World Food Programme (WFP)

Asistente Logístico Y Administrativo Modelo De Base Comunitaria

World Food Programme (WFP)

Job Description

TÍTULO DEL CARGO:   Asistente Logístico y Administrativo Modelo de base comunitaria UNIDAD:  Alimentación Escolar LUGAR DE TRABAJO: Arauca DURACIÓN DEL CONTRATO: 6 Meses con posibilidad de Prorroga NIVEL:  SC4 CONTEXTO ORGANIZACIONAL:

WFP ha suscrito con el Ministerio de Educación Nacional – MEN un acuerdo marco vigente desde 2015  a la fecha, relativo al fortalecimiento del Programa de Alimentación Escolar  en Colombia, y en el cual se  han llevado a cabo diferentes actividades como  la implementación del Programa de Alimentación Escolar (PAE) en La Guajira, suministrando complementos alimentarios y almuerzos diarios a unos 64,000 estudiantes, estudios de costo eficiencia del PAE, apoyo a escolares migrantes matriculados en Santa Marta, Valledupar, Cúcuta, Barranquilla y otros municipios aledaños.

Según reportes del MEN, en el último año se ha incrementado la matrícula de estudiantes con nacionalidad venezolana y también de colombianos que han retornado a causa de la situación que se vive en el vecino país. Dado que la cobertura del Programa de Alimentación Escolar para la población colombiana matriculada en colegios oficiales no es universal, las ETC no cuentan con presupuesto suficiente para la atención de los 180 días de calendario escolar, requieren optimizar los recursos y realizar una focalización optima de los beneficiarios acorde a lo establecido por  la resolución 29452 de 2017, es aún más difícil poder otorgar cupos para la población migrante.

Por lo anterior, a partir del financiamiento que realizan los donantes para atender la emergencia migratoria, WFP apoyará el suministro de alimentación escolar a población migrante matriculada en colegios oficiales de los territorios priorizados a través de Convenios de cooperación suscritos con las Alcaldías, Gobernaciones y/o Entidades Territoriales Certificadas.

Adicional al suministro de raciones alimentarias, los convenios abordarán actividades de fortalecimiento de capacidades a los actores del programa (escolares, operadores, equipos PAE, entre otros) y  una estrategia de cambio comportamental SBCC para prevenir y mitigar xenofobia y discriminación  en el entorno escolar En el marco de dicho programa WFP desarrollará un modelo de base comunitaria para implementar el programa de alimentación escolar atendiendo aproximadamente 1.600 niños  y niñas en su mayoría venezolanos y colombianos retornados, que propenda por la dinamización de la economía local, fomentando escenarios de alimentación saludable y promoviendo la permanencia escolar, se desarrollarán actividades relacionadas a la vinculación de organizaciones de pequeños productores agropecuarios como proveedores de productos de origen local a través de la estrategia de circuitos cortos de comercialización, actividades de fortalecimiento de capacidades en el territorio que propenda por el desarrollo de un modelo integral vinculando a la comunidad educativa y en general los actores involucrados al modelo.

Se espera que el titular de este puesto realice el acompañamiento logístico y administrativo de las actividades bajo la orientación de la Coordinación en territorio y la unidad de alimentación escolar para garantizar el cumplimiento de los objetivos de este proyecto. Deberá también realizar viajes frecuentes a la zona de cobertura donde se desarrollarán las actividades del programa. En este sentido, es importante que el titular de esta posición tenga una sólida experiencia y comprensión de los procesos de  logísticos, administrativos, gestión de conocimiento, controles internos y evaluación del Programa de Alimentación Escolar PAE.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Bajo la supervisión del Coordinador Programa PAE – Arauca – Modelo de base comunitaria, el Asistente Logístico y administrativo será responsable de apoyar todos los procesos logísticos y administrativos que se deben garantizar para atender el programa PAE en las sedes educativas, asegurando el cumplimiento de los parámetros operativos de oportunidad, cantidad y calidad, los procesos corporativos de WFP y los acuerdos de servicio establecidos.  De igual forma, será responsable por el desarrollo y cumplimiento de los procesos administrativos que se requieren para el desarrollo del programa.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

