World Food Programme (WFP)

Asociado De Cadena De Suministros

World Food Programme (WFP)

Job Description

  El Programa Mundial de Alimentos (WFP) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que WFP brinda al gobierno nacional responden a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del WFP en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.

Bajo la supervisión del Jefe de Oficina de Terreno y la orientación técnica del Jefe de la Unidad Cadena de Suministro de la Oficina Central, el Asociado de Cadena de Suministros será responsable de prestar apoyo especializado a las operaciones y actividades de logística y adquisiciones, aplicando la normas y procesos estándar de WFP y contribuyendo, directa o indirectamente, al suministro eficiente y eficaz de asistencia alimentaria a los beneficiarios. Dará muestras de responsabilidad y espíritu de iniciativa para responder autónomamente a consultas y problemas disponiendo solo de orientaciones de orden general. Se requiere que hagan uso de buen criterio frente a los problemas imprevistos que puedan surgir a diario.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

Logística

  1. Coordinar las solicitudes y velar por que los pedidos y las entregas de productos y suministros a los asociados y los destinos autorizados se efectúen de manera oportuna.
  2. Realizar el control del inventario de alimentos e insumos no alimentarios del WFP almacenado en bodegas del proveedor de servicios logísticos, de acuerdo a las regulaciones del WFP para garantizar una respuesta oportuna y ágil a los requerimientos de apoyo a proyectos, incluso en fases de emergencia.
  3. Coordinar con el proveedor de servicios logísticos para asegurar la disponibilidad de personal, equipo de manejo de bodegas, y demás insumos requeridos para una operación fluida y eficiente de las operaciones de bodega.
  4. Realizar los registros de movimientos de inventario en el sistema corporativo LESS para recibos y despachos de envíos nacionales e internacionales de alimentos, para garantizar información veraz y oportuna en los sistemas corporativos del WFP y que la documentación de soporte relevante sea debidamente archivada y sea accesible.
  5. Verificar que el proveedor de servicios logísticos cumpla con los lineamientos de seguridad contemplados dentro del contrato de servicios que mantiene con el WFP, con el fin de asegurar que todos los alimentos, artículos no alimentarios, vehículos; así como mobiliario y equipo para uso de la operación estén seguros y almacenados de acuerdo con las normas del WFP.
  6. Verificar que el proveedor de servicios logísticos cumple con las medidas dentro del proceso de Manejo Integral de Plagas y que se esté aplicando los correctivos necesarios en caso de que se produzca una pérdida o contaminación del producto, daños en el embalaje, y otros, para asegurarse de que se están siguiendo todas las medidas correctivas, de acuerdo con las normas.
  7. Apoyar la preparación de informes a los donantes, gobierno, agencias del Sistema de Naciones Unidas y otras partes interesadas, así como informes corporativos que sean requeridos.
  8. Apoyar la generación e intercambio de conocimiento al interior de la oficina de país con el fin de contribuir a las redes de conocimiento y promoción de buenas prácticas.
Proveedores y Puntos de Venta

  1. Identificar nuevos proveedores para procesos de compras y servicios logísticos integrales como transporte y almacenamiento y compilar datos y documentos para fundamentar la selección, velando por la aplicación de procesos estándar.
  2. Contribuir a las negociaciones con nuevos proveedores de acuerdo con los términos y condiciones de los pedidos, junto a un oficial de categoría superior, para obtener las mejores condiciones y los costos más bajos para el PMA.
  3. Solicitar documentos a potenciales proveedores validando la información para la presentación de listas cortas al Comité Local de Compras para su aprobación.
  4. Capacitar y hacer seguimiento a proveedores para mejorar procesos de atención, reconciliación, y facturación de acuerdo con los lineamientos de WFP.
  5. Realizar el proceso de reconciliación de la facturación recibida de puntos de venta y proveedores por concepto de redención de bonos y servicios logísticos, para su posterior pago.
  6. Capacitar a socios implementadores y puntos de venta en gestión logística como lo es recepción, almacenamiento y distribución de alimentos y elementos no alimentarios.
  7. Monitorear puntos de venta realizando análisis de precios que garanticen montos acordes al mercado local permitiendo así, incrementar el poder adquisitivo en la compra por parte de los beneficiarios.
Adquisiciones

