United Nations Volunteers (UNV)

Asistente Administrativa/o De Proyectos

United Nations Volunteers (UNV)

Job Description

  Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task
Bajo la supervisión directa de la Especialista de Programas y la Asociada de Programas y Finanzas de ONU MUJERES, la voluntaria o voluntario tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:
  1. Brindar apoyo administrativo y logístico para la implementación del Programas siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres
  • Llevar a cabo las tareas administrativas y logísticas necesarias para el desarrollo de las actividades previstas en el proyecto;
  • Brindar apoyo administrativo a los procesos de gestión de contratos;
  • Dar seguimiento a la gestión administrativa del Programa en coordinación con Socios/as implementadores/as;
  • Apoyar en la confección del Plan de Adquisiciones del Proyecto y apoyar los procesos de contratación de los servicios y bienes del plan de adquisiciones siguiendo las normas y procedimientos de la organización;
  • Mantener la base de datos de inventario de todos los activos del Programa y preparar los informes financieros requeridos;
  • Organizar el mantenimiento y la reparación de los activos cuando sea necesario;
  • Mantener el sistema de archivo y bases de datos del proyecto;
  • Apoyar en la elaboración de los reportes financieros, en función de los requerimientos del proyecto y la solicitud de la coordinadora del proyecto y la Asociada de Programas y Finanzas.
  1. Proporcionar apoyo administrativo y logístico en la organización de conferencias, talleres, reuniones con partes interesadas y otros eventos del proyecto.
  • Apoyar la organización, logística y ejecución de conferencias, talleres, reuniones y eventos del proyecto;
  • Preparar los documentos para la organización de reuniones y eventos incluyendo agenda, cartas de invitación, nota logística, guía para las moderaciones y demás;
  • Apoyar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios necesarios para la ejecución de reuniones y eventos del proyecto siguiendo las normas y procedimientos de la organización;
  • Coordinar las reservaciones de boletos de avión, pago de viáticos y dar seguimiento al reembolso de gastos de participantes nacionales e internacionales de acuerdo con las reglas y procedimientos de ONU Mujeres;
  • Registrar las minutas de las reuniones y otra documentación requerida del programa según sea necesario;
  • Cualquier otra tarea asignada por su supervisora.
  1. Apoyar la gestión financiera requerida para la implementación del Programa siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres
  • Apoyar la formulación del presupuesto del programa;
  • Llevar a cabo las tareas financieras y contables requeridas por el proyecto;
  • Preparar toda la documentación de respaldo para las solicitudes de pagos;
  • Apoyar el control financiero oportuno, el monitoreo y la presentación de informes financieros conforme a requerimientos de financiador;
  • Monitorear el gasto de fondos de donantes y otros gastos y desembolsos del programa;
  • Coordinar la gestión de pagos;
  • Preparar gráficos financieros estadísticos, tablas e informes obteniendo datos de diversas fuentes de financiamiento;
  • Realizar los procedimientos administrativos y financieros en el sistema integrado de ONU Mujeres (Atlas);
  • Brindar apoyo administrativo necesario para la gestión eficaz del conocimiento y el intercambio de información.
Qualifications/Requirements Required degree level: Bachelor degree or equivalent Education - Additional Comments: -Estudios a nivel licenciatura en ciencias económicas, financieras, administrativas, ingeniería comercial u otros relacionados o ciencias puras.

-Diplomado o especialidad en gestión de proyectos u otros relacionados. (Deseable Required experience: 36 Months Experience remark: Experiencia profesional mínima de 3 años en el Área de proyectos Experiencia mínima de 2 años en el área de administración y finanzas Language skills:
  • Spanish(Mandatory), Level - Fluent
Area of expertise: Administration and administrative assistance, Development Programme Management Area of expertise details: Conocimiento Plataforma Office (nivel intermedio) Deseable conocimientos y manejo de ERP (Atlas, Peoplesoft, SAP, u otros) Deseable experiencia dentro de agencias de cooperación internacional, ONG, NNUU, etc.

Deseable dominio del idioma inglés (working knowledge) Driving license: No Competencies values: Accountability, Adaptability and Flexibility, Building Trust, Client Orientation, Commitment and Motivation, Commitment to Continuous Learning, Communication, Ethics and Values, Integrity, Knowledge Sharing, Planning and Organizing, Professionalism, Self-Management, Technological Awareness, Working in Teams   Fecha límite para postularse: Lunes 8 de marzo a las 18:00 Hora de Bolivia
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