Management Sciences for Health (MSH)

Analyste Financier Senior (Financial Senior Analyst)

Management Sciences for Health (MSH)

Job Description

  L’analyste Financier Senior fournira au projet un appui financier, opérationnel et administratif dans le pays, selon les indications fournies.

L’analyste Financier Senior relève du Directeur de projet dans le pays ou le conseiller technique principal, le cas échéant. Ce poste travaillera en étroite collaboration avec le responsable régional des finances et de l'Administration et son équipe aux tâches essentielles du bureau, y compris l'enregistrement précis des transactions comptables dans le système de gestion financière de MSH. Il/elle garantira l'exactitude et la rapidité des dépôts et des paiements, éventuellement en réalisant un certain niveau de rapprochements des comptes mensuels.

L’analyste Financier Senior appliquera les règles et procédures de MSH et des donateurs en ce qui concerne les finances, les opérations, les contrats et l’appui aux achats. Il/elle se conformera aux procédures MSH en matière de finances, d’approvisionnement et d’administration, soutiendra activement tous les audits internes et externes selon les besoins, et travaillera en étroite collaboration avec le responsable régional des finances et de l’administration pour identifier les domaines de contrôle interne à renforcer.

L’analyste Financier Senior veillera au bon fonctionnement des opérations financières, opérationnelles, et administratives du bureau, y compris aux systèmes, outils, et services de gestion de bureau; la comptabilité, les rapports financiers et la gestion budgétaire; la Logistique de formation et planification d'ateliers; la sécurité; l’approvisionnement de services et de biens d’une manière conforme; la gestion des besoins en matière de gestion de flotte; et le soutien lors des voyages internationaux et nationaux.

Il / elle s'assurera que la gestion administrative et le soutien du programme sont effectués conformément à la politique MSH, aux procédures standards d'exploitation MSH, aux réglementations des donateurs et aux bonnes pratiques commerciales. Il devra accomplir des tâches en maintenant un niveau élevé de qualité. Il / elle contribuera à atteindre les objectifs du projet. Il comprendra le domaine de la révision des demandes d’achat, des conseils pour l’établissement du budget des événements, le calcul de l’indemnité journalière, la tenue des dossiers, l’organisation d’ateliers, de formations, de séminaires, et de réunions (à l’intérieur et à l’extérieur du bureau) avec les homologues et les parties prenantes sur les activités du projet.

Il / elle est responsable de l'organisation de tous les événements en anticipant les besoins du projet, en identifiant les priorités de travail et en respectant les délais avec une supervision étroite de plusieurs événements de projet, sous la direction du directeur de projet de pays et en Coordination avec l'équipe du programme.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Assistance administrative et financière 25%

  • Recevoir et examiner les demandes d’avance approuvées, les factures, les formulaires de remboursement des frais de déplacement, les formulaires de rapprochement des avances et les autres demandes de paiement, en veillant à ce que la documentation soit complète selon la liste de contrôle définie.
  • S’assurer que le personnel et les fournisseurs sont payés en temps voulu, conformément aux jours de paie hebdomadaires convenus.
  • S’assurer que les responsabilités sur le système financier sont apurées en temps voulu et que tout remboursement en souffrance est effectué au cours de la même période comptable avec la responsabilité.
  • Soutenir les activités du projet en garantissant le paiement rapide des participants et des fournisseurs grâce à l'utilisation de l'argent mobile et des options de banque en ligne.
  • Travailler en étroite collaboration avec le partenaire régional des ressources humaines et les entreprises de paie locales externes pour préparer, mettre à jour, et vérifier l'exactitude de la paie et des avantages avant leur approbation par le responsable régional des finances et de l'administration.
  • Travailler avec le partenaire régional des RH pour examiner les prestations annuelles d’assurance du personnel, c’est-à-dire les assurances santé et vie, en veillant au respect des exigences et des règles relatives à l’éligibilité des personnes à charge.
  • Avec l'approbation du responsable régional des finances et de l'administration et du directeur de projet dans le pays et / ou du responsable principal, effectuer le suivi des soldes de congés du personnel via le suivi des prises de force afin de vous assurer que les informations sont à jour.
  • Superviser le traitement de la documentation nécessaire à l'obtention des certificats d'exonération de la TVA pour les achats effectués avec les fonds des donateurs, selon le cas, en effectuant des contrôles de qualité et en archivant tous les documents en vue de leur remboursement.
  • Veiller à ce que les lois et réglementations locales pertinentes du pays soient respectées, y compris le versement en temps opportun des déductions obligatoires aux organismes gouvernementaux tels que l'administration fiscale interne et les caisses de sécurité sociale.
Administration du système de gestion financière et Gestion de la Trésorerie 25%

