Solidarites International

Assistant.e Support Logistique Desk Moyen Orient

Solidarites International

Job Description

Créée en 1980, SOLIDARITÉS INTERNATIONAL est une organisation non gouvernementale engagée sur le terrain des conflits et des catastrophes naturelles. L’association a pour mission de secourir le plus rapidement et le plus efficacement les personnes dont la vie est menacée, en couvrant les besoins vitaux :
  • Boire
  • Manger
  • S’abriter
Après avoir répondu à l’urgence, les équipes de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL accompagnent les familles et les communautés les plus vulnérables jusqu’à ce qu’elles recouvrent les moyens de leur subsistance et de leur autonomie pour faire face, en toute dignité, aux défis d’un avenir incertain.

Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SOLIDARITÉS INTERNATIONAL intervient en France et à l’international en développant une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable et l’assainissement, mais également dans ceux, essentiels, de la sécurité alimentaire et de la reconstruction.

Son action s’organise autour de quatre domaines d’expertise :
  • L’accès à l’eau potable, à l’assainissement et à hygiène
  • La sécurité alimentaire et les moyens d’existence
  • L’aide à la reconstruction d’habitat
  • Les réponses d’urgence

DESCRIPTIF DU POSTE

L’assistant(e) sera rattaché(e) au Logisticien du desk Moyen Orient.

Principaux objectifs du stage

  • Connaitre les différents programmes et les domaines d’expertise de SI
  • Comprendre le fonctionnement du siège d’une ONG humanitaire et les liens entre le siège et le terrain.
  • Maîtriser les procédures internes de SI et les procédures des principaux bailleurs de l’aide humanitaire.
  • Découvrir la supervision à l’échelle du siège de la Logistique d’une mission humanitaire.
  • Assurer le lien et la circulation de l’information entre le siège et le terrain.
  • Assister à l’accueil et à la mise à jour des documents d’accueil pour nos expatriés.
  • Travailler conjointement avec les départements programme & finance du desk Moyen Orient.
Principales tâches

Sous la supervision du Logisticien, l’assistant(e) support logistique : Achat

  • Suivi du tableau des signataires.
  • Suivi des mises à jour TPM.
  • Examine les documents pour les dossiers d’achats réalisés sur le terrain ou au siège (bon de commande, cotations, analyse de cotations, contrat, etc.) et leur adéquation avec les procédures de Solidarités International
  • Assure le suivi et l’archivage des dérogations.
  • Participe à la constitution des documents logistiques des rapports finaux pour les bailleurs de fonds (vérification de la présence des équipements dans l’état de parc, préparation des annexes équipements, vérification de la conformité avec les procédures bailleurs, rapprochement des données logistiques avec les données financières etc.).
  • Assure le classement et l’archivage de tous les dossiers traités en version informatique et papier.
  • Participe à l’harmonisation de la documentation interne (rédaction de tutoriels, mémos, mise à jour, traduction,..).
  • Participe aux réunions de desk et de département logistique.
  • Participes aux réunions hebdomadaires avec les missions terrain
  • Interface Skype avec les coordinateurs logistiques et leurs assistants.
  • Suivi des contrats de locations immobilières.
Equipement durable

  • Vérification de l’adéquation du parc et des demandes d’achats d’équipement durable (BCI Equipement durable).
  • Examine les documents pour les dossiers d’achats réalisés sur le terrain ou au siège.
Pack logistique

  • Participe au traitement du Pack logistique mensuel (état de parc, suivi carburant, suivi BCI, etc.).
  • Mise à jour mensuel du Dashboard.
  • Suivi des factures de téléphone satellites.
  • Assure le classement et l’archivage.
Support au Desk

  • MAJ Organigrame
  • Liens avec assist programme du MAJ pack Expat + cartes programmes
  • Suivi départs expats

Apports du stage

  • Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain.
  • Découvrir les différents métiers de SI sur le terrain.
  • Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission et des contraintes spécifiques.
  • Connaître le fonctionnement logistique d’une mission Solidarités International, en vue de partir en tant que Logisticien sur le terrain.
  • Connaître les exigences des bailleurs de fonds.
  • Etre en contact direct avec le terrain via les expatriés.
  • Apprendre à gérer un flux d’information et de traitement de multiple dossier.
Les tâches à effectuer sont transversales et nécessitent donc autonomie, rigueur et polyvalence. Une connaissance, ou du moins un souhait de comprendre le milieu humanitaire et ses contraintes est indispensable.

Les tâches décrites dans cette annonce sont susceptibles d’évoluer en fonction des chantiers en cours au siège et en fonction des besoins.

SOLIDARITES INTERNATIONAL s’engage à offrir au stagiaire une variété de tâches ainsi qu’une formation interne de préparation au départ lui permettant de renforcer utilement sa formation/son expérience en vue d’un engagement humanitaire futur. Ce stage constitue une opportunité de comprendre en profondeur le fonctionnement d’une ONG humanitaire, ses contraintes et les différentes approches.

VOTRE PROFIL

  • Niveau Bac + 2/3 avec une composante en gestion et/ou logistique (Master, Ecoles de Commerce, Bioforce) et de préférence une sensibilisation à l’international et l’humanitaire.
  • Maîtrise des logiciels bureautiques les plus courants, bonne connaissance d’Excel.
  • Bonne maîtrise de l’anglais.
  • Autonomie et rigueur.
  • Capacité de travail en équipe.

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

Stage de 6 mois à partir du 28/06/2021 Stagiaire avec convention de stage obligatoire.

Gratification légale de 554.40 € pour 154 heures de présence (pour 22 jours de 7 heures/jour).

Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL Tickets restaurant à 7 € / jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60%
Apply Now