Job Description

  Sous la supervision directe de la Support Services Manager et sous la direction de l'analyste aux achats de SNMC, l'associé.e aux achats assure la fourniture de services de soutien efficaces et opportuns en matière de passation des marchés et d'Administration des contrats aux différentes parties prenantes. Il/elle promeut une approche centrée sur le client, la qualité et les résultats et apporte son soutien au personnel des achats et aux équipes projets.

Functional Responsibilities

1. Soutiens aux services des achats

L'Associé.e  aux achats fournira une variété de services d'assistance en matière de passation de marché, garantissant la cohérence et la qualité des étapes de travail effectuées, ainsi qu'un flux d'informations optimal:
  • Rédiger la documentation des appels d'offres, des rapports d'évaluation et des soumissions d'attribution d'adjudication, en assurant la cohérence avec les règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation des marchés.
  • Préparer les RFP, RFQ et des ITB, et assurer la finalisation de la part de la personne autorisée.
  • Traiter les transactions d'achat dans l’ERP de l'UNOPS OneUNOPS.
  • Préparer et suivre des contrats, des bons de commande et des LTA/BPA ou leurs modifications.
  • Maintenir et suivre le tableau de bord des contrats.
  • Traiter les factures pour les biens et services fournis en garantissant l'exactitude et l'exhaustivité de la documentation et le paiement en temps opportun en assurant leurs suivi jusqu'à l'achèvement et informer les clients.
  • Recevoir, examiner, enregistrer et acheminer les communications entrantes et les demandes/factures d'achat.
  • Préparer des rapports, des tableaux, des graphiques, etc. en appliquant des compétences et des connaissances techniques en matière de présentations.
  • Préparer des statistiques et des rapports, y compris sur le volume des achats.
  • Entreprendre des actions de suivi de routine sur les achats.
  • Publier des annonces d'achats et de demande de prix.
  • Tenir à jour des rapports de suivi sur les activités d’achats et les travaux en cours.
  • Assurer le bon classement physique et électronique de tous les documents d'approvisionnement en conséquence.
  • Finalisation complète des spécifications des matériaux et des services selon les TDRs définies.
  • Coordonner avec l'unité Logistique ou les équipes projets lors de la réception des biens, équipements et services en vue d'obtenir le bon rapport de livraison, le RIR (Rapport de réception et d'inspection)
  • Guider et appuyer les équipes projets dans l’élaboration des rapports d’évaluation des fournisseurs.
  • Assurer la disponibilité de tous les documents justificatifs à des fins d'audit et d'examen
2. Planification des achats

  • Participer à l'implémentation de la stratégie et l’élaboration des standards de processus  (SOP) des achats et de la passation des marchés.
  • Élaborer un plan efficace des achats en collaboration avec les chefs des projets et l’équipe procurement du HUB, SNMC.
  • Participer au maintien et à la mise à jour du système de monitoring et d’évaluation de tous les  facteurs reliés  au processus des achats.
  • Contribuer de manière effective à la mise en place de la composante « achat et approvisionnement » du HUB SNMC.
  • Interagir avec les gestionnaires de projet dans le cadre de la préparation des documents suivants: documents d’appels d’offres, listes d'approvisionnement, bons de commandes, etc… selon les spécifications et les procédures d’achat et d’approvisionnement de l’UNOPS.
  • Préparation de rapports mensuels sur les questions de passation des marchés.
3. Gestion des appels d’offres

  • Collaborer avec les équipes projets/programmes pour l’examen et l’évaluation des offres et/ou propositions reçues.
  • Analyser les attributions du marché le plus adéquat  à soumettre au comité LCPC ou à un autre organisme statutaire désigné ;
  • Préparer  les soumissions au comité HQCPC, ou à l'autorité d’approbation adéquat adéquat,
  • Organiser les réunions du LCPC (ou organe statutaire désigné) selon les besoins et communiquer au moins 24 heures à l'avance les documents pour examen ;
  • Tenir à jour les dossiers du comité LCPC ou de l'organisme statutaire désigné.
4. Relations clients/parties prenantes et relations professionnelles