  • S’assurer que la piste de vérification complète est respectée et que les documents physiques requis sont joints au système de gestion financière.
  • Veiller à ce que les factures / factures, les paiements de factures, les dépôts et les journaux soient correctement enregistrés dans les modules appropriés attribués par MSH.
  • S’assurer de conserver un fichier pour chaque compte bancaire du bureau MSH. Cela inclut l’ouverture, la modification, les ajouts et retraits de signatures, et les détails de la fermeture de la banque. Ce fichier doit être conservé dans un tiroir sûr ou verrouillable.
  • Travailler en étroite collaboration avec le directeur des finances et administration pour fournir le soutien administratif nécessaire à la coordination de la documentation entre la banque et MSH. Cela inclut de fournir un soutien à la trésorerie de MSH lors de la soumission de documents à la banque.
  • Aider le directeur F & A à rassembler les prévisions de trésorerie pour le mois auprès du personnel du projet et rédiger le formulaire de demande de complément mensuel pour examen et approbation par le directeur administratif et financier en veillant au respect des exigences de seuil de trésorerie de MSH.
  • S’assurer que les détails des bénéficiaires sont saisis en temps voulu et avant les paiements dans la banque en ligne.
  • Préparer / rassembler la documentation précise et complète relative à l'argent mobile aux membres du personnel, aux participants, et aux bénéficiaires pour approbation.
  • Travailler avec le comptable principal (basé en Côte d'Ivoire) chargé d'effectuer les rapprochements bancaires pour tous les comptes bancaires détenus dans le pays MSH où le titulaire du poste dispose d'un autre membre du personnel dans l'équipe chargée de l'enregistrement des transactions, afin qu'il puisse effectuer le rapprochement bancaire. Dans tous les cas, la séparation des taches doit être respectée, c’est-à-dire la personne qui comptabilise les transactions n'effectue pas le rapprochement bancaire.
  • Maintenir le minimum de petite caisse au bureau en veillant à ce que le rapprochement des comptes en espèces soit effectué au moins une fois par semaine.
  • Avec les conseils de HO, mettre en place et maintenir un système de dépôt électronique à jour conforme aux procédures standard de cartographie des documents de dépôt électronique de MSH pour les fichiers financiers, opérationnels et administratifs. Tous les fichiers papier doivent être numérisés pour être classés électroniquement.
Responsabilités en matière de comptabilité financière et de période de clôture 20%

  • Soutenir les processus de clôture mensuels et annuels de la comptabilité financière MSH.
  • Respecter les échéances détaillées du calendrier des rapports approuvées par l'unité des finances et de la gestion régionale du siège.
  • Aider le directeur des finances et administration à exécuter les procédures de fin de mois / de clôture d'année conformément à la liste de contrôle de clôture de MSH.
  • Effectuer un certain nombre de rapprochements de bilan si nécessaire. S’assurer que les comptes clients et fournisseurs sont bien contrôlés.
  • Conformité aux normes US GAAP, FRS et de comptabilité analytique.
Assistance aux audits et rapports financiers 20%

  • Identifier et soumettre la documentation requise aux auditeurs en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient correctement joints et que la piste d'audit soit claire.
  • Assurer la comptabilisation précise et en temps voulu des dépenses (paiements, charges à payer, factures) dans le système de gestion financière de MSH afin de fournir le bilan le plus récent des résultats de la dépense.
  • Participer à la préparation des budgets de projet, estimer les besoins en liquidités à venir en collaboration avec l'équipe du programme, et préparer des prévisions de dépenses et les comptabiliser, le cas échéant.
Autres 10%

  • Identifier et soumettre la documentation requise aux auditeurs en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient correctement joints et que la piste d'audit soit claire.
  • Assurer la comptabilisation précise et en temps voulu des dépenses (paiements, charges à payer, factures) dans le système de gestion financière de MSH afin de fournir le bilan le plus récent des résultats de la dépense.
  • Participer à la préparation des budgets de projet, estimer les besoins en liquidités à venir en collaboration avec l'équipe du programme, et préparer des prévisions de dépenses et les comptabiliser, le cas échéant.
QUALIFICATIONS

Education

Nécessaire :

  • Baccalauréat en comptabilité, administration des affaires, ou un domaine similaire
Désirable :

  • Maîtrise en administration des affaires ou en comptabilité
Experience

Nécessaire :

  • Au moins cinq (5) années d'expérience dans un poste indépendant d'administration et de comptabilité avec des responsabilités de tenue de livres avancées.
Désirable :

  • Expérience de travail avec des projets financés par des donateurs et compréhension générale de leurs règles et réglementations.
CONNAISSANCES ET CAPACITES

  • Expérience professionnelle acquise dans le cadre de projets soutenus par des organisations internationales.
  • Maîtrise de Microsoft Excel, de préférence niveau avancé.
  • Maîtrise des systèmes de comptabilité financière tels que QuickBooks, PeopleSoft, SAP, Agresso, etc. (et modules tels que GL, Comptes fournisseurs et approvisionnement).
  • Expérience de l'organisation d'ateliers et de cours de formation.
  • Expérience de l'élaboration et de l'interprétation de rapports financiers standards (bilan, compte de résultat, flux de trésorerie) et de la création d'entrées de journal requises.
  • Maîtrise du français et maîtrise de l'anglais requises
  • Excellentes aptitudes à la communication.
  • Capacité à travailler de manière indépendante, à hiérarchiser les tâches, et à respecter les délais.
EXIGENCES PHYSIQUES

  • Utilisation du clavier, utilisation de tiroirs, levage des papiers <10lbs., ETC.
  • Disponible pour voyager à l'intérieur du pays, moins de 10% du temps
MSH is an equal opportunity employer and will not discriminate against any employee or applicant for employment on the basis of race, color, sex, sexual orientation, gender or gender identity, religion, creed, citizenship, national origin, age, veteran status, or disability unrelated to job requirements. MSH will take affirmative action to ensure that qualified applicants are employed and that employees are treated without regard to their race, age, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, veteran and disability status. In compliance with U.S. Department of Labor Executive Order 11246, Section 503 of the Rehabilitation Act, and Section 4212 of the Vietnam Era Readjustment Assistance Act, MSH has developed and maintains an affirmative action program and plan.

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