World Health Organization (WHO)

Assistant Administrative SSA

World Health Organization (WHO)

Job Description

Contexte et justification 1. Raison d’être du poste Apporter un appui administratif au programme dans le respect des politiques, procédures, règles et réglementation de l’OMS.

2. Description du poste Objectifs du Programme et objectifs stratégiques immédiats Le Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire a pour mission d’aider les pays et de coordonner l’action internationale afin de prévenir les flambées et les situations d’urgence, de s’y préparer, de les détecter, d’y réagir rapidement et d’assurer le relèvement.

Contexte organisationnel (Décrire le rôle de l’individu au sein de l’équipe, l’orientation et la supervision des supérieurs hiérarchiques et la formation ou l’information fournie à d’autres membres du personnel) L’Assistant Administratif travaille en étroite collaboration avec les autres membres du personnel administratif. Le titulaire est appelé à travailler avec un minimum de supervision, conformément aux procédures et pratiques établies, traitant de questions de routine de façon indépendante et en se référant au superviseur pour des problèmes ou des situations inhabituelles. Une orientation générale est fournie par le superviseur ou un autre professionnel du personnel à travers des objectifs généraux et des instructions concernant l'affectation des ressources, les divisions et les besoins des programmes et des priorités.

Résumé des tâches assignées (Décrire ce que le/la titulaire du poste doit faire pour atteindre les principaux objectifs) Sous la supervision du responsable de l’Administration du Programmes des Urgences (MGA Lead) et les orientations technique l’Administrateur chargé des Opérations, l’Assistant Administratif fournit un appui aux gestionnaires et aux membres du personnel dans la réalisation des tâches ci-après : 1. Apporter une assistance administrative et Logistique au programme de l’unité du programme des Urgences (WHE); 2. Organiser toutes les réunions internes et autres événements de l’unité du programme des Urgences (WHE) en relation avec les collègues du bureau pays ; 3. Gérer la documentation de l’Unité du Programme des Urgences (WHE) ; 4. Etablir les PV et rapports de réunion ; 5. Assurer la fluidité des informations entre le niveau central et les pôles ; 6. Contribuer à la mise à jour du système informatique de gestion du programme des Urgences (WHE) ; 7. Initier suivant la demande, la production de supports techniques documentaires du Programme des Urgences (WHE) ; 8. Apporter un appui administratif aux responsables de Programmes dans la mise en œuvre des activités ; 9. Organiser les missions externes en relations avec les chargés de programmes (réservation de salles de réunion et d’hôtels, Transports, etc) ; 10. Effectuer le suivi et l’affectation des équipements mis à la disposition du programme des urgences (WHE) ; 11. Effectuer toutes autres activités demandées par le superviseur dans le cadre de ses compétences.

3.Profil de recrutement Compétences : Génériques 1. Communiquer de manière crédible et efficace 2. Produire des résultats 3. Favoriser l'intégration et le travail d'équipe 4. Avancer dans un environnement en constante évolution 5. Se connaitre et se gérer Compétences fonctionnelles: Décrire les connaissances essentielles et les compétences spécifiques au poste. Tous les employés de l’OMS sont tenus d’avoir trois compétences, à savoir « le travail d’équipe », « le respect et la promotion des différences individuelles et culturelles », ainsi que « la communication ».

Solide expérience dans l’organisation des réunions et en évènementiels Connaissance des systèmes ERP.

Capacité à identifier les insuffisances et les anomalies, ainsi qu’à prendre des mesures correctives.

Bonnes capacités d’analyse ; Haut niveau de discernement et esprit d’initiative ; Excellentes capacités rédactionnelles Souci du détail.

Formation (Qualifications) Essentielle: Fin d’études secondaires en administration générale avec une formation pratique axée en gestion.

Souhaitable: - Un diplôme universitaire en gestion est un atout.

Experience Essentielle: - Au moins 10 a 15 années d’expériences impliquant des responsabilités progressivement plus importantes en gestion administrative.

Expériences des projets financés par les bailleurs de fonds Souhaitable:- Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation internationale ou multinationale serait un avantage Langues Une excellente connaissance de la langue française et une bonne connaissance de l’anglais.

Autres considérations (cadre de travail, si différent du cadre normal, compétences informatiques, etc.) Maîtrise de l’outil informatique et aptitude à utiliser une variété de logiciels. La maîtrise de Microsoft Excel est indispensable pour l’utilisation des modules du WHO Global Management System (GSM). Excellentes connaissances des autres applications de Microsoft (Word, PowerPoint, etc)
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