  • Faciliter l'engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité avec l'équipe afin d’atteindre l’excellence opérationnelle.
  • Travailler activement avec les clients pour fournir et échanger des informations sur une variété de problèmes dans les processus d'achats et les transactions, afin de fournir des services corrects et en temps opportun.
5. Facilitation du partage des connaissances

  • Entreprendre des actions de suivi de routine sur les problèmes de contrôle de qualité ou de gestion des connaissances des achats au nom du superviseur et informer le superviseur du statut.
  • Soutenir administrativement l'organisation et la prestation d'initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel en matière d'approvisionnement
Produit final

L’Associé.e aux achats a un impact direct sur la réalisation des résultats des unités business concernées, des activités de projet, des services d'appui à la gestion des achats et des contrats, ce qui a une incidence sur la mise en œuvre rapide et efficace des services et livrables respectifs. Cela garantit la satisfaction du client et promeut l'image et la crédibilité de l'équipe et de l’unité business en tant que prestataire de services efficace dans les services d’appui aux projets. Cela renforce la position concurrentielle de l'UNOPS en tant que partenaire de choix en matière de développement durable et d’appui de projet dans le pays/la région desservie.

Education/Experience/Language requirements

Education :
  • Diplôme de Baccalauréat (BAC) exigé Maîtrise/licence ou un master/PhD  en achats, en logistique, en administration des affaires, en administration publique, en gestion des ressources humaines ou dans des disciplines équivalentes serait un atout et peut remplacer des années d’expérience mais n’est pas obligatoire.
Expérience :

  • Six (6) ans d'expérience pertinente dans les services d'appui à la passation des marchés dans des organisations nationales ou internationales publiques ou d'entreprise est requis avec un diplôme d'études secondaires (BAC).
  • Une expérience de travail avec différentes  parties prenantes dans les pays en développement est souhaitable.
  • De l’expérience dans une organisation onusienne est souhaitable.
  • Dans les 6 ans d'expérience requise (avec le BAC) une expérience de deux (2) ans dans l’utilisation de logiciels bureautiques (MS Office) est requise.
  • Une expérience dans la gestion de systèmes de gestion de bases de données Web est un avantage.
  • Dans les 6 ans d'expérience requise (avec le BAC), un (1) an d'expérience dans l'utilisation de systèmes ERP est requise.
Langue:

  • Une bonne connaissance du français est requise.
  • Une bonne connaissance de l’arabe est requise.
  • Une connaissance intermédiaire de l'anglais est requise.

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration

  1. Type de contrat: ICA  (Contrat de Prestataire Individuel Local)
  2. Niveau de contrat: LICA 6
  3. Durée de contrat: Ouverte, sous réserve des exigences organisationnelles, disponibilité des fonds et performance satisfaisante
Considérations supplémentaires

  • Veuillez noter que la position ne concerne que les candidats tunisiens, ou résidents en Tunisie.
  • Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
  • Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
  • Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation entre le  travail et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.
  • Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
  • Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

Background Information - Tunisia

Le bureau de projet en Tunisie est responsable de la gestion des risques stratégiques et opérationnels associés au portefeuille d'engagements du bureau de projet (en Tunisie, au Maroc, en Libye, en Algérie, en Egypte et en Mauritanie) - dans le cadre du bureau multipays du Sénégal (MCO) mis en place, développant et livrant rentable services contribuant aux résultats durables des partenaires et à la réalisation des résultats de gestion de l'UNOPS.

Les activités de l'UNOPS Tunisie vont de l'administration, des opérations, des ressources humaines et du soutien logistique sur mesure pour la mise en œuvre de projets de développement et humanitaires; services de gestion des infrastructures et des achats; et des services de conseil aux partenaires (en Tunisie, au Maroc, en Libye et en Algérie) pour faciliter la passation des marchés, l'approvisionnement et la gestion financière. Les partenaires comprennent le gouvernement tunisien, l'Union européenne et les agences des Nations Unies telles que le HCR et l'OMS. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation. Il propose également la gestion des fonds, l'administration des prêts et des subventions, le secteur public, la création de marchés locaux de capacités, la formation et l'assistance technique.

Le bureau de projet de la Tunisie fait partie intégrante de la structure de gestion du bureau multipays du Sénégal  
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