Coordinateur Logistique, Ouagadougou, Burkina Faso

Job Description

 

Position Start Date : 18th of August 2019

Duration : 3 months

Location : Ouagadougou – Burkina Faso

Terre des hommes does not set closing dates for this position; recruitment is on-going until the position is filled

Tdh :

Terre des hommes (Tdh) est la plus grande organisation suisse d’aide à l’enfance. Depuis 1960, Tdh contribue à bâtir un avenir meilleur pour les enfants démunis et leurs communautés grâce à des solutions innovantes et durables. Active dans plus de 45 pays, Tdh travaille avec des partenaires locaux et internationaux pour développer et mettre en place des projets sur le terrain qui permettent d’améliorer la vie quotidienne de plus de trois millions d’enfants et leurs proches, dans les domaines de la santé, de la protection et de l’urgence. Cet engagement est financé par des soutiens individuels et institutionnels, avec des coûts administratifs maintenus au minimum.

Context :

Sous la responsabilité de l’Adjoint à la Chef de Délégation – Support, vous êtes en charge de garantir la performance logistique de la délégation.

Ainsi, vous êtes le garant de la mise en place et du respect du Cadre Logistique Tdh.

Vous coordonnez et assurez un soutien logistique aux différentes bases (Ouaga, Dedougou, Tougan, Solenzo, Ouahigouya et sous-bases (Bobo et Dori), en veillant à instaurer et garantir la cohérence d’action entre elles.

Vous coordonnez les activités logistiques de la délégation en soutien et en étroite collaboration avec les équipes programmes et les équipes support (Admin/Fin/RH).

En collaboration avec le Référent sécurité et le Comité sécurité interne, vous contribuez au respect des procédures sécurité Tdh de la délégation.

En tant que manager, vous avez la responsabilité de gérer l’ensemble du staff du département logistique et de développer les compétences de votre équipe.

Responsabilités :

Contribuer à la définition de la stratégie de la délégation :

  • Etre le garant de la stratégie logistique de la délégation en conformité avec la stratégie du siège en lien avec le Cadre Logistique ;
  • Participer à l’élaboration des propositions de projets (budgets mais aussi stratégie opérationnelle sur les questions logistiques) pour la prise en compte des enjeux logistiques.

Représentation :

  • Etre l’interlocuteur principal de Tdh auprès des fournisseurs et des entreprises, pour toutes questions relatives à la logistique ;
  • Développer le réseau et networking logistique de Tdh au Burkina Faso et participer aux réunions logistiques inter ONG.

Coordination générale

  • Piloter et optimiser l’organisation des activités logistiques de la délégation ;
  • Mettre en œuvre et faire respecter les règles et procédures logistiques Tdh, et les procédures bailleurs, en collaboration avec le siège ;
  • Garantir le bon déroulement des audits et pré-audits (mise en place des dossiers d’achats, suivi des dossiers et supervision de l’archivage) ;
  • Participer activement aux réunions de coordination de la Délégation.

Encadrement et accompagnement de l’équipe logistique

  • Veiller à la stricte application et au respect du règlement intérieur par l’équipe logistique ;
  • Assurer la communication et la coordination de l’information entre chaque membre de l’équipe logistique par des réunions de coordination régulières ;
  • Garantir l’encadrement des collaborateurs/trices sous sa responsabilité, en veillant aux bonnes pratiques d’un management respectueux des valeurs de Tdh au sein de son département (entretiens individuels, évaluations orales et écrites) ;
  • Développer et mettre en œuvre des outils de monitoring du département avec des indicateurs SMART ;
  • Superviser la rédaction, analyser les pack log mensuel et les sauvegarder sur le server ;
  • Assurer la montée en compétence de l’équipe logistique et mettre en place un plan de formation pour le département, avec l’aide des services support (Rh, Admin) ;
  • Proposer des adaptations pertinentes à l’organigramme du département si nécessaire, et contribuer à son application ;
  • Faire des évaluations des bases Tdh tous les 6 mois, définir et suivre la mise en œuvre d’un plan d’action en fonction des évaluations.

