Action Against Hunger

Un Assistant De Direction (Departement Logistique)

Action Against Hunger

Job Description

  Le Département Logistique et Systèmes d’Information se caractérise par l’envergure de son champs d’intervention, tant sur la diversité de ses fonctions dans l’organisation que sur le nombre de sujets dans lequel il est impliqué. C’est un Département à impact particulièrement transverse, qui interagit avec 100% des effectifs ACF et qui régit dans ses processus 50% du budget d’ACF. Mission : Sous la responsabilité du Directeur du département Logistique et Systèmes d’information, vous avez pour mission de l’assister dans la gestion quotidienne du département. Plus précisément, vous êtes en charge de :
  • Assurer l’organisation et la gestion administrative de la Direction Logistique et des Systèmes d’Information : Organiser les déplacements du directeur : demandes de déplacement, préparation des dossiers, établissement des notes de frais, préparer et organiser les réunions convoquées par le directeur (salle, invitations, ordre du jour, documents à consulter avant la réunion…) ; classer et archiver les documents ; améliorer l’organisation et les méthodes de travail du département ; assurer le suivi et la mise à jour des plannings département et direction.**
  • Assurer le secrétariat de la Direction Logistique et des Systèmes d’Information : Suivi de l’agenda du directeur, traiter et rédiger les messages (courriers et mails), assurer la permanence téléphonique du directeur (en cas d’absence ou de réunion) …
  • Rédiger et mettre en forme des documents internes de la Direction Logistique et des Systèmes d’Information : Rédiger les ordres du jour et les comptes de la direction Log/SI; collecter les informations et contribuer à la rédaction des documents ; mettre à jour l’organigramme du département ; assurer la traduction des documents Log/SI …
  • Garantir la bonne circulation des informations entre la direction et les différents services : Centraliser, trier les informations (documents, comptes rendus, rapports…) et les transmettre aux personnes concernées ; assurer la communication du directeur Logistique & SI : transmettre les demandes du directeur aux acteurs concernés ; alerter le directeur sur des points essentiels en procédant à un travail de classement des priorités (messages et sollicitations urgentes…) ; point focal du département sur des sujets transverses (Groupe Genre, archivage, NHF, abonnements…) ; force de proposition lorsque des difficultés sont rencontrées…
  • Organiser les workshops / séminaires : Piloter la création, la mise en œuvre et la coordination des séminaires du département ; étudier les devis et contrats ; concevoir et suivre les outils de pilotage des évènements ; assurer l’organisation logistique (lieu, hôtel, visa, transport…) ; réaliser les brochures informatives des séminaires et les documents administratifs, assurer la capitalisation et l’évaluation des évènements**.**
  • Participer à l’organisation des projets du département : Apporter un support au directeur et aux RDS lors des temps forts du département
  • Assurer la communication du département : Piloter et coordonner la création des documents du département ; piloter et coordonner la création des goodies du département ; diffuser les communications en provenance de la direction Log/SI ; mettre en ligne les publications log/SI sous NHF…
Profil recherché : De formation supérieure Bac+2 en assistanat de direction, vous justifiez au minimum d’une expérience professionnelle de 2 ans à un poste d’assistante de direction. Vous faites preuve de très bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse. Vous êtes reconnu pour votre rigueur et votre capacité organisationnelle. Vous avez le sens de la confidentialité et savez faire preuve d’une grande discrétion ainsi que d’adaptation. Vous êtes également sensible au secteur humanitaire et à ses enjeux. La maîtrise de l’anglais à l’oral comme à l’écrit est indispensable ainsi que celle du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint). Statut : Agent de maitrise – CDD 5 mois (remplacement congé parental) – Temps plein Conditions Salariales : De 31 à 38 K€ bruts annuels sur 13 mois selon expérience, 21 jours de RTT, 20 jours de télétravail par an (dans le cadre de la politique de télétravail d’ACF, après accord managérial), titres restaurant à 8€ (prise en charge à 60% par ACF), complémentaire santé (prise en charge à 80% par ACF), remboursement 50 % transport en commun.** Prise de poste : 1ER AVRIL 2020 Conditions particulières et aptitudes : Station assise prolongée, expression orale, travail sur écran, contacts téléphoniques. ACF est engagé dans une politique d’emploi en faveur des travailleurs handicapés.
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