World Food Programme (WFP)

Administration Associate (Entretien Et Maintenance Des Sites Et Des Bâtiments)

World Food Programme (WFP)

Job Description

  WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism who share our humanitarian principles.

Selection of staff is made on a competitive basis, and we are committed to promoting diversity and gender balance.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces postes sont à pourvoir dans des bureaux de pays, des bureaux régionaux ou au Siège; et les titulaires relèvent du ou de la Responsable de l'unité, du de la Chef du service ou du ou de la Chargé(e) des finances. On attend des titulaires à ce niveau qu'ils fassent preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie à des questions alors qu’ils ne disposent que d’orientations générales. Ils doivent faire preuve de jugement pour gérer les imprévus au quotidien. Ils sont censés gérer des ressources et accompagner et coordonner une équipe de personnel d'appui, ou assurer des services d'appui spécifiques.

DESCRIPTION DU POSTE

Fournir un suivi rapproché d’une gamme complète de services de maintenance de sites, y compris l'installation, l'entretien et la réparation des équipements et appareils de bureau pour soutenir un environnement de travail sûr, confortable et fiable.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

1.    Identifier les besoins du bureau, préparer le cahier des charges et coordonner les publications d’appel d’offres pour la réalisation des travaux de construction et/ou de réhabilitation des sites/bureaux; la fourniture et / ou l'entretien des installations et des équipements; 2.    Assister dans la conception de nouveaux projets, dessins techniques, cadres de devis estimatifs et quantitatifs ; donner son avis technique sur les dossiers techniques de sélection des prestataires auprès du comité d’achat; 3.    Organiser des réunions de chantier avec les prestataires, évaluer les travaux de construction effectués et produire des rapports sur l’avancement des chantiers ; organiser les réceptions provisoires et définitives des chantiers ; 4.    Superviser les travaux d'installation, de maintenance et d'entretien des équipements de bureau (par exemple pour les générateurs, les pompes à eau, etc.) afin de soutenir des services de maintenance efficaces et rentables ; 5.    Maintenir un calendrier des futurs travaux d’entretien et de maintenance en Coordination avec les unités et bureaux de terrain concernés afin d’assurer une maintenance préventive régulière pour préserver la durée de vie et garantir le bon fonctionnement des équipements ; 6.    Superviser les sous-traitants externes pour les travaux d’installation, d’entretien régulier et ponctuel et de réparation des équipements, des appareils électriques, y compris le câblage et les systèmes de distribution, des systèmes et des composants de plomberie, pour assurer que toutes les installations répondent aux normes de sécurité établies.

7.    Coordonner les services de nettoyage régulier et de désinfection ponctuelle des bureaux et autres sites de travail pour assurer un environnement de travail propre, sûr et fiable ; 8.    Compiler et fournir des rapports précis sur les travaux entrepris, les services fournis, les matériaux achetés et utilisés pour les installations / réparations, y compris les journaux de bord précis du combustible des générateurs, afin de permettre une comptabilité précise.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le poste en question.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

  • Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Developpe l'équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l'équipe et les partenaires du PAM sur le terrain
  • Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l'équipe et la productivité
  • Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe :Planifie les activités et les tâches de l'équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif
  • Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes :Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PA
Equipe

  • Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens :Identifie les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences sur le tas pour soi-même, ses collègues et ses rapports directs
  • Créer une culture inclusive :Facilite les activités de renforcement d'équipe pour établir des rapports dans votre propre unité
  • Developper et fournir une rétroaction constructive: Facilite l'association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe
  • Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» :Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d'atténuation pour s'assurer que l'équipe atteint les buts et les cibles
Performance    

  • Encourager l'innovation et les solutions créatives : Identifie les occasions d'être créatif dans son propre travail et aider l'équipe à être plus novatrice et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs
  • Se concentrer sur l'obtention de résultats: Surveille les résultats attendus de l'équipe et fournit une rétroaction pour s'assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise
  • Prendre des engagements et les respecter :Donne des conseils précis à l'équipe sur les responsabilités et les tâches prévues, tout en respectant son propre engagement envers l'équipe
  • Être décisif :Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l'équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu'ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain
Partenariat        

  • Connecter et partager entre les unités du PAM: Facilite les partenariats avec d'autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain
  • Établir des partenariats externes solides :Constitue un exemple et fournir des conseils à l'équipe sur la façon d'établir des relations avec des partenaires externe
  • Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l'intention des collègues ou des rapports directs la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d'agence pour atteindre les objectifs du PAM

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

Nom de la capacité Description du comportement attendu pour le niveau de compétence Services et rapports de soutien aux entreprises Applique une forte capacité pour identifier les besoins au niveau des pays et pour développer des solutions et des plans d'action axés sur le client. Communique les résultats fondés sur des données de manière très impactante et adaptée au public.

Contrôles internes et gestion des risques Utilise la compréhension des approches de gestion des risques et des contrôles internes pour surveiller les projets et les programmes afin de confirmer la conformité réglementaire, d'assurer l'intégrité des données et d'assurer la satisfaction du client.

Gestion des ressources Surveille les tendances en matière de dotation et d'utilisation des ressources pour anticiper et accroître les problèmes potentiels pour les responsables de programmes et les clients clés Connaissances spécialisées dans les services administratifs Démontre une connaissance approfondie ou spécialisée des meilleures pratiques, techniques et processus de l'Administration, et une bonne compréhension des normes, des processus et des infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité; Applique ceci pour assurer la prestation de services administratifs efficaces et efficients.

Objectif du client Contrôle et supervise le travail administratif en fonction des normes et des protocoles établis pour l'excellence du service. S'assure que les problèmes des clients sont identifiés et résolus.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

•    Diplôme de Licence en Bâtiment et Travaux Publics/Génie Civil •    Minimum 3 ans d’expérience dans le BTP

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

•    Bon niveau de Français oral et écrit ; la connaissance de l’Anglais est un avantage •    Maitrise de Microsoft Office, les logiciels de conception : Autocad, SketchUp, Robot, etc… •    Connaissance de dessin technique et du métré ; •    Aptitude à travailler sous pression, dans des conditions difficiles et avec des moyens limités.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Durée du contrat: 01 an renouvelable Lieu d'affectation : Ouagadougou Être de nationalité Burkinabè

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

31 janvier 2021 Female applicants and qualified applicants from developing countries are especially encouraged to apply WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate on the basis of HIV/AIDS status. No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the united nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.
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