Gestion des achats

  • Garantir le respect des procédures logistiques et administratives Tdh (et bailleurs si nécessaire) lors des achats ;
  • Accompagner la mise en place du service achat ;
  • Identifier et planifier les achats de la mission en collaboration avec le reste de l’équipe (Coordinateurs et Adjoint de programmes, Coordinateur Admin/Fin, Chefs de base(s), Adjoints à la Chef de délégation) ;
  • Gérer le processus de sélection des fournisseurs (accord cadre, appel d’offres, etc.) et la mise en place des manifestations d’intérêts ;
  • Assurer la qualité et la transparence des achats et le respect des délais de livraison ;
  • Assurer le suivi régulier des achats (tableau récapitulatif) en étroite collaboration avec le service administratif pour le paiement des acomptes et des soldes dus aux fournisseurs ;
  • Appuyer la définition et les mises à jour des Plans d’achat par les programmes ;
  • Achats internationaux : coordonner le choix du transitaire et la gestion du contrat, la réception et le dédouanement des marchandises ;
  • Mettre en place des outils pour l’évaluation des fournisseurs (évaluation qualité) ;
  • Coordonner la mise en place et le suivi des études de marché.

Gestion des stocks

  • Garantir le respect des procédures de gestion des stocks Tdh (et bailleurs si nécessaire) ;
  • Assurer un inventaire régulier (mensuel, trimestriel et annuel) des différents biens stockés sur la délégation ;
  • Assurer la gestion des entrepôts et de leur système de contrôle ;
  • Assurer la sécurité et le suivi des équipements de la délégation (identification, inventaire et affectation).

Gestion du parc de véhicules et maintenance

  • Assurer le respect des procédures de gestion du parc véhicule Tdh (et bailleurs si nécessaire) ;
  • Garantir le bon suivi des véhicules de la mission (consommation, planning des déplacements, etc.) ;
  • Assurer la maintenance régulière des différents véhicules de la mission via un contrat de maintenance avec un prestataire qualifié pour les réparations importantes ;
  • Mettre en place des outils pour le suivi des maintenances des motos ;
  • Négocier et suivre les contrats de transports avec les fournisseurs ;
  • Assurer au suivi de l’état de parc avec les dates pour renouvellement (carte jaune, assurance, carte grise) ;
  • Suivre la légalisation des documents originaux et le classement de ceux-ci en capital (copies légalisées sur le terrain) ;
  • Proposer une stratégie d’optimisation des déplacements (alternatives à l’utilisation des voitures, positionnement des voitures sur les sites, etc.).

Coordination du service informatique :

  • Assurer la sécurité et le suivi des équipements de communication et informatiques de la mission (identification, inventaire et affectation) ;
  • En lien avec les coordinateurs (programmes et support) et l’informaticien, identifier les besoins matériels en informatique de la délégation ;
  • En lien avec l’informaticien, assurer la sauvegarde régulière des données sur le serveur et assurer la gestion de l’information (stockage, back-up, sécurité des données privées, etc.) ;
  • Assurer le suivi et l’identification du matériel à travers un état de parc et des autocollants ( Tdh et Bailleurs) ;
  • Participer à toutes les réceptions de matériel IT.

Reporting

  • Centraliser toute l’information logistique utile de la mission ;
  • Participer au reporting mensuel (Sitrep) en fournissant les données appropriées liées à la logistique ;
  • Assurer des reporting réguliers de ses activités auprès de l’Adjoint au Chef de Délégation – Support et à sa demande (réunions de coordination, réunions de travail) ;
  • Réaliser des points hebdomadaires avec chaque programme une fois par semaine.

