International Labour Organization (ILO)

Administrador/a Del Sistema De Gestión Del Entorno De Trabajo Y De Los Bienes Muebles

International Labour Organization (ILO)

Job Description

Grado: P2 Número de la vacante: RAPS/2/2021/INTSERV/01 Fecha de publicación: 09 de julio de 2021 Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 09 de agosto de 2021 Job ID: 6441 Departamento: INTSERV Unidad: FACILITIES Lugar de destino: Ginebra Tipo de contrato: Duración determinada Pueden participar:
  • Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT.
  • Los candidatos/as externos/as.
Se anima a postular al personal con más de cinco años de servicio continuo en la OIT.

Las candidaturas de los funcionarios que hayan cumplido la edad de la jubilación al 31 de diciembre de 2017, según lo estipulado en el artículo 11.3 del Estatuto del Personal, o que ya se han retirado de la OIT o que se han jubilado anticipadamente no se tendrán en cuenta.

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

La OIT acoge con agrado a los solicitantes con experiencia en el trabajo con los mandantes de la OIT (gobiernos, organizaciones empresariales, y organizaciones de trabajadores).

Se tendrán especialmente en cuenta las candidaturas de personas que procedan de Estados Miembros no representados o insuficientemente representados, o bien de Estados Miembros que tendrán una representación escasa o nula en un futuro próximo. Se facilita una lista de esos países en la página web https://jobs.ilo.org/content/non-and-under-represented-member-States-ES/?locale=es_ES Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a cualquier candidato/a, es necesario que todos/as los/as candidatos/as externos/as así como cualquier candidato/a interno/a que se presente a un puesto de una categoría superior completen con éxito el Centro de Evaluación de la OIT.

Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el único documento autorizado relativo a las calificaciones requeridas para este puesto. Las calificaciones mínimas requeridas se determinaron teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades específicas de este puesto.

Los requisitos lingüísticos específicos para este puesto se detallan a continuación. No obstante, los candidatos que se presenten a las vacantes de la categoría de servicios orgánicos que no hayan superado su período de prueba en la OIT y cuya lengua materna no sea una de las lenguas de trabajo de la Oficina (español, francés e inglés), deberán poseer un conocimiento plenamente satisfactorio de al menos una de las lenguas de trabajo de la OIT. Si son nombrados, se les podrá exigir que adquieran un conocimiento de una segunda lengua de trabajo de la Oficina durante sus primeros años de servicio.

Introducción

El puesto está adscrito a la Unidad de Gestión de Instalaciones (FACILITIES) del Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV). Dicho departamento se encarga de la gestión general de las instalaciones, los bienes y el inventario; la protección y la seguridad; la impresión, publicación y distribución; las prerrogativas diplomáticas; los viajes y el transporte, la utilización de los espacios públicos y los servicios internos generales. La Unidad se encarga de supervisar las tareas de construcción, adquisición, instalación y mantenimiento de todos los edificios y oficinas de la OIT, así como de la gestión y provisión eficientes de todos los bienes y servicios necesarios a nivel interno a este respecto.

El/la titular del puesto será responsable de gestionar los inventarios de bienes muebles y de asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos en materia de gestión de bienes muebles e inmuebles. Asimismo, deberá contribuir a la implantación del programa integrado de gestión del lugar de trabajo (Integrated Workplace Management System - IWMS) y a su administración en toda la Organización. Esta función comprende tareas como la gestión de la base de datos, el análisis y determinación de las necesidades y problemas de los usuarios, el mantenimiento continuo de dicho programa informático y la evaluación de su funcionamiento.

El/la titular del puesto dependerá del/de la funcionario/a responsable de bienes muebles e inmuebles.

Funciones específicas

  1. Administrar el sistema integrado de gestión del lugar de trabajo. Configurar el programa, estructurar los documentos e informes que se generarán en él, administrar las cuentas de usuario, asignar los derechos de utilización, participar en la recuperación de datos y prestar apoyo a los usuarios en la sede y en las oficinas exteriores. Detectar los problemas del sistema y hacer un seguimiento de su solución.
  2. Actuar como punto focal para el proveedor del programa IWMS. Establecer indicadores de desempeño, proponer mejoras y modificaciones al supervisor y hacer un seguimiento con el proveedor. Elaborar informes periódicos a petición del supervisor.
  3. Elaborar y actualizar los materiales de formación y la documentación dirigida a los usuarios del sistema e impartir formación a los usuarios cuando sea necesario. Verificar que los usuarios trabajen de acuerdo con los procedimientos normalizados y dar el seguimiento necesario.
  4. Gestionar la aplicación para la realización de inventarios físicos de los bienes y equipos de la OIT en la sede. Impartir instrucciones adecuadas al personal encargado de la recepción y el inventario de los bienes y equipos, y al personal responsable de la evacuación física de los equipos fuera de servicio. Brindar información a los distintos usuarios y actualizar la aplicación.
  5. Planificar y organizar el inventario físico de fin de año del edificio de la sede y dar seguimiento a esta actividad en las oficinas exteriores de la OIT (tanto en las oficinas oficiales como de proyecto).
  6. Analizar y evaluar los informes financieros de inventarios físicos elaborados de forma periódica; determinar las anomalías aparentes o tendencias poco usuales y velar por la puesta en marcha medidas correctivas; explicar las variaciones y redactar informes y correspondencia según sea necesario.
  7. Orientar al personal dentro o fuera de INTSERV o de la Oficina con respecto a la interpretación y aplicación correctas de las normas, reglamentos y guías establecidos para la gestión del inventario.
  8. Mantener actualizados los planos arquitectónicos del edificio e introducir las modificaciones técnicas y estructurales que se deriven de los diversos grandes proyectos de remodelación y renovación llevados a cabo por FACILITIES.
  9. Mantener un inventario de los planos del edificio en formato digital y en papel. En colaboración con el funcionario de FACILITIES encargado de la gestión de los espacios, realizar modificaciones de planos y superficies y cualquier otra manipulación necesaria para la correcta gestión de los espacios y de su señalización.
  10. Mantenerse actualizado y ampliar sus conocimientos sobre el programa integrado de gestión del lugar de trabajo y los planos arquitectónicos del edificio.
  11. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

