Premiere Urgence Internationale (PUI)

Alternance Assistant.e Logistique Services Généraux Et Informatique

Premiere Urgence Internationale (PUI)

Job Description

Statut : Contrat d'apprentissage 12 mois Début : 1er septembre 2021 Lieu: SIÈGE à Asnières-sur-Seine Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Notre mission : aider les victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.

L’Association mène environ 170 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la Nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. Première Urgence Internationale intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 23 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe et en France.

Première Urgence Internationale recrute, pour son service Logistique, un·e Alternant·e Assistant·e logistique Services généraux et informatique à Asnières-sur-Seine.

ENVIRONNEMENT

Vous exercerez vos fonctions au sein d’un Service Logistique composé de 3 branches : le suivi logistique des missions, l’approvisionnement international ainsi qu’un guichet unique qui rassemble les services généraux et l’infrastructure informatique siège. Vous évoluerez au sein de la branche SG/IT sous la supervision du chargé de l’environnement de travail et de l’informatique.

OBJECTIF PRINCIPAL

Vous participez à la réflexion, la mise en œuvre du plan d’action relatif à l’environnement de travail et l’infrastructure informatique en général ainsi qu’à la bonne marche des services généraux et informatiques en particulier. Ceci comprend le bon fonctionnement de la totalité des services fournis aux occupants et utilisateurs (outils, moyens, solutions efficaces et adaptés), la gestion et le suivi du bâtiment en lien avec les questions d’aménagements, du respect des obligations légales et de sa sécurité, l’élaboration, la gestion rigoureuse et le suivi du budget en lien avec l’activité (dépenses, contrats fournisseurs / prestataires).

Le chargé de l’environnement de travail effectuera votre suivi pédagogique en lien avec votre structure de formation.

PRINCIPALES ACTIVITÉS

Gestion des fournisseurs et prestataires :

  • Vous mettez à jour de la base de données des fournisseurs et en cherche de nouveaux si besoin ;
  • Vous contribuez au respect des règles de passation de marché et rédige les demandes de cotations, participez à la négociation des prix avec les fournisseurs et prestataires ;
  • Vous rédigez des bons de commande, planifiez et suivez des interventions des fournisseurs et prestataires sur site ;
  • Vous faites l'interface avec le chargé des achats sur l’état des commandes, des contrats en cours ;
  • Vous réceptionnez des commandes (consommables et équipements), vérifiez du matériel en qualité et quantité, traitez les factures et archivez les dossiers.

Gestion et suivi administratif des dossiers, demandes et besoins du siège :

  • Vous suivez d’une manière effective et tient à jour l’état des stocks, les inventaires mobiliers et liste d’équipements durables du siège ;
  • Vous mettez à jour sur une base régulière les outils de suivi et tableaux de bords relatifs aux activités SG ;
  • Vous veillez au bon fonctionnement, à l’utilisation et explications du système de traitement de demandes ;
  • Sur la base du système de gestion des demandes, vous priorisez, planifiez les interventions et en informez les intéressés ;
  • Vous coordonnez la gestion des archives de la structure en interne (service gestion) et externe (prestataire).

Gestion du bâtiment et de ses services :

  • Vous contribuez à la mise à jour et du plan d’action relatif aux travaux et modifications à entreprendre dans le cadre du Document Unique et du respect des obligations légales quant à la sécurité du bâtiment ;
  • Après validation, vous mettez en œuvre et suit d’une manière concrète les achats et travaux consécutifs aux demandes / besoins internes ;
  • Vous mettez en application les décisions relatives à l’organisation, l’aménagement, le déménagement et la gestion des espaces du siège;
  • Vous effectuez les interventions générales et IT de niveau 1 (réseau, courriels, logiciels) nécessaires au bon fonctionnement des services mis à la disposition des utilisateurs du siège ;
  • Vous préparez et maintenez les postes de travail (informatique, communications) selon les standards et modes définis ;
  • Vous accompagnez au quotidien, et sensibilisez les utilisateurs et nouveaux arrivants à l’utilisation des outils / services mis à disposition ;
  • Vous appuyez le chargé des Services Généraux dans la mise en place de nouveaux outils / solutions relatives aux technologies de l’information et des communications numériques ;
  • Vous contribuez au travail de reporting de la branche SG/IT en compilant les informations/données mises à dispositions (audits sur activités, questionnaire occupants/utilisateurs) ;

Support quotidien aux utilisateurs siège et terrain :

  • Vous contribuez à l’accompagnement des occupants quant à l’utilisation des équipements, matériels mis à disposition.
  • Vous diagnostiquez les pannes et les dysfonctionnements de niveau 1 liés au matériels et logiciels et les réparez en un temps optimal ;
  • Vous participez à la rédaction et transmettez la documentation technique de référence aux utilisateurs, et contribuez au respect des procédures d’exploitations internes ;
  • Vous administrez les serveurs de messageries des missions, veillez à leurs renouvellements (gestion et suivi d’abonnements) ;
  • Vous contribuez activement à l’Administration et à la mise en place / déploiement de la politique de messagerie de l’association au siège comme sur le terrain ;

Stratégie et capitalisation :

  • Vous contribuez à la réflexion et à la rédaction des documents de capitalisation pour le siège en ce qui concerne l’accueil des nouveaux arrivants et leur intégration au sein de la structure, les outils et services mis à disposition des occupants

INTERFACE

  • Avec le /la Chargé(e) de l’environnement de travail et de l’informatique sur ses activités au quotidien et la réalisation du plan d’action de la branche SG / IT
  • Avec l’expert IT et cyber sécurité sur le support IT
  • Avec tous les utilisateurs du siège
  • Avec les équipes logistiques et IT terrain sur les aspects messageries, solutions et infrastructures informatiques

VOTRE PROFIL

  • Vous êtes de formation Bac +2 services généraux
  • Vous êtes motivé.e pour travailler dans une structure humanitaire.
  • Vous avez une appétence pour le support utilisateur et le support IT de niveau 1
  • Vous êtes organisé.e et rigoureux/se
  • Vous avez un bon relationnel et faites preuve de pédagogie
  • Vous faites preuve de réactivité, d'adaptabilité, avez le sens des priorités
  • Vous maîtrisez l'anglais (souhaité)

CONDITIONS PROPOSÉES

5 semaines de CP par an, 1 RTT par mois (37 heures / semaine), prise en charge à hauteur de 50% du titre de transport, de 60% des Tickets Restaurant (d’une valeur faciale de 9 euros / jour) et de 80% de la mutuelle santé et prévoyance.

Merci d’envoyer CV et lettre de motivation à l’attention de Sixtine Gauthey, Chargée des Ressources Humaines Siège, à l’adresse suivante : recrutement-stages@premiere-urgence.org avec la référence ALTSG en objet de votre mail.

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