CHARGÉ DE VOYAGE (H/F) – PARIS/CLICHY, FRANCE

Job Description

France

Thursday, 27 June 2019

Solidarités International

Date de prise de fonction souhaitée : début mai 2019

Durée : CDI

Localisation : Siège de Solidarités International, Clichy

QUE FAISONS NOUS …

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 38 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

DESCRIPTIF DU POSTE

Sous l’autorité du Chargé du Pôle « administration des RH », et en lien étroit le Chargé(e) de suivi administratif RH et du 2ème chargé de voyage, il est en charge de la gestion des voyage des personnels siège et terrain en France & à l’international sur une partie des missions de l’association. Le chargé de voyage est l’interlocuteur privilégié du prestataire externe émettant les billets d’avion/de train.

Liste des principales activités :

1) Constitution du dossier administratif des salariés :

  • Constituer les dossiers expatriés & siège : collecter les documents et créer le classeur et transmettre à la DAF des docs nécessaire aux virements
  • Créer et envoyer les documents administratifs nécessaires aux missions
  • Archiver les dossiers des expatriés rentrés

2) Organisation logistique du départ des salariés :

  • Préparer et suivre les demandes de visa en lien avec les ambassades
  • Actualiser les procédures d’obtention de visa par pays
  • En lien avec les missions & le(s) chargé(s) de suivi administratif, s’assurer de la réservation des billets d’avion
  • Actualiser ou mettre en place des feuilles de route par pays, en lien avec les Coordinateurs Administratifs & RH des missions
  • Réserver les hôtels & mettre à jour du tableau de suivi en vue de la validation des factures en fin de mois
  • Organiser le planning des départs (incluant visite médicale) avec les différents interlocuteurs du siège
  • Imprimer les documents liés au départ
  • Valider des notes de frais expatriées conformément à la Politique en vigueur

3) Tenue de la caisse RH

  • Assurer les entrées de devises en caisses avec la DAF
  • Etre responsable des sorties de caisse liées aux visas via la caisse
  • Sur validation, assurer le paiement des acomptes sur salaire en cash
  • Préparer & payer les enveloppes voyages & avances sur frais pro siège
  • Sur validation, payer le per diem France

4) Participation à la vie du service :

  • Est force de proposition pour améliorer le fonctionnement avec le prestataire externe émettant les billets
  • Participation à la recherche d’hôtels à proximité du siège et à la définition de partenariat
  • Rédaction de la fiche hebdomadaire

POSITION DU POSTE DANS L’ORGANIGRAMME (relations hiérarchiques et fonctionnelles)

Sous l’autorité hiérarchique de: Chargé de Suivi Admin RH

VOTRE PROFIL

  • Formation : bac+2/ 3, formation de type BTS – administration du personnel
  • Maîtrise des logiciels bureautiques les plus courants (Word, Excel & Outlook),
  • Maîtrise de l’anglais indispensable
  • Qualités recherchées : Dynamique, sens de l’accueil, rigueur, organisé et avec le sens des priorités

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

  • Poste basé au siège à Clichy (Métro Mairie de Clichy),
  • CDI , statut employé.
  • Rémunération brute mensuelle de 2050 euros par mois, TR (60%prise en charge), mutuelle (80% prise en charge), 12 jours de RTT/an.

https://emea3.recruitmentplatform.com/syndicated/private/syd_apply.cfm?id=PSRFK026203F3VBQB6G8N8NMW&nPostingTargetID=40549

www.solidarites.org

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