Appui à la gestion de la sécurité de la délégation, en collaboration avec le Référent Sécurité :

  • Participer au Comité Sécurité interne de la Délégation ;
  • Appliquer les règles et mesures de sécurité de la Délégation ;
  • Contribuer à la mise en œuvre de la politique de sécurité de la délégation et au suivi du plan d’action sécu ;
  • En l’absence du Référent sécurité, représenter Tdh dans les clusters et réunions sécu (sur demande de l’Adjoint au Chef de délégation-Support et le Chef de délégation) ;
  • En collaboration avec l’Adjoint Chef de Délégation – Support et le Coordinateur Admin/Fin, prévenir et gérer les situations de fraude et de corruption.

Profil :

Formation et expériences souhaitées:

  • Diplôme en logistique
  • Minimum 5 ans en tant que logisticien dans une ONG internationale en Afrique de l’Ouest
  • Expérience en contexte d’urgence ou dans un contexte sécuritaire instable
  • Maîtrise des procédures des bailleurs de fonds (ECHO, DEVCO, UNICEF, etc.)
  • Expérience en gestion de parc informatique

Aptitudes et qualités:

  • Grande rigueur dans l’analyse et la synthèse
  • Capacité de communication et de négociation
  • Capacité à diriger et motiver une équipe pluridisciplinaire multiculturelle
  • Grande capacité organisationnelle et à gérer ses priorités
  • Résistance au stress et aux tensions. Endurance et maîtrise émotionnelle
  • Sens du relationnel, sens prononcé de la diplomatie

Salaire :

Les salaires sont établis selon la nouvelle grille salariale terrain en classe S X13 (+ Retenue AVS pour candidat Suisse).

Contrat expatrié de droit suisse, Salaire net mensuel 3’400 CHF (~2’950 €) < > 4’750 CHF (~4’100 €) selon expérience x13 (+ Retenue AVS pour candidat Suisse). Assurances, maladie, accident, rapatriement. 25 jours congés/an. Billet d’avion AR/an. Logement et transport local. Logement en guesthouse. Poste non-accompagné.

Code Global de Conduite et Politiques de la Gestion des Risques de Tdh :

  • S’engage à respecter le Code Global de Conduite et à reporter systématiquement toute violation au Code à travers la procédure de signalement de Tdh : éveiller les consciences au sein de la Fondation sur la violence et les abus, et les droits qui en découlent, à l’égard des enfants, des membres des communautés et de nos propres employés
  • S’engage à respecter les Politiques de la Gestion des Risques, incluant : les politiques de Sauvegarde (Politique de Sauvegarde de l’Enfant, Politique contre la Protection de l’Exploitation et des Abus Sexuels, Directive sur les Comportements Abusifs au Travail), Politique de Sûreté/Sécurité et Politiques Anti-Fraude/Corruption et de Prévention contre le Financement des Activités Criminelles
  • S’engage à réduire le risque d’abus en élaborant une culture de management ouverte et éclairée au sein de l’organisation et dans notre travail auprès des enfants et des communautés dans lesquelles nous intervenons

Nous vous offrons un travail passionnant et varié, utile et porteur de sens, au sein d’une équipe qui souhaite faire la différence pour des enfants en situation de grande vulnérabilité.

Avons-nous suscité votre intérêt ? Vous avez envie de relever ce défi ?

Procédure :

Merci de postuler directement en ligne : http://www.jobs.net/j/JCUsiuYv?idpartenaire=20007

Seuls les dossiers complets (CV + lettre de motivation) postés sur notre site officiel seront traités. Les documents supplémentaires (diplômes, certificats de travail, etc.) seront demandés ultérieurement. Nous contacterons uniquement les dossiers sélectionnés pour la suite du recrutement. En effet, en raison du grand nombre de candidatures reçues, il nous est difficile de répondre personnellement à chaque candidat. Merci pour votre compréhension.

Pour toute question, veuillez svp vous référer à la FAQ en dessous des annonces.

Qu’est-ce que Terre des hommes : https://vimeo.com/253387850

 

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