Management Systems International (MSI)

Junior Procurement Specialist (Colombia Transforma Program)

Management Systems International (MSI)

Job Description

Junior Procurement Specialist, Colombia Transforma Program, Bogotá, Colombia Company Profile:

MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of Monitoring and Evaluation (M&E), institutional development, public sector management, governance and anti-corruption. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Jordan, Kenya, Indonesia, Syria, Pakistan, Afghanistan, Ukraine, Colombia and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with organizations across all sectors of international development to support clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the United Nations Development Program to national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Project Summary:

The Colombia Transforma Program aims to support the irreversibility to the Peace Agreement Accord and to advance the initial obligation of peace implementation by helping the Government of Colombia (GOC) install its own flexible, rapid response capacity to achieve quick wins, jump start peace implementation in the most critical national Security geography in accordance with prioritization done by GOC, and provide punctual, strategic Technical Assistance to three levels of government.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.

Position Summary: The Jr. Procurement Specialist (JPS) is part of the procurement team of Colombia Transforma and will be based in Bogotá, under the supervision of the procurement specialist (PS). The position supports the Procurement Specialist in requesting quotes for purchases, completing the selection matrix, legal documents of suppliers, physical and electronic archiving, Coordination of material deliveries to beneficiaries of the program, coordination of Logistics under activities, preparation of documents for requests for advances and payments, in coordination with the Procurement Specialist. The position is a fixed-term labor contract.

Responsibilities:
  • Provide administrative support for logistics and procurement activities as requested by the program team or the Procurement Specialist and Procurement Manager
  • Support the Program Team (EP), in obtaining quotations during the structuring phase of the budgets for the Activities
  • Prepare and launch the Request for Proposals, receive the proposals, and fill out the selection matrix
  • Document all the processes of request of quotation and to archive all the documents that support it, in electronic means in the folder of each Activity
  • Organize, scan and archive information related to purchases on Transforma server and administrative activities as needed
  • Conduct Verification in Lists (ATVs), suppliers and subcontractors
  • Coordinate with the Grants Specialist, Procurement Specialist and Junior Grants Specialist Purchasing requests (ARM's)
  • Help maintain an up-to-date list of suppliers and subcontractors
  • Serve as liaison between the Program Team (EP) the Procurement Specialist and the finance area team to provide the documentation needed to issue the payments related to the activities
  • Support the tracking of procurement processes to advance in accordance with the implementation plan of each activity
  • Attend field meetings and other meetings and provide note-taking support as requested
  • Support in the verification and delivery of materials and equipment to the beneficiaries under agreements in kind
  • Support coordination of activities that require logistics (events, workshops, transportation, food, lodging)
  • Assist with special projects and tasks in support of Procurement Specialist, Program Team and other members of the procurement team, as needed
  • Maintain absolute discretion and professionalism regarding all confidential matters related to the performance of their duties
  • Arrange travel at local or national level as required
  • Track the status of all executed and running processes
  • Any other duty that the Procurement Specialist or Procurement Manager may determine
Qualifications:
  • Administration professional or current undergraduate studying business administration or other related discipline preferred but not required
  • Minimum of two years of experience working with procurements and / or administrative processes is required
  • Skills in handling Excel and Word
  • Ability to keep in execution and control several processes and / or simultaneous activities
  • Experience working in remote and complex areas
  • Ability to work effectively under pressure and with colleagues
  • Disposition to follow instructions and procedures
  • Fluency in Spanish is required
Reasonable Accommodations: MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please email MSI.Dept.HRRecruiting@tetratechinc.onmicrosoft.com with Reasonable Accommodations in the title. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

Especialista Junior de Compras, Programa Colombia Transforma, Bogotá, Colombia Perfil de la compañía:

MSI, una compañía de Tetra Tech, es una compañía de desarrollo internacional en el área metropolitana de Washington, D.C. con una trayectoria de 35 años ayudando a proporcionar resultados en todos los países en desarrollo. Nuestra experiencia principal es en los campos de seguimiento y evaluación (M&E), el desarrollo institucional, la gestión del sector público, la gobernabilidad y anti-corrupción. MSI ha implementado proyectos en 90 países, como Jordania, Kenia, Indonesia, Siria, Pakistán, Afganistán, Ucrania, Colombia, y México. Como una de las empresas líderes en nuestro campo, MSI ha trabajado con organizaciones de todos los sectores de desarrollo internacional con clientes que van desde grandes donantes bilaterales y multilaterales, como la USAID, el Banco Mundial y el PNUD a los gobiernos nacionales y locales, las ONG, centros de investigación, fundaciones y universidades. Para obtener más información sobre MSI, por favor visite nuestro sitio Web en www.msiworldwide.com.