  • Apoyar al Coordinador Programa PAE – Arauca- Modelo de base comunitaria, en la elaboración del plan operativo anual y cronograma del proyecto para asegurar la adecuada ejecución de este, asegurando el seguimiento administrativo, logístico y técnico en la ejecución de estos, tanto a nivel del equipo de trabajo WFP, como de las contrapartes operativas que apoyan la ejecución de Programa de Alimentación Escolar en la zona de influencia del proyecto.
  • Apoyar los procesos realizados por los socios, relativos al abastecimiento de alimentos y elementos no alimentarios en las instituciones garantizando que estos se realicen en los tiempos adecuados, con la calidad esperada y en concordancia con la normas y procedimientos WFP y atendiendo los lineamientos relevantes del PAE.
  • Llevar un registro de programación semanal de alimentos que contiene: las instituciones educativas, cupos, modalidades de atención, rangos de edad y novedades, para generar el archivo de alistamiento de alimentos por instituciones educativas.
  • Verificar que el socio implementador lleve a cabo la redención de alimentos en los puntos de venta de acuerdo con lo establecido en la programación de alimentos que dé cuenta de la entrega satisfactoria de los alimentos por parte del punto de venta, de igual manera verificar que el socio cumpla con las condiciones higiénico-sanitarias y demás documentación necesaria para el transporte de alimentos.
  • Apoyar y hacer seguimiento al socio implementador en actividades tales como: alistamiento y despacho de alimentos, implementos de aseo, suministro de agua, menaje y utensilios y otros ítems no alimentarios por institución educativa, verificar la concordancia de los gramajes, cantidades y unidades con lo establecido en los planes operativos del programa.
  • Comunicar al Coordinador Programa PAE – Arauca cualquier novedad que se presente en la operación que impida o retrase la entrega de los alimentos, agua, aseo, equipo y menaje, para determinar las acciones correctivas en común acuerdo con el profesional de Monitoreo y demás actores para que el programa no se vea afectado.
  • Elaborar informe semanal sobre las novedades presentadas en las instituciones educativas con la entrega de alimentos en relación con calidad de productos, faltantes, horarios de entrega y realizar un inventario semanal de alimentos almacenados en el centro de acopio.
  • Realizar el proceso de viajes y de requisitos de seguridad de acuerdo a los procedimientos estándar de WFP y Naciones Unidas para él y demás funcionarios de campo con misiones y asuntos oficiales garantizando la integridad de las bases de datos en Wings y el sistema de seguridad de UNDSS.
  • Apoyar los procesos de adquisición, custodia y administración de bienes o servicios que se requieran, de acuerdo a los procedimientos establecidos por el WFP y adecuado registro de las mismas en el sistema WINGS
  • Gestionar documentos y ser un enlace con la oficina central en temas administrativos que permita optimizar las actividades propuestas.
  • Tramitar las cuentas de cobro y facturas que se generen de los servicios contratados por WFP en el marco de la implementación del Programa en territorio.
  • Apoyar la definición y medición de indicadores de cumplimiento en temas logísticos para evaluar el desempeño del socio implementador y/o, empresas prestadoras de servicios.
  • Verificar el cumplimiento de los planes de mejora que se generen a partir de las visitas de monitoreo y que deben ser ejecutados por parte del socio implementador y/o, otras empresas prestadoras de servicios del PAE.
  • Brindar apoyo técnico en todas las áreas relativas a la implementación del programa,  fortalecimiento de capacidades de los actores del programa.
  • Trabajar de manera coordinada con el asistente de programa en Bogotá para garantizar que se cumplan los procesos y procedimientos establecidos por WFP.
  • Guardar la reserva debida de la información a la que tenga acceso en virtud de la ejecución del proyecto.
  • Las demás que le sean asignadas en función de cumplir el objeto de los presentes términos.
LAS CUATRO CAPACIDADES ORGANIZATIVAS FUNDAMENTALES:

Finalidad Comprender y comunicar los Objetivos Estratégicos Ayuda a sus compañeros de equipo a explicar con claridad los Objetivos Estratégicos del WFP Ser un motor de cambio positivo Propone a su supervisor posibles mejoras de los procesos de trabajo del equipo.

Hacer que el cometido de WFP sea fuente de inspiración para su equipo Explica a sus compañeros de equipo el impacto que tienen las actividades de WFP en las comunidades beneficiarias.

Hacer que el cometido de WFP sea visible en la labor cotidiana Explica con claridad de qué modo las responsabilidades de la propia dependencia contribuirán al cumplimiento del cometido de WFP.

Personas Buscar maneras de reforzar las competencias individuales Ayuda a sus colegas menos experimentados a adquirir nuevas competencias y capacidades.

