United Nations Population Fund (UNFPA)

Chargé (e) Des Opérations

United Nations Population Fund (UNFPA)

Job Description

  Le/la Chargé (e)  des Opérations dirige l’équipe des opérations en fournissant des conseils sur tous les aspects de gestion des opérations, des finances, de l’Administration, des achats, de la technologie de l’information et des ressources humaines du Bureau Pays en apportant son expertise opérationnelle en vue de faciliter la mise en œuvre des programmes et des projets.

Il/elle rend compte au Représentant de UNFPA au Togo.

L’objet du poste :

Le/la Chargé (e) des Opérations dirige un vaste portefeuille allant de la gestion des ressources financières et humaines, des achats, de l’informatique, des voyages et de la Logistique, des services généraux, à la sécurité des locaux et du personnel de UNFPA. Vous aurez à conseiller le Représentant sur les ajustements à faire, la conformité, le rapport qualité-prix et les réponses créatives face aux défis émergents et complexes dans ces domaines ; assurant ainsi un Bureau Pays entièrement responsable, bien géré et axé sur les résultats. Vous apporterez votre expertise opérationnelle pour faciliter la mise en œuvre des programmes et des projets, en collaboration étroite avec le personnel des programmes du Bureau Pays. En participant à la Coordination inter-agences, vous favoriserez une approche collaborative, axée sur les clients à l’égard du personnel du programme du bureau pays et du système des Nations Unies (SNU), soutenant une communication et une coopération effective avec le Bureau Régional Afrique de l’Ouest et du Centre (BRAOC) et le siège de UNFPA.

Vos responsabilités sont les suivantes :

1. Assurer le bon fonctionnement, la bonne gestion et l’orientation vers les résultats du Bureau Pays :

  • Superviser et suivre la mise en œuvre des politiques et procédures de l’institution, des finances, des achats et des ressources humaines, et assurer une formation adéquate du personnel en général et du personnel des projets en particulier sur ces questions. Assurer un flux continu et actualisé d’information entre le Bureau Pays, BRAOC et le Siège.
  • Participer activement aux réunions et aux groupes de travail inter-agences afin de veiller à ce que les intérêts de UNFPA soient pris en compte dans les activités du SNU relatives aux services généraux et aux locaux, aux accords de recouvrement et de partage des coûts, aux privilèges et immunités, aux droits et aux enquêtes sur les salaires et à la sécurité.
  • Servir en tant que membre de l’équipe de direction du Bureau Pays et assurer la direction opérationnelle du bureau en lien avec le Représentant et le Représentant Assistant.
  • Analyser les aspects opérationnels des projets dans le cadre de l’exécution des activités de UNFPA et des partenaires en termes de personnel, d’équipement, de sous-traitance, d’achats, de formation, etc.
  • Servir de Point Focal de sécurité du bureau pays et conseiller le Représentant pour l’interprétation, la mise en œuvre et l’évaluation de tous les problèmes de sureté et de sécurité au sein du bureau pays et tous les bureaux annexes, s’assurant de la conformité au MOSS en tout temps.
  • Superviser le personnel administratif du bureau pays et veiller au respect des procédures établies.
  • Superviser la gestion des actifs, de l’inventaire et des installations de UNFPA. Veiller à ce que le personnel du bureau pays se conforme pleinement aux politiques, procédures et directives et s’assurer que la passation, le transfert, la mise au rebus et la cession des biens soient conforme aux règlementations de UNFPA.
2. La gestion financière :

  • Assurer la gestion stratégique et efficace des ressources financières du bureau et des programmes à travers la planification et le suivi des ressources, tout en exerçant des contrôles financiers appropriés et conformément aux politiques et aux règlements financiers de l’institution. Rendre compte aux divisions/unités appropriées de UNFPA dans des délais adéquats tant au niveau local qu’au siège (HQ)
  • Conseiller l’équipe de direction lorsque des déviations ou des exceptions aux règlementations peuvent être nécessaires et proposer des solutions alternatives pour atteindre les objectifs du Bureau. Demander conseil au siège lorsque cela est nécessaire ; rendre compte tant au niveau local qu’au siège dans des délais convenables aux divisions/unités appropriées de UNFPA.
  • Fournir des informations, des conseils techniques et des orientations sur tous les aspects de la gestion financière, y compris les procédures NEX/DEX, l’audit, les budgets et la gestion du flux de trésorerie ; assurer la liaison et donner des conseils sur les meilleures pratiques, si nécessaire, tant en interne qu’à avec les parties prenantes externes.
3. Achats et gestion des actifs :

