Solidarites International

Assistant.e Archiviste & Conformite

Solidarites International

Job Description

Date de prise de fonction souhaitée : 01/09/2021 Durée du stage : 6 mois Localisation : siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy

QUE FAISONS NOUS...

Créée en 1980, SOLIDARITÉS INTERNATIONAL est une organisation non gouvernementale engagée sur le terrain des conflits et des catastrophes naturelles. L’association a pour mission de secourir le plus rapidement et le plus efficacement les personnes dont la vie est menacée, en couvrant les besoins vitaux :
  • Boire
  • Manger
  • S’abriter
Après avoir répondu à l’urgence, les équipes de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL accompagnent les familles et les communautés les plus vulnérables jusqu’à ce qu’elles recouvrent les moyens de leur subsistance et de leur autonomie pour faire face, en toute dignité, aux défis d’un avenir incertain.

Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SOLIDARITÉS INTERNATIONAL intervient en France et à l’international en développant une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable et l’assainissement, mais également dans ceux, essentiels, de la sécurité alimentaire et de la reconstruction.

Son action s’organise autour de quatre domaines d’expertise :
  • L’accès à l’eau potable, à l’assainissement et à hygiène
  • La sécurité alimentaire et les moyens d’existence
  • L’aide à la reconstruction d’habitat
  • Les réponses d’urgence
Votre travail sera basé au siège de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL. Vous assisterez la responsable Audit Interne de l’association dans le domaine spécifique de la gestion des archives et participerez ainsi à diverses missions internes et objectifs de redevabilité externes de l’organisation.

Intégré au Service Audit Interne de l’ONG, vous serez amené à collaborer avec les différents départements et pays d’intervention de Solidarités International. Vous soutiendrez son action grâce à une gestion efficace de la documentation, nécessaire pour répondre efficacement aux exigences internes et externes qui pèsent sur nos différents services. Le service est impliqué sur de nombreux chantiers internes passionnants qui vous permettront de découvrir les enjeux actuels de l’aide humanitaire et de ses intenses évolutions.

Il n’est pas nécessaire d’avoir une expérience antérieure dans le milieu humanitaire.

DESCRIPTIF DU POSTE

Principaux objectifs du stage :

  • Participer activement à l’amélioration des fonctionnements de l’organisation sur la gestion des archives
  • Développer des connaissances sur les processus d’audits et de redevabilités dans le secteur humanitaire ;
  • Connaissance et analyse des procédures d’archivages de Solidarités International ;
  • Développement d’outils effectifs et de modules de formation sur la gestion des flux d’archives ;
  • Assister la responsable Audit Interne ainsi que les autres membres du service dans l’exécution des taches nécessaires au suivi de la conformité ;
  • Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs (desk, siège, terrain) ;
Principales tâches :

  • Appuyer au développement et à la diffusion d’outils et procédures dédiés à une gestion efficace des archives
  • En collaboration avec le département Logistique, réceptionner les archives du terrain arrivant au siège de l’association. Contrôler la qualité et la désignation des archives réceptionnées. Si besoin, faire des retours spécifiques au terrain sur les problématiques rencontrées lors du contrôle des archives.
  • Assurer la manutention, l’aide au chargement et déchargement des camions de livraisons, ainsi que la mise en carton et l’étiquetage des archives réceptionnées
  • Organiser et ranger l’espace de stockage dédié aux archives.
  • Mettre à jour quotidiennement la base de données des archives : enregistrement des mouvements de cartons en stock, intégration des nouvelles archives, etc.
  • Participer à la gestion des communications avec le prestataire de stockage externe lors de commandes d’archives ou besoins d’externalisation.
  • Contribuer à la réponse aux audits externes et autres exigences de redevabilité en mettant à disposition les archives nécessaires lorsque requis par les responsables concernés.
  • Proposer des améliorations aux bases de données d’archives
  • Contribuer aux processus de numérisation des archives disponibles au siège.
  • Participe au développement de modules de formation spécifiques à l’archivage dans une perspective de redevabilité interne et externe.
  • Participer aux briefings des expatriés sur les normes internes d’archivage.
  • Participer à des réunions et autres évènements de la vie associative.
Apports du stage :

  • Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain ;
  • Découvrir les différents métiers de Solidarités International ;
  • Appréhender les enjeux de Redevabilité d’une ONG et y participer activement ;
  • Connaître les exigences des bailleurs de fonds
  • Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission humanitaire ;
  • Contact direct avec le terrain ;
  • Maitrise des procédures internes de Solidarités International ;
  • Développer une autonomie et une expertise sur les techniques d’archivages ;

VOTRE PROFIL

  • Formation ou expérience en métiers des archives et ressources documentaires (DUT, Licence professionnelle, etc) de préférence
  • Formation ou expérience dans la logistique et plus spécifiquement la gestion de stock, appréciée.
  • Aptitude physique à la manipulation manuelle de charges
  • Compétences rédactionnelles, de synthèse en français et en anglais ;
  • Maîtrise des outils bureautiques courant : Windows (Word, Excel, power point); Internet et courrier électronique (Outlook) ;
  • Sens de l’organisation et capacité à suivre et mettre en place des procédures indispensables ;
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Esprit d’équipe et aisance relationnelle
  • Autonomie et proactivité
  • Sensibilité pour le secteur de l’associatif et de l’humanitaire appréciée

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

  • Stage basé au sein du siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy (92), métro Mairie de Clichy
  • Stagiaire avec convention de stage obligatoire.
  • Gratification légale de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale en vigueur.
  • La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois. (En moyenne 1 mois = 154h, soit 22 jours de 7h/jour)
  • Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL
  • Tickets restaurant à 8,90 € / jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60 %
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