Population Services International (PSI)

Siamed Software Consultant

Population Services International (PSI)

Job Description

Appel d’offres pour recruter un Consultant pour appui technique à l’optimisation de l’utilisation du logiciel SIAMED OHMaSS-AO-20011 1- Autorité contractante Le présent appel d’offres est lancé par l’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé, OHMaSS, une organisation à but non-lucratif qui œuvre dans le domaine de la santé publique. Anciennement connu sous le nom de Programme Santé et Information (PSI-Haïti), elle est affiliée à l’organisation internationale Population Services International « PSI ». 2- Objectifs de l’appel L’objectif général des Termes de Référence est de recruter un Consultant pour un appui technique à l’optimisation de l’utilisation du logiciel SIAMED pour le compte du Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP), plus précisément à la Direction de la Pharmacie, du Médicament et de la Médecine Traditionnelle (DPM/MT). 3- Termes de références CONTEXTE La Direction de la Pharmacie, du Médicament et de la Médecine Traditionnelle (DPM/MT) est une entité normative du Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP) chargée de la mise en œuvre de la Politique Pharmaceutique Nationale (PPN). Ses principales attributions sont définies dans le décret datant du 5 janvier 2006 qui porte sur l’organisation du MSPP. D’une manière générale, la DPM/MT assure l’homologation des médicaments, autorise les fabricants et les distributeurs de médicaments, contrôle l’importation des produits pharmaceutiques, veille à l’assurance qualité et au respect des bonnes pratiques au travers d’inspection pharmaceutique, assure la surveillance post-commercialisation des médicaments et suit les signalements d’effets indésirables médicamenteux. Ainsi, dans le cadre de l’homologation des médicaments, la DPM/MT utilise depuis plusieurs années, le logiciel d’enregistrement SIAMED. Cependant, très peu de ses fonctions sont exploitées. Ces termes de références définissent, donc, les missions d’un consultant devant appuyer techniquement la DPM/MT pour une utilisation optimale de ce logiciel. JUSTIFICATION Le logiciel SIAMED est un outil d’appui à l’homologation des produits pharmaceutiques. Ce logiciel propose différentes fonctions facilitant l’analyse et le traitement des dossiers techniques d’enregistrement des médicaments. Suite à la participation, en Tunisie, d’un cadre de la direction à une formation sur le logiciel SIAMED (2010-2011), la DPM/MT avait adopté ce logiciel, qui est encore en utilisation au niveau de son Service d'Enregistrement Sanitaire, pour le traitement des demandes d’enregistrement de médicaments. Cependant, seulement 10% de ses fonctions y sont actuellement exploités. Ceci est dû en grande partie à des limitations techniques des utilisateurs actuels de ce logiciel, conséquence du départ en 2012 du seul technicien formé en Tunisie. Par conséquent, la DPM/MT a entrepris le recrutement d’un expert-consultant en SIAMED pour offrir une assistance technique afin d'optimiser l'utilisation dudit logiciel dans le cadre de l’enregistrement sanitaire des médicaments. Cette consultation sera réalisée en Haïti au profit de seize (16) cadres de la DPM/MT impliqués dans cette activité. OBJECTIF GENERAL Renforcer le processus d’enregistrement sanitaire des médicaments en Haïti. OBJECTIFS SPECIFIQUES Cette consultation vise les objectifs spécifiques suivants :
  • Former le personnel de l’enregistrement sanitaire des médicaments à l’utilisation du logiciel SIAMED

  • Acquérir une meilleure compréhension de toutes les fonctions du logiciel SIAMED

  • Actualiser la version du logiciel SIAMED en cours d’utilisation à la DPM/MT

  • Renforcer la coopération entre la DPM/MT d’Haïti et la DPM/MT de Tunisie du point de vue de la réglementation pharmaceutique.

