Especialista Jr. en Adquisiciones, Panama City, Panama

Job Description

Description

Ubicación de la posición: Ciudad de Panamá, Panamá

Creative Associates International, es una organización privada de desarrollo internacional con sede en Washington, D.C. que desde su creación en 1977 proporciona apoyo a gobiernos, organizaciones no gubernamentales y a la empresa privada a nivel mundial, en educación, comunidades en transición y desarrollo económico. Con presencia en 30 países alrededor del mundo, nuestra misión es apoyar a las personas y comunidades para realizar el cambio positivo que buscan.

Resumen del Proyecto:

El proyecto anticipado del Gobierno de Panamá con financiamiento del Banco Mundial llamado ‘Apoyo para el Plan Nacional de Desarrollo de los Pueblos Indígenas’, tiene como objetivo de desarrollo fortalecer la capacidad de las Autoridades Indígenas y del Prestatario para planificar e implementar conjuntamente proyectos y programas de desarrollo, así como la prestación de servicios públicos seleccionados en los territorios indígenas.

Reporte Directo:

El Especialista Jr. en Adquisiciones le reportara directamente al Gerente de Proyecto.

Descripción de la posición:

El Especialista Jr. en Adquisiciones conduce los procesos de adquisición y contratación de los componentes 1 y 2 del proyecto, bajo los lineamientos de la Gerencia de la Entidad Gestora del Proyecto y de conformidad con el marco regulatorio establecido por el Banco en materia de adquisiciones, los arreglos de adquisiciones contenidos en el contrato de préstamo y la estrategia de adquisiciones aprobada para el proyecto.

Responsabilidades:

