International Labour Organization (ILO)

Assistant(e) Administratif(ve) Et Financier(ère)

International Labour Organization (ILO)

Job Description

Grade: G5 No. du poste: DC/ABIDJAN/GS/2021/03 Date de publication: 04 Février 2021 Date de clôture (minuit, heure locale): 19 Février 2021 Job ID: 5385 Départment: BR-Afrique Unité: BP-Abidjan Lieu d'affectation: Lomé Type de contrat: Court durée Durée du contract: 6 mois avec possibilité de prolongation Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.

Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.

Peuvent soumettre leur candidature:
  • Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.
  • Les candidats/tes externes*
*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local.

Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.

Introduction

Quatre personnes sur cinq dans le monde ne bénéficient pas d'un niveau de protection sociale leur permettant de réaliser leurs droits. Garantir un niveau de base de protection sociale et une vie décente pour ces personnes - parmi lesquelles beaucoup luttent pour survivre - est une priorité et une obligation en vertu des instruments des droits de I ‘homme. Tel est I ‘objectif de l'initiative conjointe des Nations Unies pour un socle de protection sociale. Reconnaissant I ‘importance stratégique et la nécessité d'assurer une protection sociale pour tous, le Conseil des chefs de secrétariat (CCS) des organismes du système des Nations Unies a adopté en avril 2009 l'initiative mondiale pour un Socle de protection sociale (I-SPS) comme I ‘une des neuf initiatives conjointes retenues pour faire face à la crise actuelle.

Le Togo a ratifié la Convention (No.102) concernant la sécurité sociale (norme minimum) de l’OIT en juin 2013 et adhéré à la Recommandation 202 de l’OIT sur les socles nationaux de protection sociale. Le BIT apporte l’appui technique au Togo afin de lui permettre de remplir ses obligations qui découlent de la ratification de la convention. Dans ce cadre et face aux effets de la pandémie de la Covid-19 que le projet UE-DEVCO est mis en place pour soutenir et accélérer le processus d’extension de la couverture sociale en particulier aux acteurs de l’économie informelle. L’urgence sanitaire née de la pandémie de la COVID-19 a démultiplié les besoins des populations, en particulier les acteurs de l’économie informelle. Face cette situation, le système de protection sociale togolais a manqué de mécanismes pouvant aider les populations à faire face aux risques sociaux exacerbés par la pandémie à savoir la perte de revenus et les soins de santé dans la mesure où pour ce dernier besoin, elles étaient déjà confrontées aux dépenses catastrophiques. Cela a amené les pouvoirs publics à mettre en place des programmes tels que celui du revenu minimum de solidarité pour assister les travailleurs de l’économie informelle en particulier.

Le projet UE-DEVCO contribuera à combler ce déficit en capitalisation les leçons tirées de la mise en œuvre des mesures de protection sociale initiées pour répondre à la COVID-19. Il appuiera des analyses techniques, le renforcement du système d’information et de l’architecture institutionnelle, le renforcement des capacités nationales, le dialogue social pour permettre d’adapter et d’étendre le système de sécurité sociale afin de garantir aux travailleurs de l’économie informelle l’accès à des prestations de protection sociale convenables, adéquates et accessibles sans discrimination. C’est dans ce cadre que le Bureau Pays de l’OIT à Abidjan (BP-Abidjan) qui couvre les pays du Conseil de l’Entente (la Côte d’Ivoire, le Bénin, le Burkina Faso, le Niger, le Togo) et le Mali recherche un Assistant Administratif et Financier.

Supervision

L’Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (e) du projet travaille sous la responsabilité du Directeur du BP-Abidjan, et la supervision directe du Coordinateur national du projet UE-DEVCO basé à Lomé (Togo). Il (elle) est chargé (e) des tâches administratives et financières du projet.

Fonctions et responsabilités essentielles

Tâches administratives (80%) 
  1. Mettre en place un système rigoureux de classement et d’archivage des dossiers de travail conformément à la pratique en la matière.
  2. Rassembler et conserver toutes les informations relatives au Projet,
  3. Assurer la diffusion des matériaux et documents de campagne et d’information.
  4. Participer à l'organisation et la préparation des réunions et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l'organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat
  5. Organiser les missions dans le cadre des activités des projets et assiste les consultants et autres visiteurs officiels pour l’obtention des visas et autres documents officiels suivant les procédures en vigueur.
  6. Rédiger des correspondances, télécopies, mémorandums, rapports administratifs divers, courriels, suivant les instructions et procédures d’usage.
  7. Assurer l’acquisition des équipements, matériels et fournitures de bureau selon les procédures en la matière.
  8. Gérer efficacement les équipements, matériels et fournitures du projet.
  9. Tenir régulièrement l’inventaire des fournitures de bureau et des équipements et matériels du projet.
Tâches liées à la gestion financières (20%)
  1. Préparer la documentation nécessaire pour les contrats des experts et les contrats de de services ;
  2. Préparer les projets de budget de fonctionnement,
  3. Préparer la documentation nécessaire pour la préparation des PO (Bons de commande) et TT (Autorisations de voyage) pour le projet,
  4. Etablir mensuellement la fiche de suivi des dépenses de chaque bon de commande,
  5. Suivre régulièrement les taux d’exécution du projet.
  6. Assurer le suivi pour le paiement régulier et dans les délais des avances et acomptes aux fournisseurs de services/consultants,
  7. Contrôler la conformité des documents comptables,
  8. Veiller à la clôture dans les délais de contrats de sous-traitance et de subvention,
  9. Effectuer d'autres tâches assignées par le superviseur hiérarchique.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en assistance de direction.

Expérience

Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’assistance de direction, avec des connaissances dans la tenue des documents comptables et des procédures en la matière, et une expérience de travail dans une organisation non gouvernementale intervenant de préférence dans le domaine de la protection sociale.

Langues

Maitrise effective de l’anglais et du français.

Compétences

  • Capacité avérée d’utiliser les logiciels de traitement de texte, des feuilles de calculs, power point et d’autres logiciels requis pour l’accomplissement des taches ;
  • Aptitude à rédiger des rapports et des correspondances ;
  • Bonne faculté d’analyse ;
  • Aisance dans la communication orale et écrite ;
  • Aisance dans les contacts avec la clientèle et aptitude à répondre à leurs questions ;
  • Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
  • Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps   ;
  • Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
  • Avoir le sens de responsabilité et posséder un sens inné du détail ;
  • Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie ;
  • Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité ;
  • Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement afin de décider de la démarche à suivre ;
  • Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions ;
  • Aptitude d’adaptation aux changements ;
  • La pratique d’IRIS, en particulier des modules PO, TT et Révisions budgétaires serait un avantage.
Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés mais qui n’ont pas été sélectionnés pour cet emploi vacant pourront se voir offrir une affectation sur un autre poste au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.

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