  • Surveiller la fourniture des biens et services au bureau pays et aux projets dans les délais conformément aux procédures établies par l’institution concernant l’examen des contrats de sous-traitance et l’octroi des contrats, en faisant le contrôle des coûts et en menant les négociations en rapport avec des accords éventuels.
  • Superviser la gestion des actifs et passifs du bureau pays et assurer un contrôle adéquat des stocks.
  • Assurer la préparation et la mise en œuvre du plan d’acquisition du bureau pays dans des délais convenables, en collaboration avec la Branche des Achats de Copenhague (PSB).
  • Veiller à ce que le personnel dispose des équipements modernes nécessaires et hautement performants (sécurité informatique) pour faciliter son travail.
  • Superviser l’entretien et la gestion des biens au sein du bureau pays.
4. Gestion des ressources humaines :

  • Appréhender les besoins en personnel pour le bureau pays et les projets qui le composent en participant aux réunions d’évaluation et en jaugeant les capacités managerielles et opérationnelles des partenaires d’exécution en collaboration avec l’équipe technique du programme.
  • Maintenir une dotation optimale en personnel pour les bureaux et les projets, ce  dans les délais convenables et former les ressources humaines (RH) par des outils et des mécanismes de RH, puis, donner des conseils sur les modalités contractuelles appropriées. Contrôler la mise en œuvre par les prestataires de service des droits (salaires et avantages).
  • Établir et maintenir un environnement de travail harmonieux ; chercher à renforcer le développement de l’esprit d’équipe en encourageant la participation active et l’interaction à tous les niveaux ; favoriser le développement et l’autonomisation du personnel.
  • Conseiller le Représentant sur les questions liées aux ressources humaines (renouvellement des contrats– formations – perspectives d’évolution de carrière)
5. Gestion du personnel & leadership :

  • Diriger/conduire l’équipe des opérations et assurer un standard élevé de gestion du personnel au sein de l’équipe dans un style participatif ;
  • Superviser, encadrer et coacher les membres de l’équipe en vue de renforcer ou développer davantage leur capacité. Ceci inclut la mise en œuvre du système de gestion des performances de UNFPA pour ses subordonnés directs ;
  • Informer et assister les employés nationaux et internationaux nouvellement arrivés sur les règles et procédures financières fondamentales concernant les paiements, les droits, les opérations bancaires et autres exigences liées aux comptes et aux finances.
  • Tenir le bureau pays au courant des derniers développements des politiques et procédures en matière de gestion des opérations, notamment la communication régulière des informations financières.
  • Encourager les initiatives locales de renforcement des capacités dans le domaine des finances et de l’administration.
6. Exécuter toute autre activité ou responsabilité pertinente assignée par la Direction du Bureau Pays de UNFPA.

Principaux résultats : 

  • Les capacités opérationnelles de UNFPA au Togo sont renforcées en synergie avec les interventions de ses programmes dans la mise en œuvre des ODD.
  • La visibilité du UNFPA en tant que partenaire de confiance au Togo est améliorée grâce à une administration et des ressources financières pleinement responsables, bien gérées et axées sur les résultats et grâce à l’efficacité de ses systèmes de conformité, ses ressources humaines, sa gestion des biens et ses services d’achat afin de promouvoir l’action sociale, politique et économique et les changements de comportements, d’attitudes sociales, de croyances, de normes sociales néfastes.
  • UNFPA Togo a amélioré sa capacité à accomplir sa mission avec des résultats et solutions concrets en vue de mettre fin aux décès maternels évitables, mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale et mettre fin aux violences faites aux femmes et aux pratiques néfastes.
Qualifications et expériences :

Formation :

Diplôme universitaire supérieur (Master II) en administration des affaires, administration publique, finances, ressources humaines, technologie de l’information ou tout autre domaine connexe.

Connaissance et expérience :

  • Au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente avec une responsabilité progressive dans l’administration, la gestion des ressources humaines, les finances, le budget et la technologie de l’information ;
  • Connaissance approfondie du règlement et du statut du personnel des Nations-Unies, ainsi que des politiques, procédures, règles, règlementations et directives de UNFPA en matière de gestion des ressources humaines, gestion financière, gestion des programmes, des actifs, des achats, est un atout.
  • Maîtrise des logiciels comme Atlas ou PeopleSoft, du traitement de texte et autres applications informatiques ;
  • Fortes capacités d’analyse et de leadership ;
  • Compétences avérées en rédaction et en communication orale ;
  • Capacité à piloter la réinvention des processus de mise en œuvre, capacité à mettre en œuvre de nouveaux systèmes et à influencer positivement les changements de comportements ou d’attitudes du personnel.
Langues :

La maîtrise du français est requise et une connaissance pratique de l’anglais est souhaitable.

Comment Postuler :

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