United Nations Volunteers (UNV)

Chargé(e) Administration

United Nations Volunteers (UNV)

Job Description

Eligibility criteria Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task Le/la Chargé(e) Administration doit être une personne dynamique et multifonctionnelle, qui soutient le Bureau VNU dans la MINUSCA avec professionnalisme, dévouement et l’orientation vers les clients. Sous la supervision globale du UNV Programme Manager, le/la Chargé(e) Administration appuiera le Bureau VNU dans tâches suivantes: Support général aux opérations du Bureau VNU :
  • Faire office de point focal pour le Bureau en ce qui concerne les questions administratives en rapport avec les autres Sections de la MINUSCA, y compris la Section des ressources humaines et la Section des finances ;
  • Accomplir toutes les tâches liées à la fonction de l’assistance administrative, y compris :
    • La préparation et le suivi des réunions (rassembler les points à l'ordre du jour des réunions hebdomadaires du Bureau VNU, réservation et préparation de salle de réunion, rédaction des comptes-rendus, etc.) ;
    • La rédaction, correction et traduction du français vers l’anglais et vice versa de documents et correspondances (emails, lettres, mémorandums, etc.) ;
    • La préparation de lettres « à qui de droit » et des certificats d’emploi à la demande des volontaires ;
  • Recevoir les visiteurs, traiter les demandes téléphoniques et fournir des informations générales sur le programme VNU ;
  • Assurer les fournitures bureautiques (papeterie, équipements IT, etc.) ;
  • Faire office de leave monitor pour le Bureau VNU ;
  • Exécuter toutes les autres obligations ou responsabilités connexes, à la demande du superviseur.
Gestion et partage de documents :
  • Afin de limiter la circulation de documents physiques à ce qui est strictement nécessaire, établir un plan de classement et archivage digital de toute la documentation du Bureau (dossiers par Section et par volontaire, et dossiers pour documentation générale et administrative) sur les systèmes Cosmos de la MINUSCA et/ou Sharepoint de UNV ;
  • Création de dossiers électroniques sur Cosmos/Sharepoint ; gérer le classement et archivage ordonné sur les espaces électroniques de Cosmos/Sharepoint ; gérer l’accès des collègues du Bureau VNU aux espaces Cosmos/Sharepoint ;
  • Constituer et archiver les dossiers du Bureau VNU, en minimisant le volume de documents physiques ;
  • Faire la mise à jour de l’annuaire, du répertoire téléphonique, de la liste des contacts et de l’organigrammme du Bureau ;
Facilitation du check-in des volontaires nationaux et internationaux :
  • Tenir un checklist de check-in pour chaque nouvelle arrivée ;
  • Etablissement de la lettre de voyage/visa après réception du certificat d’aptitude médical et du billet d’avion ;
  • Télécharger les documents des candidat(e)s VNU dans les espaces électroniques (Cosmos/VMAM/UVP), en veillant à la complétude des dossiers, et en faisant le suivi avec les candidat(e)s si nécessaire ;
  • Création des dossiers physiques des candidat(e)s ;
  • Compilation et transmission de tous les documents à l’unité check-in au moins 48 heures avant l’arrivée des candidat(e)s ;
  • A l’arrivée des candidat(e)s, attribuer le numéro d’identité suivant l’ordre chronologique ;
  • Conduire les volontaires au bureau de check-in pour l’obtention du badge ;
Rapports et statistiques :
  • Tenir toutes sortes de statistiques concernant la composante VNU dans la MINUSMA (nationalités, genre, lieux d’affectation, sélections et recrutements, rapatriements, réaffectations, cas de télé-travail, maladies, incidents, etc.) ;
  • Fournir les statistiques nécessaires pour la rédaction des rapports périodiques du Bureau VNU (rapport hebdomadaire à la section ressources humaines, et autres) ;
Binôme pour portefuille gestion des congés :
  • Quand le/la chargé(e) du portefeuille de la gestion des congés des volontaires n’est pas présent, faire office de binôme pour ce portefeuille (fournir l’assistance administrative nécessaire aux volontaires, notamment préparer et soumettre les demandes de congés, les rapports et les fiches de présence).
Qualifications/Requirements Required degree level: Secondary education Required experience: 24 Months Experience remark:
  • Au moins 2 années d’expérience professionnelle, en tant qu’Assistant(e) Administratif(ve). Une bonne connaissance des procédures administratives, des Règles et Règlements des Nations Unies serait un atout.
Language skills:
  • English(Mandatory), Level - Working Knowledge
  • French(Mandatory), Level - Fluent
Area of expertise: Administration and administrative assistance, Human Resources management and development Area of expertise details:
  • Capacité informatique : avoir une bonne connaissance en informatique et une maîtrise des logiciels MS Office (tels que Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
  • Etre précis et méticuleux, avoir une grande attention aux détails, être très organisé.
  • Souci du Client: tous ceux auxquels est assurée la prestation des services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre; tenir les clients informés des progrès ou revers; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
  • Capacité à travailler dans un environnement d'équipe multiculturel; doit être capable de travailler avec des personnes d'horizons différents et avec des personnes aux domaines et niveaux de compétences variés, engagée à établir des relations solides avec des partenaires externes.
Driving license: No Competencies values: Adaptability and Flexibility, Client Orientation, Commitment to Continuous Learning, Communication, Planning and Organizing, Professionalism, Respect for Diversity, Technological Awareness, Working in Teams   Application deadline: 21-03-2021
Apply Now