Resumen del Proyecto:

El Programa Colombia Transforma tiene como objetivo apoyar la irreversibilidad del acuerdo de paz y promover la obligación inicial de implementación de la paz ayudando al Gobierno de Colombia a instalar su propia capacidad de respuesta rápida y flexible para lograr ganancias rápidas; poner en marcha la implementación de la paz en la geografía de seguridad nacional más crítica de acuerdo con la priorización realizada por GOC; y proporcionar asistencia técnica puntual y estratégica a tres niveles de gobierno.

****Por favor tenga en cuenta: Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo. ** Resumen del Cargo:

El cargo Especialista Jr. De Compras (JPS) por su abreviatura en inglés es parte del equipo de gestión de adquisiciones de Colombia Transforma y su base será en Bogotá, bajo la supervisión del Especialista en Adquisiciones (PS, por su abreviatura en inglés). Esta posición apoya al Especialista de Compras, en la solicitud de cotizaciones para compras, matriz de selección, documentos legales de proveedores, archivo físico y electrónico, coordinación de entregas de materiales a beneficiarios del programa, coordinación de logística bajo actividades, elaboración de documentos para solicitudes de anticipos y pagos, en coordinación con los Especialistas de Compras. Contrato laboral a término fijo.

Responsabilidades:

  • Brindar apoyo administrativo para actividades logísticas y de adquisiciones, según lo solicitado por el equipo del programa o por los Especialistas de Compras y el Gerente Adquisiciones (PM por sus siglas en inglés)
  • Apoyar al Equipo Programático (EP), en la obtención de cotizaciones durante la fase de estructuración de los presupuestos para las Actividades
  • Preparar y lanzar las Solicitud de cotizaciones, recibir las propuestas y diligenciar la matriz de selección
  • Documentar todos los procesos de solicitudes de cotización y archivar todos los documentos que lo soportan, en medios electrónicos en la carpeta de cada Actividad
  • Organizar, escanear y archivar la información relacionada con las compras en el servidor Transforma y las actividades administrativas según sea necesario
  • Realizar la verificación en listas (ATV por sus siglas en inglés), de los proveedores y subcontratistas
  • Coordinar con el Especialista de Subvenciones, Especialista de Compras y Especialista Junior de Subvenciones las solicitudes de Compras (ARM´s por sus siglas en inglés)
  • Ayudar a mantener una lista actualizada de los proveedores y subcontratistas
  • Servir de manera efectiva como enlace entre el Equipo Programático (EP) el Especialista de Compras y el equipo del área de finanzas para proporcionar la documentación necesaria para emitir los pagos relacionados con las actividades
  • Apoyar el rastreo de los procesos de compras para que avancen de acuerdo con el plan implementación de cada actividad
  • Asistir a reuniones de campo y demás reuniones y prestar apoyo en la toma de notas según se solicite
  • Apoyar en la verificación y entrega de materiales y equipos a los beneficiarios bajo convenios en especie
  • Apoyar en la coordinación de actividades que requiera logística (eventos, talleres, transporte, alimentación, hospedaje)
  • Ayudar con proyectos especiales y tareas en apoyo del Especialista de Compras, el Equipo Territorial y otros miembros del equipo de compras, según sea necesario
  • Mantener absoluta discreción y profesionalismo respecto de todos los asuntos confidenciales, relacionados con el desempeño de sus funciones
  • Hacer desplazamientos a nivel local o nacional según sea requerido
  • Hacer seguimiento del estado de todos los procesos ejecutados y en ejecución
  • Cualquier otro deber que podrá determinar el Especialista de Compras o Gerente de Adquisiciones
Competencias:

  • Profesional o estudiante en administración u otra disciplina relacionada es preferido, pero no requerido
  • Mínimo de dos años de experiencia trabajando con procesos de compras y/o administrativos es requerido
  • Habilidades en el manejo de Excel y Word
  • Capacidad para mantener en ejecución y controlar varios procesos y / o actividades simultáneas.
  • Experiencia trabajando en áreas remotas y complejas
  • Capacidad para trabajar de manera efectiva bajo presión con colegas
  • Disposición a seguir instrucciones y procedimientos
  • Dominio del Español es requerido
Adaptaciones para personal discapacitado: MSI se dedica a contratar una fuerza laboral inclusiva. Si desea solicitar adaptaciones razonables durante el proceso de selección, envíe un correo electrónico a MSI.Dept.HRRecruiting@tetratechinc.onmicrosoft.com con "Adaptaciones razonables" en el título. Nuestro equipo de reclutamiento espera participar en un proceso interactivo para proporcionar adaptaciones razonables para los candidatos en estado de discapacidad.

Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

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