World Health Organization (WHO)

Assistant Admin & Finance (SSA)

World Health Organization (WHO)

Job Description

Termes de Référence pour le recrutement d’un Assistant Administratif et Financier en appui à l’Unité du programme des Urgences de l’OMS Titre : Assistants Finances Grade : G5 du barème du système des Nations Unies Unité : Administration/WCO BFA Type de contrat : Accord d’exécution de Service Spéciaux (SSA) Lieu d’affectation : Bujumbura Durée : 3 mois Nombre de postes : 01 I. Contexte

L’épidémie de coronavirus déclarée par l’OMS comme une pandémie au niveau mondial n’a pas épargné le Burundi dont les premiers cas ont été notifiés à Bujumbura. Pour faire face à cette épidémie de COVID19, le Ministère de la santé, avec l’appui de l’OMS, a entrepris de nombreuses actions pour assurer une mise en œuvre efficace et urgente des activités de riposte afin de stopper rapidement la circulation du virus.

La méthode appropriée pour garantir une disponibilité urgente et immédiate des ressources pour la mise en œuvre rapide des activités en situation d’urgence est l’implémentation directe (DI). Cette mise en œuvre direct a impliqué une augmentation des requêtes de service et des factures Tous ces décaissements sont enregistrés dans la plateforme GSM à travers un bon de Commande (PO) établis et approuvés dans le système et soutenus par une documentation appropriée, complète et satisfaisante (mémos approuvés de WR, les factures originales, les états de prises en charge, la liste des participants dûment remplis lorsqu’il s’agit des ateliers, formation, etc.) Tous ces documents comptables doivent être vérifiés, scannés et soumis dans le GSM et les copies dures efficacement classées et conservées pendant 10 ans pour des besoins éventuels d’audit selon les procédures financières de l’OMS.

Compte tenu du nombre important des pièces justificatives des activités mises en œuvre par le bureau à travers le mécanisme des DI, la nécessité de faire appel aux services d’un Administratif et Finances s’impose.

II. Objectif général

L’objectif général consiste à apporter un appui à l’Assistant finances dans la collecte, l’organisation des requête et des mémorandum, la vérification des budget, la soumission des réquisition dans la système mondial de gestion et le classement des pièces justificatives de toutes les activités COVID19 et du programme des Urgences depuis mars 2020.

Description des tâches

L’Assistant administratif et financier travailleront sous la supervision générale du Représentant de l’OMS et la supervision directe et les orientations du gestionnaire des Incidents (IM) et de l’Administrateur chargé des opérations du bureau et en étroite collaboration avec l’Assistant chargé des finances. Le titulaire du poste s’acquitteront des tâches suivantes : - Collecter toutes les pièces justificatives de la riposte Covid 19 à travers les informations extraites du système (tableau EXCEL de tous les enregistrements) ; - Procéder à une vérification des requêtes, la soumission des mémorandums pour la mise en œuvre des activités en se référant au budget des activités ; - Procéder à des calculs en ce qui concerne les états de Prise En Charge (PEC) des ateliers ; - Faire des amendements le cas échéant en vue d’éventuelles corrections ; - Procéder à la soumission des bon de commande dans le système mondial de gestion (GSM) et procéder au paiement des factures de bien et services - Présenter un rapport hebdomadaire de situation après vérifications des pièces en y faisant des recommandations ; - S’assurer que toutes les pièces justificatives (Requête approuvées, requête de déblocage, budgets signés, liste des participants, états de prise en charge) sont attachées au voucher correspondant.

- Le cas échéant réclamer les pièces manquantes auprès des assistants COVID19 ; - Aider les consultants COVID19 à renseigner le tableau mensuel de justification des dépenses et procéder à la vérification des pièces justificatives y relatives avant leur classement dans le voucher approprié - Procéder à la vérification et au classement des pièces justificatives du carburant acheté dans le cadre des activités de la COVID 19 ; - Procéder à la vérification des factures avant paiement et au classement des pièces justificatives du carburant acheté dans le cadre des activités de la COVID 19 ; - Faire l’état des lieux des consommations, de 2020 sur la base des informations extraites du système et préparer un rapport de situation ; - Rechercher à travers les informations existantes, les références bancaires des fournisseurs de l’OMS et rentrer en contact avec le fournisseur pour des compléments d’information.

- Exécuter toute autre tâche qui lui sera confiée.

III. Méthodologie

Le travail consistera en une évaluation rapide des pièces justificatives disponibles au bureau pays et celles à collecter et ou à réclamer auprès des bénéficiaires.

IV. Résultats attendus

L’ensemble des requêtes et facture (pièces justificatives de prise en charge, factures des activités, carburant relatives au COVID) sont traité, vérifiées, corrigées, scannées et classées dans les chronos.

Un rendement de qualité et les rapports hebdomadaires sont produits en temps voulu et soumis pour appréciation ; la production de résultats permettant d’atteindre les objectifs de l’unité Profil pour le recrutement Education (Qualifications) Essentielle : Cycle secondaire complet ou formation technique équivalente avec une spécialité en comptabilité, finances ou gestion budgétaire.

Souhaitable : Diplôme d’études supérieures/universitaires en comptabilité, finances ou budget serait un avantage.

Expérience

Essentielle : minimum 5 ans d’expérience pratique pertinente en comptabilité, finances et/ou budget.

Souhaitable : Une expérience de travail à des postes d’appui financier et administratif au sein d’une Agence du Système des Nations Unies ou dans une structure internationale ou multinationale serait un avantage.

Compétences

a) Compétences essentielles :

• Communiquer de manière crédible et efficace, • Produire des résultats, • Favoriser l’intégration et le travail en équipe, • Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles • Assurer la gestion/utilisation efficace des ressources b) Compétences fonctionnelles

• Aptitude particulière pour les finances et la comptabilité ; • Capacité à planifier, organiser, coordonner et mettre en œuvre/consolider les apports de plusieurs sources ; • Capacité à travailler sous pression pour respecter les délais définis • Capacité à concevoir, travailler et exécuter des tâches avec peu de supervision ; • Capacité à élaborer / produire des rapports analytiques financiers, en utilisant des logiciels appropriés ; • Aptitude à interpréter les règles et règlements financiers ; • Habilité à créer et maintenir des relations de travail efficaces avec des personnes de nationalité et de culture différentes ; • Excellentes compétences interpersonnelles, discrétion, tact et diplomatie.

Autres qualifications

IT

• Excellence connaissance de l’outil informatique (Microsoft office). Très bonne connaissance de EXCEL. Expérience dans l’utilisation du Système Mondial de Gestion (WHO GSM /ERP System) serait un atout.

Langues

• Excellente connaissance du français.

• Une connaissance pratique de l'anglais serait un atout.

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