RESULTATS ATTENDUS A l’issu de cette consultation, les résultats suivants sont attendus :
  • Le personnel de l’enregistrement sanitaire est formé à l’utilisation du logiciel SIAMED

  • Le personnel de l’enregistrement sanitaire acquiert une meilleure compréhension de toutes les fonctions du logiciel SIAMED

  • Le logiciel SIAMED en cours d’utilisation à la DPM/MT est actualisé

  • la coopération entre la DPM/MT d’Haïti et la DPM/MT de Tunisie du point de vue de la réglementation pharmaceutique se trouve renforcée.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES Le consultant doit avoir les qualifications et expériences suivantes :
  • Être détenteur d’un diplôme en informatique de gestion

  • Une expertise dans la gestion et l’exploitation du logiciel d’enregistrement des médicaments SIAMED

  • Une expérience avérée dans la réglementation pharmaceutique au niveau national, plus particulièrement au niveau d’une Autorité de Réglementation Pharmaceutique

  • Des compétences dans l’utilisation des outils d’information et une bonne maitrise des logiciels de gestion des dossiers techniques de médicaments

  • Une bonne maitrise du français et de l’anglais.

BUDGET La formation se tiendra à la salle de conférence du MSPP en Haïti. La prise en charge complète du consultant (per diem, transport, billet d’avion, etc…), la restauration pour les participants ainsi que l’achat des matériels didactiques seront à la charge du Fonds Mondial à travers OHMaSS Haïti. DUREE La formation se fera sur une durée de 5 jours au cours du mois d’Août 2020. EVALUATION DES OFFRES Une procédure en trois (3) étapes sera utilisée pour l’évaluation des offres :
  1. Evaluation de conformité: Le comité d’évaluation vérifiera que le dossier de présentation de l’organisation comprend tous les documents requis pour passer à la seconde étape. Dans le cadre de cet examen préliminaire. L’absence d’un seul document requis dans le DPO peut entrainer le rejet de la proposition incriminée.

  2. Evaluation technique: Le comité analysera la proposition technique soumise suivant ces critères dont les détails et pondérations sont indiqués dans le tableau ci-dessous. Chaque offre sera évaluée séparément suivant ces mêmes critères et les soumissionnaires qui auront obtenu les meilleures notes seront retenus pour la troisième et dernière étape.

  3. Evaluation financière: après la 2ème étape, le comité procèdera à l’évaluation de la capacité de gestion financière, administrative et opérationnelle du soumissionnaire retenu. L’évaluation se fera suivant ces critères ci-dessous :

CRITERES D’EVALUATION DES OFFRES 1 Lettre de présentation de la firme spécifiant les champs d'expertises et de compétences 2 Patente/Quitus fiscal/ Matricule fiscal valide 3 Proposition technique et financière Observation globale Expérience de l'Agence ou de la personne dans la conception du logiciel SIAMED 1. Soumissionnaire ayant au moins 10 ans d'expérience de travail au sein d'une autorité de réglementation pharmaceutique (5 pts) 20 2.Preuve de participation à la création du logiciel SIAMED (10 pts) 3. Soumissionnaire avec un BAC plus 5 ou ayant une maîtrise en informatique ou dans le domaine de la santé (3pts) 4. Soumission de CV et Expérience de travail avec Haïti (2 pts) Description détaillée de la méthodologie de réalisation de la formation sur le logiciel SIAMED 1. Soumission de stratégie complète et detaillé. 10pt 30 2. Une méthodologie détaillée, logique et faisable (10pts) 3.Une compréhension claire des exigences et des livrables de la formation à réaliser sur SIAMED (10pts) Clarté et logique du chronogramme proposé Un chronogramme d'activité qui est réaliste et n'excède pas 5 jours de formation. 5pt 10 Un chronogramme d'activité aligné avec le budget et la proposition technique. 5pt Sous-Total 60 4 Offres Financière 40 Total 100 N.B : Votre offre financière doit être harmonisé et détaillé avec les prix unitaires, divisé par catégories de coûts (RH, transport, IT, formation, perdiem etc.) Critères de rejet
  • OHMaSS se réserve le droit de ne pas accepter les dossiers soumis en retard.

  • Les entreprises ayant obtenu une note inférieure à 40/60 points pour les critères techniques seront automatiquement rejetées et ne seraient pas considérées pour la prochaine étape de l’évaluation.