Crear una cultura de inclusión Busca oportunidades de trabajar con personas de distintos orígenes.

Prestar orientación personalizada y facilitar retroinformación constructiva Actúa como instructor entre pares para los colegas que trabajan en la misma esfera de actividad.

Crear un espíritu de “voy a/vamos a” Hace el seguimiento de los avances hacia las metas y transmite periódicamente esta información a su supervisor.

Desempeño Fomenta la innovación y las soluciones creativas Explora formas de adquirir constantemente más eficiencia y precisión en las propias esferas de trabajo y comparte nuevos métodos de trabajo con los compañeros.

Se focaliza en la obtención de resultados Se centra en la obtención de resultados y sigue la evolución de las tasas de cumplimiento de las propias tareas para encontrar oportunidades de aumentar la eficiencia.

Adoptar compromisos y respetarlos Asume la responsabilidad de sus propias tareas y notifica cuanto antes a su supervisor posibles retrasos en el cumplimiento de los plazos o compromisos asumidos.

Ser resolutivo Decide autónomamente qué medidas adoptar cuando se enfrenta a decisiones críticas en el lugar de trabajo o en situaciones peligrosas sobre el terreno.

Cooperacion Conectar y hacer trabajar juntas a las dependencias de WFP Propone a su supervisor oportunidades de asociación con otras dependencias.

Establecer asociaciones sólidas con actores externos Define oportunidades de colaboración con compañeros y asociados sobre el terreno en pos de metas comunes.

Demostrar flexibilidad y capacidad de adaptación a nivel político Aprende a valorar la importancia de los equipos y los asociados externos del PMA para alcanzar las metas y los objetivos del equipo.

Explicar con claridad el valor que aporta el PMA a las asociaciones Armoniza las propias actividades con las prioridades de su supervisor para atender las necesidades de los asociados internos y externos.

CAPACIDADES FUNCIONALES:

Ciclo de los programas y asistencia alimentaria

Puede facilitar, siguiendo las orientaciones recibidas, la implementación de los programas de asistencia alimentaria, gracias a una comprensión básica de los principios y buenas prácticas en materia de diseño, implementación y seguimiento.

Modalidades de transferencia (alimentos, efectivo, cupones)

Demuestra capacidad de analizar y consolidar información cuantitativa y cualitativa de diferentes fuentes “estudios de mercado” para informar la selección la modalidad de transferencia y el desarrollo de programas.

Conocimiento de ámbitos especializados

Comprende los datos y los conceptos técnicos básicos, y su pertinencia para los programas de asistencia alimentaria.

Programación de emergencia

Muestra capacidad para proporcionar insumos en el desarrollo, implementación y realineación de programas de emergencia de alta calidad.

Colaboración estratégica en materia de políticas con el

Gobierno

Entiende y aplica los principios básicos de compromiso con las contrapartes gubernamentales a nivel nacional o local.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Formación Requerida:

  • Profesional en Administración de Empresas, contaduría, economía, negocios internacionales o carreas afines. Deseable, estudios complementarios en logística o cadena de suministro.
Experiencia requerida:

  • Mínimo tres (3) años de experiencia profesional de los cuales (2) años deben ser de experiencia relacionada con el cargo.
  • Experiencia en procesos de alistamiento, transporte y despacho de productos alimentarios y no alimentarios
  • Experiencia en gestión de cadenas de suministro, preferiblemente de alimentos.
  • Experiencia en manejo de sistemas de información sobre gestión de transporte, devoluciones, inventarios etc.
Experiencia Deseable: 

  • Experiencia en cargos que requieren análisis de información, manejo de bases de datos para consolidación de información y generación de reportes.
  • Experiencia en roles que requieren comunicación, trabajo coordinado y flujo de información con diferentes actores de la cadena de suministro.
  • Experiencia en procesos logísticos en agencias de ayuda humanitaria.
  • Experiencia en el manejo de relaciones con entidades de gobierno, ONGs u otras relacionadas.
Idiomas:  Español Fluido .

Plazo para postular: 25 de abril de 2021

Para esta vacante sólo se tendrán en cuenta las aplicaciones de candidatos que cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencia.

El formato P11 podrá encontrarlo digitando a través del buscador de su preferencia "Formato P11". Descargue, diligencie, firme y adjúntelo a su aplicación.

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar.

Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar
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