestion financière et le (Cororate Planning System);
  • Elaboration d`une synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques  sur les questions financières du programme et des projets;
  • Contribution substantive aux réseaux de connaissance et aux communautés de pratiques.
Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité globale du CO dans le programme, la bonne gestion des finances et le succès dans la mise en œuvre des stratégies du programme et sa bonne gestion. Une analyse et une présentation correcte de l’information  accroît la position du PNUD comme partenaire solide. L’information fournie facilite la prise de décision de la part de la Direction.

Competencies

Compétences fonctionnelles :

Création de partenariats

Informations et bases de données

  • Analyse les informations générales et sélectionne du matériel pour l`appui aux initiatives relatives à la création de partenariats;
  • Entretient les bases de données sur les bailleurs de fonds;
  • Effectue le tracking et élabore les rapports sur les ressources mobilisées.
Promotion de l`apprentissage organisationnel et du partage de connaissances

Recherche et analyse de base

  • Recherche les meilleures pratiques et introduit de nouvelles méthodes plus effectives de performer dans le travail;
  • Identifie et communique des opportunités de promouvoir l`apprentissage et le partage de connaissances.
Compétences professionnelles et expertise technique

Connaissance fondamentale des processus, des méthodes et des procédures

  • Possède les capacités à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste
  • Possède les connaissances de base des politiques et procédures de l`organisation liées au poste et les applique de façon consistante dans le travail.
  • Identifie les nouvelles et meilleures approches aux processus de travail et les applique dans le travail au quotidien.
  • S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage
  • Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail.
  • Démontre une compréhension et une connaissance approfondie des procédures et des outils de gestion de projets et les applique de manière régulière dans le travail.
Promotion du changement et du développement organisationnels

Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel

  • Recherche les meilleures pratiques sur le changement et le développement organisationnels.
  • Démontre des aptitudes à identifier les problèmes et proposer des solutions.
Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

Collecte de données et mise en œuvre des systèmes de gestion

  • Utilise les informations/les bases de données/les systèmes de gestion
  • Fait des recommandations en relation aves les procédures du travail et la mise en œuvre des systèmes de gestion
Orientation vers le Client

Entretien de bonnes relations avec les clients

  • Prépare les rapports aux clients internes et externes à temps et de qualité.
  • Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’Unité de travail et avec les clients internes et externes.
  • Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais.
  • Répond rapidement aux besoins des clients.
Promotion du principe de recevabilité et  gestion de programme basé sur les résultats

Collecte et dissémination des informations

  • Collecte et dissémine les informations sur les meilleures pratiques sur les systèmes de redevabilité et de gestion axée sur les résultats.
  • Maintient régulièrement les bases de données.
Compétences générales

  • Démontre/préserve les valeurs d’éthique et d’intégrité.
  • Démontre le sens de connaissances générales et un bon jugement.
  • L’auto développement, prise d’initiative.
  • Possède le sens d`esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe.
  • Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement.
  • Crée des énergies  et des synergies à travers l`autocontrôle.
  • Gère les conflits.
  • Apprentissage et partage des connaissances et encourage l’apprentissage des autres. Promouvoir l`apprentissage et la gestion et le partage de connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel.
  • Prises de décision transparentes et éclairées.
Formation et certification en Prince2, RMG.

Required Skills and Experience

Education :

  • Diplôme des études secondaires, avec une certification spécialisée en comptabilité et finance ;
  • Un diplôme universitaire en Administration des affaires (Business), ou administration publique, finances, serait souhaitable mais ne constitue pas une exigence.
Expérience:

  • 7 années d’expérience de responsabilités progressives en administration ou en comptabilité requises au niveau national ou international, avec des connaissances en gestion de programme et projets souhaitable ;
  • Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et dans les logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc) et une connaissance avancée des tableurs et logiciels de traitement de données, expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion assistés par l’internet.
Connaissances linguistiques:

  • Maîtrise du français écrit et parlé et bonne connaissance de l’Anglais.
Note:

  • Ce poste est uniquement ouvert aux candidats de nationalité burundaise et aux étrangers établis au Burundi et disposant d'un permis de travail du Burundi;
  • Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.

Disclaimer

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