  • Fungir como responsable de la gestión de adquisiciones de los componentes 1 y 2 del proyecto;
  • Organizar, disponer y mantener la capacidad instalada para la gestión de adquisiciones de los componentes 1 y 2 del proyecto;
  • Conducir los procesos de adquisición de los componentes 1 y 2 contemplados en el plan de adquisiciones del proyecto;
  • Velar porque los procesos de adquisición gestionados por la Entidad Gestora del Proyecto se realicen en cumplimiento de las regulaciones del Banco, la estrategia de adquisiciones y los arreglos y procedimientos acordados entre MINGOB y Banco;
  • Coordinar con Unidad de Coordinación del Proyecto MINGOB la instalación, operación y soporte del sistema de información administrativo-financiero del proyecto (PENTAGON) y portales de adquisición (panamacompra, UNDB, etc.);
  • Coordinar con Unidad de Coordinación del Proyecto MINGOB la actualización del sistema de adquisiciones del Banco (STEP);
  • Apoyar a la Unidad de Coordinación del Proyecto MINGOB en la formulación y/o modificación del presupuesto, plan operativo anual y plan de adquisiciones del proyecto, mediante el suministro de información concerniente a los procesos de licitación y contratos en ejecución;
  • Apoyar la elaboración de términos de referencia y especificaciones técnicas, en lo que concierne a la materia de adquisiciones: requisitos, criterios de evaluación, costeo, tipo de contrato;
  • Coordinar con Finanzas Entidad Gestora del Proyecto la disponibilidad del financiamiento de cada proceso de adquisición;
  • Elaborar los avisos, documentos de licitación, actas, adendas, notas aclaratorias, informes y correspondencia derivada de los procesos de adquisición de los componentes 1 y 2 del proyecto, utilizando los documentos estándar del Banco;
  • Elaborar las solicitudes de no objeción al Banco y coordinar con Unidad de Coordinación del Proyecto MINGOB el trámite con el Banco;
  • Atender las observaciones del Banco sobre los documentos de licitación, en lo que se refiere a la materia de adquisiciones;
  • Coordinar con los Especialistas Sectoriales, Salvaguardas e Infraestructura la resolución de observaciones del Banco sobre los documentos de licitación en lo que se refiere a la materia técnica de cada proceso;
  • Establecer y ejecutar el cronograma de cada proceso de adquisición;
  • Asegurar los medios para custodiar las propuestas/ofertas en procesos de licitación;
  • Coordinar con los Especialistas Sectoriales, Salvaguardas e Infraestructura la resolución de las consultas de postulantes en los procesos de licitación;
  • Organizar y conducir las reuniones de consulta y apertura en procesos de licitación;
  • Organizar el trabajo de las comisiones evaluadores de procesos de licitación;
  • Ejecutar el plazo suspensivo de cada proceso de adquisición y atender las solicitudes de postulantes no seleccionados;
  • Coordinar con las comisiones evaluadoras la resolución de las consultas/quejas/reclamos de postulantes en los procesos de licitación;
  • Apoyar a las comisiones evaluadoras en la preparación de informes de respuesta a reclamos o quejas sobre procesos de licitación;
  • Organizar y conducir las reuniones informativas con postulantes no seleccionados;
  • Organizar y conducir el proceso de negociación de contratos con los oferentes seleccionados;
  • Aprobar las órdenes de compra de contrataciones menores (en físico y en el portal de panamacompra);
  • Elaborar los contratos derivados de los procesos de licitación, con base en los documentos estándar del Banco;
  • Tramitar con Finanzas Entidad Gestora del Proyecto el registro y control financiero de cada contrato;
  • Gestionar con los oferentes seleccionados los requisitos documentales para perfeccionar los contratos;
  • Asegurar los medios para custodiar las fianzas de cada contrato;
  • Dirigir el levantamiento del expediente de cada proceso de licitación y contrato emitido;
  • Dirigir la gestión de cada contrato (documentos, entregables y pagos);
  • Elaborar enmiendas/adendas a contratos y su respectiva sustentación;
  • Coordinar con Unidad de Coordinación del Proyecto MINGOB el trámite de no objeción de adendas a contratos;
  • Coordinar con Finanzas Entidad Gestora del Proyecto el registro y control financiero de adendas a contratos;
  • Fungir como contraparte de evaluaciones y auditorías en materia de adquisiciones;
  • Preparar los reportes de progreso en la ejecución del plan de adquisiciones del proyecto;
  • Suministrar a Unidad de Coordinación del Proyecto MINGOB la información de las adquisiciones de los componentes 1 y 2 que requiera para mantener actualizado el STEP;
  • Participar en la elaboración de los informes de progreso del proyecto en lo que respecta a la ejecución de las adquisiciones;
  • Participar en procesos de evaluación del progreso del proyecto en materia de adquisiciones.
  • Supervisar el desempeño del equipo de adquisiciones y contrataciones;
  • Mantenerse actualizado en lo que respecta al marco de regulaciones y normativa nacional en materia de adquisiciones;
  • Participar de reuniones, misiones o talleres en materia de adquisiciones;
  • Capacitar al personal bajo su mando en materia de las adquisiciones del proyecto;
  • Realizar el procedimiento de ejecución de fianzas;
  • Coordinar la evaluación de desempeño de contratistas y el cierre de contratos;
  • Asegurar el archivo (físico y digital) y la custodia de la documentación de soporte de todos los procesos de adquisición realizados por la Entidad Gestora del Proyecto; y
  • Realizar las demás tareas en el área de su competencia que le sean asignadas por la Gerencia Entidad Gestora del Proyecto.

Requerimientos:

  • Licenciatura en ciencias sociales, administrativas o ingeniería: Administración de Empresas, Administración Pública, Ingeniería Industrial, Finanzas, Ciencias Económicas o áreas afines.
  • Diplomados, cursos y seminarios en el campo de su especialidad;
  • Experiencia general de 5 años en el área de adquisiciones y contrataciones en proyectos de Inversión financiados por el Banco Mundial, Banco Interamericano de Desarrollo, Banco Asiático de Desarrollo y Banco Africano de Desarrollo. De preferencia, experiencia con comunidades indígenas.
  • Regulaciones de adquisiciones del Banco;
  • Marco jurídico nacional de compras;
  • Plataformas de adquisiciones (panamacompra);
  • Planificación y control de actividades;
  • Uso de computadores y paquetes de software de oficina; y
  • Trabajo con poblaciones indígenas o proyectos sociales.

Equal Opportunity Employer/Protected Veterans/Individuals with Disabilities

The contractor will not discharge or in any other manner discriminate against employees or applicants because they have inquired about, discussed, or disclosed their own pay or the pay of another employee or applicant. However, employees who have access to the compensation information of other employees or applicants as a part of their essential job functions cannot disclose the pay of other employees or applicants to individuals who do not otherwise have access to compensation information, unless the disclosure is (a) in response to a formal complaint or charge, (b) in furtherance of an investigation, proceeding, hearing, or action, including an investigation conducted by the employer, or (c) consistent with the contractor’s legal duty to furnish information.

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Panama City, Panama