  1. Obtener, recoger y reunir datos sobre el personal, el presupuesto y las cuestiones financieras, así como otros documentos e información administrativa para la elaboración de bases de datos.
  2. Participar en la organización de conferencias, seminarios y reuniones.
  3. Hacer un seguimiento de las actividades y del uso de los recursos, y actualizar la información a ese respecto.
  4. Mantener registros de las obligaciones y los gastos.
  5. Preparar informes periódicos sobre asuntos de carácter administrativo.
  6. Prestar apoyo administrativo a proyectos y participar en la elaboración de las propuestas de proyectos.
  7. Preparar estimaciones presupuestarias y previsiones de gastos, y proponer cambios justificados en la asignación de los recursos.
  8. Preparar informes de situación sobre los proyectos y el plan de actividades de la unidad de trabajo.
  9. Supervisar la labor del personal administrativo auxiliar.

Calificaciones requeridas

Educación

Título universitario de primer ciclo en gestión de instalaciones, gestión inmobiliaria, servicios generales o en un ámbito conexo.

Experiencia

Al menos dos años de experiencia en el ámbito de la gestión de instalaciones.

Idiomas

Se requiere un excelente dominio de uno de los idiomas oficiales de la Organización (español, francés o inglés) y conocimiento práctico de otro idioma oficial. Uno de los idiomas oficiales debe ser el francés.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias: Competencias técnicas Capacidad para utilizar los programas de gestión de los planos del edificio. Conocimiento de los reglamentos financieros. Conocimiento de las políticas, los procedimientos administrativos y las prácticas de la Oficina. Capacidad de gestión de los inventarios, los espacios y los planos del edificio. Buenas dotes de redacción y de comunicación. Conocimientos básicos en el ámbito de las tecnologías de la información.  Capacidad para utilizar programas informáticos de tratamiento de texto, hojas de cálculo, base de datos y otros programas y sistemas de apoyo para la gestión del lugar de trabajo integrado.  Dotes de organización. Conocimiento de las actividades, los objetivos y el ámbito técnico de la unidad de trabajo. Buenas aptitudes analíticas, atención a los detalles y precisión.  Capacidad para ocuparse de múltiples proyectos y gestionar los cambios de prioridades en un entorno con plazos estrictos. Motivación para alcanzar los objetivos. Capacidad de iniciativa. Capacidad para realizar las tareas que se le encomienden de conformidad con las instrucciones y directrices establecidas. Comportamiento eficaz orientado hacia la satisfacción del cliente. Capacidad para trabajar en colaboración con las diferentes partes interesadas y comunicarles de forma clara información técnica. Capacidad para responder a las preguntas de los usuarios, solucionar los problemas técnicos y relacionarse con los proveedores. Capacidad para prestar apoyo a los usuarios y redactar informes y documentos.

Competencias personales Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.

Condiciones de empleo

  • Todo contrato/prórroga de contrato se rige por el Estatuto del Personal de la OIT y por las demás normas internas aplicables. Cualquier oferta de empleo con la OIT está supeditada a la certificación por el Asesor Médico de la OIT de que la persona en cuestión esté apta físicamente para desempeñar las exigencias inherentes y específicas de la posición ofrecida. Por consiguiente, antes de confirmar la oferta de contratación, se solicitará al candidato seleccionado someterse a un examen médico.
  • El primer contrato se prorrogará por un período de 24 meses.
  • Si la persona seleccionada fuere un candidato externo, quedará sujeta a prueba durante sus dos primeros años de servicio.
  • Toda prórroga de contrato posterior al período de prueba se subordina a que la persona haya tenido, durante ese período, una conducta y un desempeño satisfactorios.
Para más información sobre las condiciones de empleo: https://jobs.ilo.org/content/International-ES/?locale=es_ES Información importante

Se informa a los funcionarios/as de la categoría de servicios generales interesados/as en solicitar este puesto que, en caso de ser seleccionados/as, se les ofrecerá el sueldo y los subsidios aplicables al grado del puesto solicitado, lo que puede dar lugar a cambios sustanciales en su remuneración neta. De conformidad con el artículo 3.4 del Estatuto del Personal de la OIT, el sueldo de un/a funcionario/a, en caso de ascenso, no será en ningún caso superior al sueldo máximo del grado al que haya sido ascendido/a. Para cualquier pregunta o aclaración, sírvase ponerse en contacto con su colaborador de recursos humanos en hrpartner@ilo.org.

Proceso de reclutamiento

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/?locale=es_ES. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, durante los 3 a 4 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

Dependiendo de la ubicación y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnologías de comunicación como Skype, videoconferencia, e-mail, etc. para llevar a cabo la evaluación de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contratación, incluyendo el centro de evaluación, las pruebas técnicas y las entrevistas.

Peligro fraude

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

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