Les dossiers qui seront pris en compte seront ceux qui auront une note minimale de 40 points pour l’offre technique et 25 pour l’offre financière Grille des notations L’ensemble des offres technique et financière d’une firme sera évalué selon la formule suivante : Note OT (sur 60 pts) + [OF moins dispendieuse / OF de la firme à évaluer] x 40 points = Note Totale (sur 100 points) (OT : Offre Technique – OF : Offre Financière) 4 - Coût de l’offre Veuillez noter que le coût de la préparation de votre soumission et les frais encourus éventuellement pour la négociation du contrat, y compris tout déplacement connexe, n'est pas remboursable au titre des coûts associés au présent marché et de ce fait ne doivent pas être inclus dans votre soumission. Le Soumissionnaire prendra à sa charge tous les coûts liés à la préparation et la soumission de son offre. OHMaSS ne peut en aucun cas être tenu responsable ou redevable de ces dépenses, quel que soit le déroulement ou le résultat obtenu après l’adjudication du marché. 5- Contenu de l’offre L’offre doit contenir :
  • Une lettre de présentation précisant les champs d’expertises et de compétences, y compris une copie des documents administratifs conformes de l’entreprise (certificat de patente, NIF, Matricule fiscale, Quitus, Carte d'identité Professionnelle etc).

  • Une proposition technique relatif aux termes de références de l’appel d’offres.

  • Une proposition financière harmonisée et détaillée avec les prix unitaires en dollars américains (USD), divisé par catégories de coûts (RH, transport, IT, formation, perdiem etc.) avec une validité de 60 jours. L’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé est exempte de TCA et ne sera à la charge d’aucune obligation fiscale.

6 – Adjudication Dans le cadre de ce dossier, le marché sera attribué à un fournisseur. L’analyse financière sera effectuée conformément à la méthode conforme/moins disant, le soumissionnaire ayant présenté une offre conforme tenant compte des termes de références et économiquement la plus avantageuse se verra attribuer ce marché. La proposition doit être rédigée en Français. 7 – Méthode de soumission des offres Le dossier de présentation de l’organisation (DPO), les Propositions techniques et les propositions financières doivent être UNIQUEMENT envoyée à l’adresse suivante : htprocurement@ohmasshaiti.org impérativement avec mention du numéro de référence du dossier OHMaSS-AO- 20011 et à « l’attention du Service Approvisionnements & Contrats » présentées en trois (03) fichiers distincts chacune marquée « Dossier de présentation », Proposition Technique » et « proposition financière » Aucune offre ne sera prise en considération si elle est envoyée sur une adresse autre que celle donnée. La date limite de soumission est fixée au Vendredi 17 Juillet 2020 à 15 heures. Toute soumission reçue après cette date ne sera pas considérée. 9- Contacts Pour toute question liée à ces termes de référence, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : htprocurement@ohmasshaiti.org/ N.B. Répondre à cet appel d’offre ne constitue nullement un engagement de la part de l’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé d’attribuer un accord contractuel. 10- PSI/OHMaSS, EthicsPoins Ce processus étant un processus équitable et transparent aucun consultant ne bénéficie d’un avantage compétitif du fait qu’ils ont fourni des services antérieurs à OHMaSS. A cette fin, OHMaSS partagera avec tous les soumissionnaires toutes informations jugées importantes pouvant leur aider dans la préparation de leur offre. Dans l’éventualité où le Consultant a des inquiétudes quelconques concernant un cas de fraude, de gaspillage, d’abus ou de corruption dans le cadre du présent dossier; soit avec ses employés, soit avec une personne affiliée à PSI/OHMaSS, il peut signaler ses allégations et ses préoccupations par l'intermédiaire du site Web de dénonciation anonyme de PSI/OHMaSS, EthicsPoint. Le site Web pour rapporter ces allégations ou préoccupations est : www.psi.ethicspoint.com Les procédures de passation de marché de l’OHMaSS requièrent que la sélection et l’exécution du contrat respectent les politiques concernant la corruption et les manœuvres frauduleuses. En effet, les Consultants permettront à OHMaSS de vérifier certaines informations à leur compte selon les recommandations du Bailleurs (Le Fonds Mondial) et autres documents relatifs à l’exécution du contrat (en cas d’attribution), et de les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par le Fonds Mondial. Nous vous remercions d’ores et déjà pour votre intérêt à nous soutenir dans cette initiative.
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