Alliance for International Medical Action (ALIMA)

Administrateur Terrain (Urgences Ebola)

Alliance for International Medical Action (ALIMA)

Job Description

ALIMA, l’ONG médicale internationale à visage humain, qui met au cœur de son modèle, la co-construction des projets et des parcours professionnels

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.* LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

  1. Le patient et la patiente d’abord
  2. Révolutionner la médecine humanitaire
  3. Responsabilité et liberté
  4. Améliorer la qualité de nos actions
  5. Faire confiance
  6. L’intelligence collective
  7. La responsabilité environnementale
ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à : ● respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ; ● signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent ou à l’adresse alert@alima.ngo SOIGNER - INNOVER – ENSEMBLE :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 6 millions de patients et patientes, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 12 pays d’Afrique. En 2019, nous avons développé 41 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers 330 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 300 centres de santé).

Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients et patientes bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques. ALIMA mène également des opérations en réponse à la pandémie Covid-19 dans l’ensemble de nos missions.

L'ÉQUIPE ALIMA : Plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de Coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS THÉMATIQUES PROJET :Malnutrition, Santé sexuelle et reproductive incluant les violences basées sur le genre, Santé Primaire et secondaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Fièvres hémorragiques, méningite, Choléra, Rougeole, Dengue, Covid-19).

NOS PAYS D’INTERVENTIONS :Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Mauritanie et Sénégal.

ALIMA en Guinée

CONTEXTE :

Le 14 février 2021, la Guinée a déclaré une nouvelle épidémie d'Ebola suite à la confirmation de trois cas de la maladie à virus Ebola (MVE) dans le sud-est du pays.

Face à cette situation et vue l’évolution de l’épidémie, ALIMA a lancé le 17 février une mission exploratoire dans la zone et a lancé une action en soutien aux autorités sanitaires afin de contribuer à limiter la propagation de l’épidémie et contribuer à réduire la mortalité associée à Ebola à travers les volets suivants :
  • Délivrer des soins standards optimisés aux patients suspects et confirmés Ebola
  • Réduire les délais d'admissions en décentralisant les capacités de prise en charge
  • Mettre à disposition les médicaments thérapeutiques spécifiques à la MVE pour le traitement de la maladie et proposer la prophylaxie si valider par l’ANSS
  • Soutenir les capacités de testing pour qu'elles soient au plus proche des patients
  • Soutenir la mise en place d’un plan de riposte global adapté
TYPOLOGIE DU POSTE

Lieu de mission : : Nzérékoré, Guinée

L’administrateur terrain a pour objectif général de mettre en place les éléments de gestion des ressources utilisées.

Il est responsable de gérer l’Administration du personnel (contrats, dossiers du personnel, présence, paie), de contrôler l’adéquation des engagements de dépenses avec les procédures de l’association, de suivre les moyens financiers engagés sur le projet (suivi des dépenses, comptabilité, suivis et révisés budgétaire, suivi des tableaux d’allocation par bailleurs de fonds) ainsi que de mettre en place les outils de gestion financière et RH.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Il rend compte au Coordinateur de Terrain (responsable hiérarchique), et à l’équipe administrative de capitale (responsables techniques).

Il encadre un assistant administrateur de terrain.

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 2 : Le ou la titulaire du poste occupera un poste "réglementé" (comptable, avocat, juriste, cadre juridique, etc.) ; Par conséquent, la vérification du casier judiciaire sera nécessaire.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

Dans ses différents domaines d’intervention le ou la RAP devra s’assurer : ● du respect des règles et procédures ALIMA décidées pour le pays ● de la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur ses terrains ● du suivi de l’utilisation des moyens (dépenses et engagements) ● de l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives ● d’appuyer, encadrer son équipe
  1. Comptabilité
Objectif : Le Responsable Administration Projet est le garant de l’application des règles de sécurité des fonds, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa base.

● Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).

● Suivi des affectations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs).

● Gestion des caisses et banques de son projet ● Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination.

Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.

  1. Gestion de la trésorerie
Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet

● Suivi des soldes bancaires, caisses et coffre sur le projet ● Connaissance du circuit d’approvisionnement, analyse des risques financiers ● Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle.

● Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.

● Assurer les mesures de sécurité des mouvements de fonds et ajuster si nécessaire en fonction du contexte.

  1. Gestion générale des moyens
Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.

● Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…).

● Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.

● Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).

● En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées.

● Tient à jour l’archivage administratif du projet.

  1. Gestion budgétaire
● Récolte de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources ● Participation, sous la responsabilité du Coordinateur ou de la Coordinatrice Finances et RH et du Coordinateur ou de la Coordinatrice Terrain, à la mise en forme et la traduction budgétaire des éléments de gestion de ressources ● Analyse, en lien avec le Coordinateur ou la Coordinatrice Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.

● Elaborer le prévisionnel de son projet par contrat de financement et suivre, Alerter le Coordinateur ou la Coordinatrice en cas de Gap
  1. Gestion administrative du personnel
c. Paie et cotisations sociales

● Est responsable de la paie mensuelle des salariés de son ou ses projets ● Est responsable de la mise à jour des dossiers du personnel et de leur archivage électronique ● Veille, sous la responsabilité du coordinateur ou de la coordinatrice Finances et RH à la diffusion des documents de référence RH au personnel et en assure le respect des principes (règlement intérieur, politiques RH incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles) d. Contrats de travail et suivi

● Assure le suivi les congés annuels du personnel de son ou ses projets ● Assure le suivi de tous les événements administratifs (congés de circonstance, etc) c. Recrutement

● Est le garant du suivi des procédures de recrutement sur le projet ● Assure la partie RH et administrative des recrutements de ses projets selon la politique de recrutement ALIMA en vigueur, faire appel au coordinateur ou à la coordinatrice RH en cas de doute ou blocage ● Participe aux entretiens des collaborateurs de niveau 1 à 8 (entretien RH)
  1. Gestion qualitative du personnel
  2. Composition des équipes
● Assure la mise à jour régulière des organigrammes et est force de proposition dans les réorganisations éventuelles ● Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour par les responsables d’équipes
  1. Bilans individuels
● Rappelle au responsable d’équipe au moins 3 mois avant la fin de contrat de faire un bilan avec le collaborateur ● S’assure que le document de support utilisé pour le bilan est le dernier partagé par la coordination ● Participe à l’élaboration d’un plan de formation de son projet ● Est responsable de l’organisation et du suivi du plan de formation sur le projet
  1. Communication interne et représentation du personnel
● Diffuse l’information au personnel sur l’association et la mission ● Organise des réunions du personnel ● Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs.trices projets, les responsables d’équipes et le coordinateur ou la coordinatrice RH 7. Mise en œuvre des mesures de protection contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles :

● Participe aux formations et aux séances de sensibilisation ● Applique les standards relatifs à la prévention des abus ● Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus ● Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur Cette description de tâches n’est pas exhaustive et peut être modifiée en fonction de l’évolution de la mission.

EXPERIENCES ET COMPETENCES

Expériences :

● Expérience d’au moins 6 mois sur un poste similaire avec un même volume d’activité (budget d’au moins 1M€) ●Expérience dans un contexte d’intervention comparable (humanitaire médical) ●Expérience en termes de gestion d’équipe et de développement du personnel Formation :

● Diplôme d’études supérieures en administration, en gestion financière et/ou en gestion des ressources humaines souhaité ● Parfaite maîtrise du package MS Office, en particulier Excel et bonne maitrise de SAGA et Homère atouts importants Qualités du candidat :

● Capacité d’analyse, d’organisation et d’écoute ● Sens critique et force de proposition ● Rigueur, autonomie et curiosité ● Flexibilité et gestion du stress ●Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels Langues

Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable ● L’anglais est un atout CONDITIONS

Durée du contrat : 6 semaines, renouvelable Salaire : selon expérience + perdiem.

ALIMA prend en charge : - Les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié (nationalité différente du pays de mission) et le lieu de mission - Les frais d’hébergement - La couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé(e) et ses ayants droit et une couverture (invalidité, décès et rapatriement.) pour l’employé.e uniquement. - Break tous les 3 mois qui viennent s’ajouter aux congés payés
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