  1. Proporcionar coordinación operacional y servicios administrativos, para apoyar proyectos y actividades de compra, aplicando procesos estándar y contribuyendo a la adquisición efectiva de bienes y servicios.
  2. Revisar, registrar y ordenar por prioridad las solicitudes de compra, y prestar apoyo a las dependencias interesadas, con el fin de apoyar la adquisición de bienes y servicios apropiados, al menor costo para el PMA.
  3. Preparar las órdenes de compra, los contratos y toda la documentación justificativa para que la parte interesada los apruebe, y aprobar las compras en virtud de las facultades que se le deleguen, para hacer posible la compra rápida de bienes y servicios.
  4. Resolver los problemas relacionados con los bienes entregados, recurriendo al propio espíritu de iniciativa, manteniendo el contacto con todas las partes y aplicando procesos estándar, para garantizar que los problemas se resuelvan con oportunidad y precisión.
  5. Buscar, recopilar y analizar datos para producir informes que permitan a los Oficiales de Adquisiciones tomar decisiones informadas y garanticen la coherencia de la información que se presenta a las partes interesadas.
  6. Gestionar las actualizaciones y desarrollar las bases de datos y los registros, para velar por que la información sea exacta, esté organizada, resulte accesible y responda a las obligaciones de presentación de informes.
  7. Mantener las relaciones con sus homólogos internos, para sostener la armonización de las actividades de compra con programas más amplios y garantizar un enfoque coherente en la atención de las necesidades de asistencia alimentaria.
  8. Aplicar las prácticas estándar de preparación en emergencias para ayudar al PMA a intervenir con rapidez y enviar los alimentos y los recursos necesarios a las zonas damnificadas al comienzo de una crisis.
  9. Supervisar el trabajo del personal de apoyo, proporcionándole asesoramiento práctico y orientación, para garantizar que los objetivos individuales y colectivos se alcancen de conformidad con las normas y los plazos convenidos.
LAS CUATRO CAPACIDADES ORGANIZATIVAS FUNDAMENTALES:

Finalidad Comprender y comunicar los Objetivos Estratégicos Enseña al equipo la manera más eficaz para dar a conocer los Objetivos Estratégicos a los equipos y los asociados del WFP sobre el terreno.

Ser un motor de cambio positivo Pone en práctica nuevos métodos o herramientas para mejorar los procesos de trabajo y la productividad del equipo.

Hacer que el cometido del PMA sea fuente de inspiración para su equipo Enlaza las actividades y tareas del equipo con buenos resultados concretos obtenidos en las comunidades beneficiarias para mostrar el impacto positivo de la labor realizada.

Hacer que el cometido del PMA sea visible en la labor cotidiana Explica a sus compañeros de equipo cómo contribuye cada dependencia al cometido general del WFP.

Personas Buscar maneras de reforzar las competencias individuales Busca oportunidades de perfeccionamiento de las competencias, como módulos de capacitación o experiencias en el trabajo, para sí mismo/misma, sus colegas y sus subordinados directos.

Crear una cultura de inclusión Promueve actividades de consolidación del espíritu de equipo para favorecer la interrelación dentro de la propia dependencia.

Prestar orientación personalizada y facilitar retroinformación constructiva Pone en contacto a sus colegas menos experimentados con instructores dentro del propio equipo.

Crear y fomentar un espíritu voluntarioso Prevé de forma proactiva los posibles retos y elabora planes de mitigación para asegurarse de que el equipo alcance los objetivos y metas establecidos.

Desempeño Alentar la innovación y las soluciones creativas Busca oportunidades de ser creativo/creativa en su propio trabajo y de ayudar a los otros miembros del equipo a ser más innovadores y esmerados en sus respectivas tareas y esferas de trabajo.

Centrarse en la obtención de resultados Hace un seguimiento de los resultados del equipo y facilita retroinformación para asegurarse de que los resultados previstos se alcancen de manera sistemática y precisa.

Adoptar compromisos y respetarlos Imparte orientaciones precisas al equipo sobre las responsabilidades y tareas esperadas, a la vez que mantiene el propio compromiso con el equipo.

Ser resolutivo Da ejemplo e imparte orientación a los miembros del equipo menos experimentados sobre cuándo remitir cuestiones a las instancias superiores al enfrentarse a problemas difíciles en el lugar de trabajo o sobre el terreno.

Asociaciones Conectar y hacer trabajar juntas a las dependencias del PMA Facilita la asociación con otras dependencias del PMA para realizar misiones sobre el terreno.

Establecer asociaciones sólidas con actores externos Da ejemplo y orienta al equipo sobre cómo fomentar las relaciones con asociados externos.

Demostrar flexibilidad y capacidad de adaptación a nivel político Explica con claridad a sus compañeros o subordinados directos la importancia de contribuir a otros equipos del PMA y a las asociaciones con otros organismos para alcanzar las metas y los objetivos del Programa.

Explicar con claridad el valor que aporta el PMA a las asociaciones Organiza, supervisa y prioriza su propia labor y la de su equipo para asegurarse de que se atiendan las necesidades de los asociados internos y externos.

CAPACIDADES FUNCIONALES:

Capacidad específica

Organización: cualidad indispensable para llevar en orden todos los procesos solicitados y, además, cumplir con los requerimientos realizados por las demás unidades, jefe de dependencia y/o jefe de OT.

Responsabilidad: Cumplimiento de las actividades, revisión y entrega de facturas, verificación para aprobación de productos o servicios y, sobre todo, garantizar que la organización recibe la mejor oferta en cuanto precio y calidad en términos de transparencia.

Trabajo en equipo: Capacidad en el trabajo conjunto con personal de otras unidades, responder a las necesidades del resto de colegas con actitud de servicio, apoyar para resolver necesidades específicas que son solicitadas por diferentes unidades para alcanzar los objetivos de la organización.

Dominio de programas informáticos: dominio intermedio o avanzado de paquetes como los de office, o programas específicos para el desarrollo de actividades.

Habilidad para negociar: el asistente de adquisiciones deberá velar siempre por el interés de la organización. Así, cada vez que sea posible, tendrá que hacer uso de técnicas de negociación para obtener un servicio excelente a un precio inmejorable.

Licitaciones y contrataciones

Despliega un conocimiento básico de los procesos para respaldar la implementación de contratos y licitaciones en el PMA mediante la recopilación de la información necesaria.

Gestión de proveedores

Aprovecha la comprensión básica de las necesidades operativas para definir los requisitos y los criterios de selección de los proveedores.

Información sobre los bienes y los productos/servicios

Maneja acertadamente los productos/servicios basándose en la comprensión de las fuentes, las tecnologías, las propiedades y los principios y prácticas de contratación pública.

Sistemas y presentación de informes

Demuestra un conocimiento sólido de los sistemas de adquisición y del sistema operativo y los instrumentos institucionales para llevar a cabo diversos análisis y generar informes que impulsen la toma de decisiones.

Ética y cumplimiento

Mantiene registros minuciosos de las actividades de conformidad con las normas de cumplimiento para aumentar la facilidad de respuesta a las consultas de auditoría básicas.

CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA ESTÁNDAR MÍNIMAS:

  • Título universitario en carreras de ingeniería industrial, administración, finanzas, economía, contabilidad o carreras afines.
  • Mínimo cinco (5) años de experiencia en áreas administrativas con responsabilidades progresivas, que incluya mínimo tres (3) años de experiencia en operaciones logísticas: transporte, manejo de inventarios y procesos de contratación de servicios logísticos y compras a nivel local de productos, bienes y servicios.
  • Experiencia en la búsqueda y manejo de proveedores incluida la evaluación periódica de los mismos.
  • Experiencia en ejecución de contratos.
  • Experiencia en seguimiento de presupuestos y elaboración de informes al respecto.
  • Experiencia en el uso de sistemas corporativos (sistemas ERP), en particular, en el uso de módulos de logística y compras.
  • Manejo de hojas de cálculo (Excel), análisis de datos, elaboración de informes, análisis de indicadores
  • Deseable experiencia de trabajo con organizaciones humanitarias en el área de cadena de suministro, logística o compras.
  • Deseable, conocimientos de comercio exterior: importación y exportación de mercancías.
  • Deseable experiencia manejando costos en cadenas de suministro.
Idiomas:                 

Dominio del español. Deseable nivel de inglés mínimo intermedio.

Plazo para postular: 7 de febrero de 2021 Para esta vacante sólo se tendrán en cuenta las aplicaciones de candidatos que cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencia. El formato P11 podrá encontrarlo digitando a través del buscador de su preferencia "Formato P11". Descargue, diligencie, firme y adjúntelo a su aplicación. Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad. En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.
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